LE 7 FUNZIONI PRINCIPALI DI UN ASSISTENTE AMMINISTRATIVO - LAVORO - 2024

Le funzioni di assistente amministrativo sono compiti di assistenza e accompagnamento alle normali attività che un'impresa svolge. Sono quindi indispensabili per un efficiente funzionamento degli stessi.

Queste attività sono normalmente variabili in base all'area di business dell'azienda in cui operano. Ad esempio, negli uffici specializzati come gli studi legali, gli assistenti hanno solitamente una formazione specifica per svolgere determinate attività.

Tuttavia, esistono funzioni comuni a tutte le aree che ruotano solitamente attorno alla distribuzione e gestione delle informazioni all'interno dell'ufficio. Ciò include la gestione di documenti, archivi e l'organizzazione di eventi.

Ma queste attività possono diventare molto più estese. In alcune occasioni, gli assistenti amministrativi devono anche occuparsi del trattamento delle informazioni contabili e persino garantire l'operatività delle risorse tecnologiche dell'azienda.

Le 7 funzioni principali di un assistente amministrativo

1- Gestione dei documenti

Una delle funzioni principali di un assistente amministrativo è aiutare i membri dell'ufficio con la gestione di documenti e file.

Di solito questa attività è correlata all'archiviazione, all'organizzazione e alla gestione dei file.

Tuttavia, in alcune occasioni potrebbe anche essere necessario per loro scrivere, modificare e rivedere i documenti.

In alcune aziende viene addirittura chiesto di prendere dettatura di lettere o appunti e di registrare i verbali delle riunioni che si svolgono.

In alcuni casi, ad esempio quando si tratta di uno studio legale, è necessaria una formazione specialistica per poter svolgere queste funzioni: l'assistente amministrativo dovrà comprendere la terminologia e le procedure legali.

D'altra parte, gli assistenti amministrativi che lavorano nel campo medico necessitano di competenze diverse. Devono avere la formazione necessaria per trattare con i pazienti e leggere i referti medici.

2- Pianificazione eventi

Anche la pianificazione degli eventi in ufficio è spesso responsabilità degli assistenti amministrativi. L'entità di questa responsabilità può essere variabile a seconda delle dimensioni dell'azienda.

Un evento può essere semplicemente una riunione o un pranzo di lavoro, ma può anche essere una conferenza più grande o una festa aziendale.

In entrambi i casi, il partecipante deve gestire tutti i criteri relativi all'evento.

Ciò include contattare venditori, effettuare prenotazioni, scegliere menu e decorazioni. Ma include anche contattare, invitare e confermare partecipanti, relatori e docenti, se necessario.

3- Attenzione di persona a utenti e visitatori

Il servizio clienti è solitamente una delle attività più comuni per gli assistenti amministrativi. Il pubblico a cui si focalizza l'attenzione dipende sempre dalle dimensioni dell'azienda e dal suo orientamento al business.

Per le piccole imprese che servono direttamente il pubblico, potrebbe essere richiesto l'assistente amministrativo per incontrare i clienti.

Quando ciò accade, il loro lavoro è finalizzato a guidarli e servirli durante il loro passaggio attraverso le strutture dell'azienda.

Nelle aziende più grandi, l'assistente amministrativo dovrà assistere a visitatori di altra natura come partner o grandi fornitori.

In questo caso, la loro missione sarà guidarli nell'adempimento della loro agenda e negli incontri con il management o altre aree dell'azienda.

4- Telefono e attenzione virtuale

La categoria del servizio clienti comprende l'assistenza telefonica e virtuale. Nel caso dell'assistenza telefonica è compreso l'orientamento dei clienti e dei partner, nonché l'organizzazione e l'amministrazione delle agende.

Quando si tratta di attenzione virtuale, le attività dipenderanno dai canali forniti dall'azienda per il servizio clienti o la gestione delle informazioni.

In alcuni casi, implica la gestione della posta elettronica, la risposta, l'inoltro o l'archiviazione dei messaggi secondo necessità.

In altri casi, quando i canali di comunicazione virtuale sono più diversificati, possono essere inclusi altri compiti, come assistere il pubblico attraverso i sistemi di chat o anche rispondere alle domande attraverso i social network dell'azienda.

Nelle grandi aziende è usuale che ci sia personale specificamente concentrato sulla partecipazione a questi canali di comunicazione. Quando le imprese sono piccole, questo compito è spesso lasciato agli assistenti amministrativi.

5- Amministrazione degli ordini del giorno

La gestione degli ordini del giorno è spesso uno dei compiti più importanti per gli assistenti amministrativi.

Questa responsabilità include la ricezione di richieste di appuntamenti e riunioni per telefono, di persona o online e la loro organizzazione in agenda secondo criteri definiti.

Comprende anche la pianificazione di riunioni interne ed esterne all'azienda, pranzi di lavoro e viaggi di lavoro.

In questi ultimi casi è anche responsabilità dell'assistente prenotare voli, hotel, ristoranti o sale riunioni secondo necessità.

6- Contabilità

Gli assistenti amministrativi sono talvolta responsabili del monitoraggio e della registrazione delle spese che si verificano all'interno dell'azienda. Questi compiti possono essere semplici, come registrare determinate spese su un foglio di calcolo.

In alcuni casi, l'assistente deve avere una formazione per lo sviluppo di compiti più complessi. Ad esempio, le tue responsabilità potrebbero includere la rendicontazione della contabilità alla direzione.

Di solito questo dipende dalle dimensioni dell'azienda. Una grande azienda ha solitamente ruoli più specializzati; in questi, le informazioni contabili sono gestite da persona incaricata a tal fine.

Tuttavia, una delle competenze fondamentali per qualsiasi assistente amministrativo è padroneggiare software di contabilità per ufficio, come Microsoft Excel.

7- Gestione tecnologica

Rientra nelle funzioni degli assistenti amministrativi anche la gestione delle risorse tecnologiche. In questo senso, è tua responsabilità assicurarti che tutti gli strumenti necessari per il funzionamento dell'azienda funzionino bene.

Ciò include la creazione di copie di backup delle informazioni contenute nelle apparecchiature informatiche e l'aggiornamento dell'antivirus, tra le altre attività.

D'altra parte, include la gestione di apparecchiature come proiettori e laptop.

Implica inoltre la revisione e la manutenzione delle attrezzature necessarie al normale svolgimento delle attività che sono sotto la sua responsabilità.

Questo non vuol dire che l'assistente amministrativo debba avere conoscenze tecniche. Il suo lavoro consiste nello specifico nell'assumere personale tecnico per effettuare periodicamente la manutenzione delle apparecchiature per evitare contrattempi.

Riferimenti

1. Bucky, J. (2017). Le mansioni dei segretari esecutivi e degli assistenti amministrativi. Estratto da: thebalance.com
2. Costruttore di carriera. (2016). Lavorare come assistente amministrativo - Una scelta eccellente per i generalisti. Recupero da: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Cosa fa un assistente medico amministrativo? Estratto da: rasmussen.edu
4. Study.com. (SF). Doveri di un assistente amministrativo. Estratto da: study.com