UFFICIO ACQUISTI: CARATTERISTICHE, FUNZIONI - DUDAS - 2026

L' ufficio acquisti è la sezione di un'azienda responsabile di tutte le attività per l'acquisizione di materie prime, ricambi, servizi, ecc., Come richiesto dall'organizzazione. Fornisce un servizio che è la spina dorsale di molte organizzazioni industriali, commerciali e militari.

Assicura che le forniture necessarie per il funzionamento dell'attività siano ordinate e conservate nell'inventario. Questo reparto è al centro di una gestione della catena di approvvigionamento di successo ed è responsabile della riduzione al minimo dei costi dei prodotti ordinati, del controllo dei livelli di inventario e della creazione di solide relazioni con i fornitori.

Un buon reparto acquisti richiederà qualità ai fornitori e seguirà gli ordini dall'inizio alla ricezione. Aiuta gli altri reparti a identificare le esigenze, gestire il processo di richiesta e ottenere prezzi competitivi. Di solito agiscono come responsabili del trattamento per garantire il rispetto dei budget.

caratteristiche

Agire come consulenti di fiducia per l'alta dirigenza

L'ufficio acquisti è coinvolto nella pianificazione aziendale e nella definizione del budget ad alto livello. Ciò consente di progettare i costi di reverse engineering ed esplorare alternative potenzialmente meno costose e / o di qualità superiore.

Promuovi l'innovazione dei fornitori

Più che chiedere semplicemente il prezzo più basso, il reparto acquisti lavora con i fornitori per ridurre il costo sottostante dei loro prodotti e servizi.

Sono intimamente coinvolti nel "ciclo di vita dell'innovazione", dall'idea iniziale alla produzione e al miglioramento continuo.

Fornisci informazioni sui dati chiave del fornitore

Le aziende possono attingere a queste informazioni per creare analisi predittive, fornendo una visione più approfondita dei mercati.

Gestisci e mitiga il rischio della supply chain

Le crisi economiche hanno insegnato il valore di essere consapevoli della stabilità dei fornitori. L'ufficio acquisti ha una visione molto più chiara di quell'area rispetto a qualsiasi altra parte dell'organizzazione.

Promuovi personale agile e sviluppo dei talenti

È necessario attraversare i confini funzionali e geografici per trovare i candidati giusti per il reparto acquisti.

In alcuni casi, la risposta è nell'outsourcing o nell'utilizzo di organizzazioni di servizi condivisi.

Caratteristiche

Ottenere materiali

Per un'azienda manifatturiera questo potrebbe includere materie prime, ma potrebbe anche includere strumenti, macchinari o persino le forniture per ufficio necessarie per il team di vendita e le segretarie.

In un'attività di vendita al dettaglio, il reparto acquisti deve garantire che ci siano sempre abbastanza prodotti sugli scaffali o nei magazzini per mantenere il negozio ben rifornito.

È particolarmente importante mantenere il tuo magazzino di inventario a un livello ragionevole. Un investimento eccessivo di grandi quantità di denaro in inventario potrebbe portare a problemi di stock e mancanza di capitale per altri tipi di spese, come ricerca e sviluppo o pubblicità.

Valuta i prezzi

Un ufficio acquisti è incaricato di valutare continuamente se stai ricevendo i materiali al miglior prezzo possibile, al fine di massimizzare la redditività.

È necessario confrontare i prezzi in modo da poter trovare i migliori fornitori con i prezzi più ragionevoli per ordini di dimensioni specifiche dell'azienda.

Il reparto acquisti può comunicare con fornitori alternativi, negoziare prezzi migliori per ordini di volume maggiore o informarsi sulla possibilità di ottenere prodotti a prezzi inferiori da una varietà di altre fonti.

Pre-approvazione del fornitore

L'ufficio acquisti valuta i fornitori in termini di prezzo, qualità, opinioni dei clienti e tempo per completare gli ordini, producendo un elenco di fornitori approvati.

Tieni traccia dei tuoi ordini

Gli ordini sono documentati con moduli d'ordine di acquisto. Questi specificano informazioni importanti sui materiali ordinati, nonché sulla quantità ordinata.

Questi moduli vengono utilizzati per garantire che i prodotti ordinati vengano ricevuti e per tenere traccia del tempo necessario per completare gli ordini.

Lavoro d'ufficio

L'ufficio acquisti gestisce tutta la documentazione relativa all'acquisto e alla consegna dei materiali.

Ciò significa lavorare a stretto contatto con il reparto contabilità per garantire che ci sia abbastanza denaro per acquistare articoli, che i flussi di cassa fluiscano senza intoppi e che tutti i pagamenti vengano effettuati in tempo.

Conformità alle policy

Prima di effettuare un acquisto, l'ufficio acquisti deve assicurarsi di rispettare le formalità per l'acquisizione e l'approvazione del budget, e deve assicurarsi che i materiali siano acquistati seguendo la politica generale dell'organizzazione.

Importanza

Ottieni costi inferiori

Il reparto acquisti svolge un ruolo importante nella massimizzazione dei profitti aziendali. Confronta i prezzi e negozia con i fornitori in modo che l'azienda ottenga il miglior prezzo possibile sui prodotti necessari.

Puoi anche fornire risparmi approfittando delle garanzie e degli sconti che generalmente i non specialisti dimenticano.

Aiuta a risparmiare, fornendo una migliore trasparenza nella spesa aziendale. Ciò ti consentirà di negoziare contratti migliori e liberare flussi di cassa.

Prevenire materiali insufficienti

L'ufficio acquisti deve identificare quali prodotti sono fondamentali per l'azienda e adottare misure appropriate per proteggere la sua catena di approvvigionamento.

Per garantire che i materiali insufficienti non influiscano sulla produttività, il reparto acquisti utilizza tecniche come l'approvvigionamento multiplo.

Avere più fonti significa utilizzare più fornitori che offrono gli stessi prodotti. Se c'è un problema con un fornitore, gli ordini possono essere aumentati a un altro per compensare l'errore.

Migliora la qualità

L'ufficio acquisti aiuta a migliorare la qualità fissando obiettivi di performance. Quindi tiene traccia delle prestazioni effettive rispetto a tali obiettivi.

È fondamentale misurare le caratteristiche di qualità utilizzando indicatori per attributi, come durata, aspetto del prodotto o tempestività di consegna.

Lavorano a stretto contatto con i fornitori per sviluppare i loro processi e aiutarli a migliorare la qualità.

Gestisci le relazioni

La sfida per l'ufficio acquisti è far interessare il fornitore a collaborare con l'azienda. Fai investire il fornitore in una relazione a lungo termine.

Il dipartimento deve anche gestire i rapporti all'interno dell'azienda. Devi lavorare con le parti interessate interne, come marketing, finanza, logistica e distribuzione, per assicurarti che siano tutti allineati.

Cerca l'innovazione

Poiché l'ufficio acquisti è sempre in contatto con una varietà di attività esterne, è in una posizione ideale per acquisire prodotti innovativi che possono fornire un vantaggio competitivo all'azienda in termini di prezzo, qualità o convenienza.

Riferimenti

1. Alexis Writing (2018). Quali sono le funzioni di un reparto acquisti in un'organizzazione? Piccole imprese - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedia, l'enciclopedia libera (2018). Gestione acquisti. Tratto da: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Ruoli di un reparto acquisti nel mondo degli affari. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 modi in cui il reparto acquisti può migliorare la tua attività. Tratto da: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). I cinque tratti delle organizzazioni di approvvigionamento di "livello mondiale". Forbes. Tratto da: forbes.com.