- Le 7 funzioni principali di un assistente contabile
- 1- Operazioni commerciali
- 2- Gestione dell'inventario
- 3- Fatturazione
- 4- riconciliazioni bancarie
- 5- Preparazione dei report
- 6- Proiezione del bilancio
- 7- Preparazione delle dichiarazioni dei redditi
- Altre responsabilità dell'impiegato contabile
- Abilità dell'impiegato contabile
- Riferimenti
Le funzioni di un assistente contabile sono quelle che cercano di supportare l'area o il responsabile della contabilità in un'azienda. Sono dipendenti di un'azienda e sono responsabili della sua contabilità finanziaria.
La persona che funge da assistente contabile deve essere organizzata, perché deve tenere in ordine la documentazione contabile e finanziaria.
Le tecnologie dell'informazione e della comunicazione (TIC) dovrebbero essere competenti perché oggi molti aspetti della contabilità vengono gestiti automaticamente con programmi informatici specializzati.
Il tuo livello di concentrazione dovrebbe essere alto poiché gestirai le informazioni sensibili per l'organizzazione e in alcuni casi i contanti. Per questo motivo la loro condotta etica deve essere irreprensibile.
Ovviamente, l'assistente contabile dovrebbe avere una conoscenza della contabilità, poiché le sue responsabilità saranno concentrate in quell'area.
Le 7 funzioni principali di un assistente contabile
Non esiste un regolamento o un regolamento che indichi in modo definitivo le funzioni che un assistente contabile deve svolgere, ma in termini generali deve assolvere i seguenti compiti:
1- Operazioni commerciali
L'assistente contabile deve supportare il commercialista nell'espletamento delle operazioni ordinarie e straordinarie relative all'acquisto degli input necessari all'operatività della società.
In questo senso, cerca e confronta i budget in modo che l'azienda decida da chi acquistare. Una volta presa la decisione, il contabile è colui che registra il fornitore e scrive la busta paga.
Un altro compito di un assistente contabile è gestire i pagamenti ai fornitori e i pagamenti per i servizi pubblici.
2- Gestione dell'inventario
Un impiegato contabile è anche responsabile di tenere traccia e controllare l'inventario dei beni istituzionali e delle forniture per ufficio.
Inoltre, in molte occasioni ti viene chiesto di tenere traccia del deprezzamento di detto inventario.
3- Fatturazione
La preparazione e il controllo delle fatture è uno dei compiti che occupa la maggior parte del tempo di un assistente contabile.
Il loro compito è quello di registrare tutte le fatture emesse dalla società, nel rispetto delle norme istituzionali e legali applicabili.
L'assistente contabile prepara le fatture, le inserisce nel sistema aziendale, le registra come contabilità fornitori e si accerta che il pagamento avvenga secondo le condizioni stabilite con il cliente.
Questa attività deve essere eseguita con rigoroso ordine e precisione, poiché queste informazioni influiscono sui risultati delle note spese dell'azienda e sui conti dei fornitori.
4- riconciliazioni bancarie
Questa funzione consiste nel conoscere esattamente come si trovano i conti correnti bancari dell'azienda e confrontarli con il registro dei conti attivi e passivi dell'azienda stessa, con l'obiettivo che non ci siano discrepanze tra una cosa e l'altra.
In questo modo è possibile rilevare eventuali sviste nelle registrazioni di eventuali crediti o già pagati.
Allo stesso modo serve a verificare l'esattezza del record che viene tenuto presso l'azienda.
5- Preparazione dei report
L'assistente contabile è anche incaricato di scrivere rapporti contabili, che sono registrazioni dettagliate di tutti i beni mobili e immobili nell'organizzazione.
Questo rapporto è scritto in prosa e non ha tanti numeri quanti ne avrebbe una bilancia.
Allo stesso modo, l'assistente contabile scrive i rapporti finanziari che dettagliano in forma testuale il denaro che l'azienda possiede.
La periodicità di queste relazioni dipende dalle politiche istituzionali.
Tali rapporti sono un requisito per la richiesta di prestiti bancari o possono essere richiesti da enti governativi quando devono fare qualcosa al riguardo.
6- Proiezione del bilancio
Il contabile è responsabile della preparazione di questa proiezione, ma l'assistente contabile lo supporta fornendogli tutti gli input necessari per la sua elaborazione.
Allo stesso modo, l'assistente contabile è solitamente colui che prepara i documenti che serviranno da supporto per tale proiezione.
7- Preparazione delle dichiarazioni dei redditi
Ogni azienda ha obblighi fiscali e tributari dinanzi al governo del proprio paese e l'assistente contabile supporta le procedure che l'adempimento di tali obblighi comporta.
Di solito si tratta di raccogliere informazioni fiscali dalla società, compilare moduli e pagare dazi o tasse.
È inoltre necessario conservare le ricevute di questi passaggi e quindi presentarle alle entità di controllo che le richiedono.
Altre responsabilità dell'impiegato contabile
Oltre alle funzioni sopra elencate, un impiegato contabile deve:
- Registrare i crediti pagati o dovuti all'azienda.
- Monitorare le scadenze dei conti attivi e passivi.
- Supporto nel recupero crediti.
- Preparare ed effettuare depositi bancari.
- Correggere le transazioni con carta di credito.
- Andare a fare shopping.
- Paga le bollette.
- Mantenere i record aggiornati delle operazioni finanziarie.
- Monitorare l'equilibrio dei flussi di cassa dell'azienda.
- Effettua addebiti e pagamenti.
- Conserva i conti T (rappresentazione grafica del conto contabile).
- Supportare l'ufficio Risorse Umane nel calcolo delle ore lavorate dai dipendenti.
Abilità dell'impiegato contabile
Oltre alle conoscenze tecniche, un assistente contabile deve possedere determinate caratteristiche o qualità speciali affinché il loro lavoro sia svolto con qualità. Alcune di queste qualità sono le seguenti:
- Onestà.
- Potere contrattuale.
- Franchezza.
- Maturità o intelligenza emotiva.
- Ottima conoscenza della comunicazione.
- Capacità di creare fiducia.
Riferimenti
- Educativo (s / f). 4 funzioni di un assistente contabile. Estratto da: educative.net
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- Ruiz, Juan Pablo (s / f). Conoscere le informazioni che ogni assistente contabile deve padroneggiare. Estratto da: invoice-e.mx