LE 15 FUNZIONI D'UFFICIO PIÙ IMPORTANTI CHE PADRONEGGI - LAVORO - 2024

Le funzioni d'ufficio che esso domina sono le attività amministrative svolte dal personale di una società, ente o ente, e che sono necessarie al funzionamento della stessa. Se fatto in modo efficiente, i risultati saranno di solito molto migliori che se fatti male.

Il lavoro d'ufficio normalmente ha un regolare dal lunedì al venerdì che inizia alle 8 o alle 9 del mattino e dura fino alle 16 o alle 17, anche se questo varia a seconda del paese o della regione.

La maggior parte dei lavori d'ufficio richiede competenze di base come: fluente comunicazione orale, capacità di scrivere, archiviare e una certa esperienza con apparecchiature per ufficio come computer, fotocopiatrici, ecc.

A seconda del livello della posizione o della responsabilità assunta, è necessario che la persona abbia un'istruzione tecnica, universitaria o di quarto livello.

Le principali funzioni dell'ufficio che padroneggi

1- Pianificazione

Questo è il primo e il più importante dei compiti poiché consiste nel definire come i metodi e le strutture organizzative possono contribuire al piano aziendale.

Esistono strumenti tecnologici che aiutano questi metodi a essere successivamente specificati in compiti distribuiti tra i membri del team, ma solo una buona pianificazione può garantire che tutto finisca per aumentare l'obiettivo aziendale.

La pianificazione generale richiede una visione aziendale chiara e un certo livello gerarchico all'interno dell'azienda, ma ogni membro del team deve pianificare il proprio lavoro in modo da poter rispettare gli obiettivi e le scadenze stabilite.

2- Trascrizione e / o redazione di report

Un compito che quotidianamente occupa il tempo di chi lavora in un ufficio è la stesura, con qualsiasi mezzo, di report che supportano o dettagliano le loro funzioni o che servono a spiegare al resto dei colleghi i dettagli (background, progresso, risultati, pro e contro, ecc.), di un particolare progetto.

Questi documenti servono anche come registrazione dell'attività dell'organizzazione a cui appartiene l'ufficio, per futuri audit o riesami.

3- Partecipa alle riunioni

Sono incontri tra i membri di un team di lavoro in cui si scambiano idee su progetti in corso, si presentano nuove proposte, si condividono presentazioni, report o report.

Normalmente hanno l'obiettivo di allineare tutti i presenti verso il raggiungimento di un obiettivo comune, assegnando a ciascuno ruoli, compiti e scadenze. Servono anche a risolvere i problemi che possono essere sorti nell'esecuzione dei compiti.

Di solito hanno una frequenza, una durata e una dinamica molto definite. Allo stesso modo, ciò che viene discusso in essi viene solitamente registrato in minuti o minuti per l'archiviazione.

Alcune organizzazioni tengono riunioni ogni giorno, altre diversi giorni alla settimana, altre ogni due settimane e altre ancora mensilmente. La frequenza degli incontri dipende da ciascuna azienda e dalle sue esigenze.

4- Pianifica riunioni

Si tratta di coordinare l'agenda di tutte le persone che devono essere in riunione in modo tale che riescano a coincidere in un luogo e in un momento specifici.

Può essere un compito arduo, quindi affidarsi alla tecnologia può essere una buona idea. Esistono applicazioni, come ScheduleOnce, che consentono di pianificare automaticamente le riunioni, consentendo agli invitati di vedere le date disponibili e di scegliere un orario per loro conveniente.

5- Controlla la posta aziendale

È un compito che può richiedere molto tempo. Un rapporto Adobe pubblicato nel 2016, che è il risultato di un sondaggio autogestito di oltre mille lavoratori, rivela che trascorriamo una media di 20,5 ore ogni settimana, controllando la nostra posta di lavoro.

Classificare, leggere e rispondere alle e-mail è una forma di comunicazione molto comune e consente lo scambio di file e impressioni relative a un progetto o processo organizzativo.

Sebbene le aziende siano costantemente alla ricerca di modi più efficienti per gestire le e-mail, esistono anche applicazioni come le Smart Labels di Gmail per questo.

Un altro modo per semplificare questa attività consiste nell'incorporare modelli di posta elettronica standard o testi che possono essere inviati con modifiche minime a destinatari diversi e in momenti diversi.

6- Gestione delle finanze

In questo compito, deve essere garantito che il denaro compia il suo ciclo di vita nell'acquisto e nella vendita di prodotti e servizi; avere tutte le fatture inviate, registrate, pagate e spedite. Ovviamente ci sono uffici che fanno solo questo.

