- Le 7 funzioni principali di una segretaria
- 1- Gestione dell'agenda
- 2- Attenzione al pubblico
- 3- Gestione dei documenti
- 4- Gestione delle informazioni sensibili (interne ed esterne)
- 5- Organizzazione dell'ufficio
- 6- Preparazione delle presentazioni
- 7- Sorveglianza amministrativa
- La segretaria virtuale
- Riferimenti
Le funzioni principali di un segretario includono la gestione dell'agenda, il servizio al pubblico e la gestione delle informazioni riservate. È il soggetto incaricato di svolgere compiti di assistenza amministrativa in un ufficio.
Questa posizione può essere ricoperta da un uomo o da una donna, anche se la più comune è che sia una donna a esercitarla.
Di solito sono responsabili degli affari riservati di persone con una certa gerarchia all'interno dell'azienda, come direttori, manager, presidenti, tra gli altri. Ciò li rende la mano destra dell'esecutivo per cui lavorano.
Se l'azienda è piccola, il carico di lavoro principale della segretaria è correlato alle attività di base dell'ufficio.
Alcuni paesi nel mondo gli dedicano un giorno speciale durante l'anno per ringraziare e celebrare il suo lavoro. Ad esempio, in Colombia, Perù e Messico il giorno del segretario è il 26 aprile, mentre in Venezuela è il 30 settembre.
Le 7 funzioni principali di una segretaria
Il compito di una segretaria è quello di dare supporto e collaborazione al suo capo in modo che possa svolgere pienamente il suo ruolo all'interno dell'organizzazione, senza ritardi o distrazioni.
Sebbene la natura dell'azienda influenzi il tipo di lavoro richiesto a una segretaria, si potrebbe dire che le sue funzioni principali sono:
1- Gestione dell'agenda
È responsabilità della segretaria mantenere aggiornata l'agenda della persona per la quale lavora. Lì dovresti riflettere tutti i tuoi impegni di lavoro e talvolta quelli personali.
Devi anche tenere un registro dei dati di tutte le persone e le istituzioni con cui il tuo datore di lavoro deve essere collegato.
L'agenda di una segretaria spesso funge da registro operativo del dirigente per il quale lavora.
2- Attenzione al pubblico
L'attenzione al pubblico è uno dei compiti fondamentali che deve svolgere il segretario. È necessario rispondere alle chiamate e registrare il motivo, nonché tutti i dati che consentono al datore di lavoro di dare un seguito efficace alla questione.
È anche la persona che riceve i visitatori in ufficio. Per questo è importante che la segretaria mantenga un'immagine coerente con l'immagine aziendale del luogo di lavoro.
Il suo ruolo non è solo quello di salutare e rendere amichevole l'attesa dei visitatori, ma anche di dare le prime indicazioni e linee guida sulla cultura organizzativa e sui processi interni dell'azienda.
3- Gestione dei documenti
Oltre ad essere la persona che riceve e gestisce la corrispondenza dal suo capo, una segretaria scrive, legge, risponde e archivia la maggior parte delle lettere, avvisi, promemoria ed e-mail del suo datore di lavoro.
A tal fine, è necessario utilizzare determinate applicazioni software che consentono di preparare tali documenti con maggiore agilità e velocità.
La specificità di queste competenze dipenderà dal tipo di lavoro richiesto nell'area in cui si lavora.
La segretaria gestisce il database dei contatti del suo capo e archivia la corrispondenza scritta, nonché i verbali delle riunioni e altri documenti di interesse all'interno dell'ufficio.
È il segretario che normalmente prende atto degli argomenti discussi nelle riunioni importanti.
4- Gestione delle informazioni sensibili (interne ed esterne)
Tra le funzioni che contraddistinguono un bravo segretario c'è quello di trattare in modo adeguato ed efficiente tutte le informazioni estremamente importanti per il funzionamento dell'azienda o dell'ente in cui opera.
Ad esempio, è necessario avere il controllo dei documenti legali che potrebbero essere richiesti dagli enti governativi in qualsiasi momento.
Puoi anche avere accesso alle informazioni dall'ambiente o da uno qualsiasi degli attori legati all'azienda. Queste informazioni devono essere gestite in modo discreto, efficiente e tempestivo.
5- Organizzazione dell'ufficio
La segretaria deve gestire e mantenere le attrezzature e i mobili dell'ufficio: telefoni, fotocopiatrici, stampanti, proiettori, mobili, schedari, tra gli altri.
È lui che controlla l'inventario delle forniture e delle apparecchiature per ufficio. Mantiene anche in ordine i file system fisici ed elettronici in modo che le informazioni siano prontamente disponibili quando necessario.
La segretaria deve avere uno spazio di lavoro pulito e organizzato, poiché di solito è una delle prime cose che le persone esterne all'azienda vedono quando entrano nelle sue strutture.
6- Preparazione delle presentazioni
Normalmente un dirigente deve presentare i suoi rapporti sotto forma di presentazioni che riassumono e classificano le informazioni. Per questo compito di solito chiede aiuto alla sua segretaria.
La persona che si trova in segreteria deve assicurarsi che le informazioni che vi appaiono riflettano correttamente i dati che il suo capo desidera condividere.
Devi anche fare attenzione che sia una presentazione priva di errori di ortografia e che sia coerente con l'identità grafica dell'azienda.
7- Sorveglianza amministrativa
È inoltre responsabilità di una segretaria essere consapevole che le politiche e le procedure necessarie per prendersi cura dei beni dell'azienda o dell'ente in cui opera vengono seguite.
Secondo il livello gerarchico del suo capo, la segretaria può convalidare l'accuratezza dei dati che riflettono i dettagli delle operazioni di bilancio.
Un segretario deve curare il controllo di gestione e la corretta amministrazione delle risorse all'interno dell'ufficio.
La segretaria virtuale
Con l'aumento dei lavori online, si pone la figura delle segretarie online o degli assistenti virtuali.
Questi segretari svolgono la maggior parte dei compiti sopra descritti, ma a distanza. In questi casi, le segretarie fanno pagare i loro servizi a ore o per progetto.
Riferimenti
- Money Culture (2015). Le 4 principali funzioni della segretaria. Estratto da: comofuncionaque.com
- Kokemuller, Neil (s / f). Elenco dei compiti di un segretario. Estratto da: work.chron.com
- Pymex (2016). Funzioni e responsabilità del Segretario amministrativo. Recupero da: pymex.pe
- Fai volontariato ora (s / f). Qual è il ruolo del segretario? Estratto da: diycomitteeguide.org
- Windermere, Anna (s / f). Quali sono le funzioni di una segretaria come assistente di un manager? Estratto da: pyme.lavoztx.com