Questa attività include anche la tenuta della contabilità finanziaria e dei documenti legali aggiornati in modo che non vi siano problemi con il quadro giuridico che riguarda l'organizzazione in questione.

7- Logistica

Questa funzione garantisce che tutte le merci relative al lavoro dell'azienda vengano trasportate da e verso magazzini e clienti. Comprende anche i contatti con i fornitori per ottenere materie prime per la fabbricazione di nuovi prodotti.

L'obiettivo di questa funzione è garantire che l'azienda abbia in suo possesso tutto il necessario per mantenere in funzione la produzione del bene o servizio che commercializza.

8- Richiama l'attenzione

In un ufficio è richiesta anche la risposta al telefono, poiché è un mezzo di comunicazione con i clienti, i fornitori e tra i colleghi stessi.

Sebbene sembri un compito semplice, richiede un certo protocollo poiché può essere la voce che qualcuno al di fuori dell'azienda associa alla propria immagine. Pertanto, è importante che le regole di cortesia siano rispettate, venga mantenuto un tono istituzionale, il volume della voce e il vocabolario utilizzato siano moderati.

Un'altra importante informazione, che a volte viene trascurata durante l'esecuzione di questa funzione, è quella di annotare quanti più dati possibili sulla persona dall'altra parte del telefono; Ciò alimenterà il database dei contatti dell'azienda e consentirà di seguire correttamente la questione discussa durante la conversazione telefonica.

9- Organizzazione dei file

La maggior parte delle attività che vengono eseguite in un ufficio, genera alcuni documenti: fatture, note, minuti, minuti, rapporti di vendita, ecc.

In formato digitale o cartaceo, è una quantità di informazioni che richiede che qualcuno si occupi di catalogarla, archiviarla e salvaguardarla in base al suo livello di importanza per l'azienda.

Proprio quest'ultimo punto, quello della protezione delle informazioni, è una questione diventata un grattacapo per molte organizzazioni, motivo per cui stanno emergendo sempre più strumenti, protocolli e procedure che garantiscono sicurezza nell'archivio e nella trasmissione dei dati. dati sensibili in un'organizzazione.

In alcuni casi vengono utilizzati hard disk esterni, mentre in altri ci sono server speciali per questi casi o piattaforme di archiviazione in "cloud" come Microsoft OneDrive, Google Drive o Apple iCloud.

10- Distribuzione della posta aziendale

Un compito che, pur non richiedendo una formazione accademica molto elevata, richiede una buona organizzazione, responsabilità e senso di urgenza, è la distribuzione della corrispondenza all'interno dell'ufficio.

Uno schizzo di un disegno, la carta di credito inviata dalla banca, le fatture di un fornitore o la lettera di risposta di un ente governativo, sono alcuni dei documenti che qualsiasi dipendente potrebbe aspettare e su cui molti altri processi all'interno della compagnia.

11- Servizio clienti

Questa funzione consiste nel servire fisicamente i clienti con domande o reclami sui prodotti o servizi offerti dall'azienda.

12- Stampa e copia di documenti

Consiste nella stampa dei documenti che devono essere conservati fisicamente o nella realizzazione di copie di quelli che devono essere conservati in duplice copia o consegnati ai lavoratori dell'azienda.

13- Colloqui ai candidati

Questo è uno dei compiti del processo di selezione del personale. Possono essere svolti individualmente o in gruppo, ovvero concentrandosi su un singolo candidato o su più candidati.

14- Acquisto di forniture e forniture per ufficio

Le forniture per ufficio sono essenziali per la sua efficienza. Articoli di cancelleria, inchiostro per stampanti, imballaggi o carta dovrebbero essere sempre disponibili, quindi dovrebbe esserci qualcuno incaricato della loro gestione.

15- Funzioni amministrative

Le procedure amministrative sono essenziali per un'azienda per mantenere la stabilità ed essere in grado di raggiungere il successo aziendale. Essere a conoscenza di questioni legali, pratiche burocratiche e altri schemi burocratici sono alcune di queste funzioni.

Riferimenti

1. Audra Bianca (s / f). Organizzazione dell'ufficio e suggerimenti per la pianificazione. Estratto da: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 attività di ufficio che puoi e dovresti automatizzare. Estratto da: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Quante ore della tua vita hai sprecato in email di lavoro? Prova il nostro deprimente calcolatore. Estratto da: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Elenco dei lavori che lavorano in un ufficio. Estratto da: work.chron.com.
5. Cosa fa un assistente d'ufficio. Recuperato da learn.org.
6. Cosa fanno esattamente le persone nei lavori d'ufficio. Estratto da: reddit.com.