CONTROLLO CONTABILE INTERNO: ELEMENTI, OBIETTIVI ED ESEMPIO - DUDAS - 2025

Il controllo contabile interno copre i metodi implementati da un'azienda per garantire l'integrità delle informazioni finanziarie e contabili, soddisfare gli obiettivi operativi e la redditività e trasmettere le politiche di gestione a tutta l'organizzazione. Queste si sovrappongono alle normali procedure operative di un'azienda.

Questa sovrapposizione ha lo scopo di proteggere le risorse, ridurre al minimo gli errori e garantire che le operazioni vengano eseguite in modo approvato. Non esistono sistemi di controllo interno identici, ma molte filosofie di controllo riguardanti l'integrità finanziaria e le pratiche contabili sono diventate pratiche di gestione standard.

Il controllo interno ha un prezzo, ovvero il fatto che le attività di controllo spesso rallentano il flusso naturale dei processi di un'azienda, il che può ridurne l'efficienza complessiva. Un concetto chiave è che anche il sistema di controllo interno più completo non eliminerà completamente il rischio di frode o errore.

Ci saranno sempre alcuni incidenti, di solito dovuti a circostanze impreviste o sforzi eccessivamente determinati da parte di qualcuno che vuole commettere una frode.

Elementi di controllo contabile interno

Separazione dei compiti

La separazione dei compiti implica la divisione della responsabilità per la contabilità, i depositi, il reporting e la revisione. I compiti aggiuntivi sono separati, ci sono meno possibilità che un singolo dipendente commetta atti fraudolenti.

Per le piccole imprese con pochi addetti alla contabilità, la condivisione delle responsabilità tra due o più persone o la necessità di rivedere attività critiche da parte dei colleghi può servire allo stesso scopo.

Controlli di accesso

Il controllo dell'accesso a diverse parti di un sistema contabile tramite password, serrature e record di accesso elettronici può tenere gli utenti non autorizzati fuori dal sistema, fornendo anche un modo per controllare l'utilizzo del sistema per identificare la fonte di errori o discrepanze.

Audit fisici

Gli audit fisici includono il conteggio manuale del contante e di qualsiasi risorsa fisica registrata nel sistema contabile; ad esempio, inventari, materiali e strumenti.

Il conteggio fisico può rivelare discrepanze ben nascoste nei saldi dei conti, che vengono trascurate nei record elettronici.

Il conteggio del contante nei punti vendita può essere effettuato giornalmente o anche più volte al giorno. I progetti più grandi, come il conteggio manuale dell'inventario, devono essere eseguiti meno frequentemente, forse trimestralmente.

Documentazione standardizzata

La standardizzazione dei documenti utilizzati per le transazioni finanziarie, come fatture, richieste di materiale interno, ricevute di inventario e rapporti sulle spese di viaggio, può aiutare a mantenere la coerenza nella conservazione dei record nel tempo.

L'utilizzo di formati di documento standard può semplificare la revisione dei record del passato quando si cerca l'origine di eventuali discrepanze nel sistema. La mancanza di standardizzazione può far sì che gli elementi vengano trascurati o interpretati erroneamente in tale revisione.

Bilanci di prova

L'utilizzo di un sistema di contabilità a partita doppia aggiunge affidabilità assicurando che i libri siano sempre bilanciati. Anche così, è possibile che gli errori sbilanciano il sistema in un dato momento.

Il calcolo dei saldi di prova giornalieri o settimanali può fornire informazioni periodiche sullo stato di salute del sistema. Ciò consente di scoprire e indagare le discrepanze il prima possibile.

Riconciliazioni periodiche

Le riconciliazioni contabili possono garantire che i saldi del sistema contabile corrispondano ai saldi dei conti di altre entità, come banche, fornitori e clienti creditizi.

Ad esempio, una riconciliazione bancaria comporta il confronto di saldi di cassa e registrazioni di depositi e incassi tra il sistema contabile e gli estratti conto bancari.

Le differenze tra questi tipi di conti supplementari possono rivelare errori o discrepanze nei conti stessi. Possono anche mostrare che gli errori possono avere origine con altre entità.

Autorità per l'approvazione

Richiedere a manager specifici di autorizzare determinati tipi di transazioni può aggiungere un livello di responsabilità ai record contabili. Ciò dimostra che le transazioni sono state visualizzate, analizzate e approvate dalle autorità corrispondenti.

La richiesta di approvazione per effettuare grandi spese e pagamenti impedisce ai dipendenti senza scrupoli di eseguire grandi transazioni fraudolente con i fondi dell'azienda.

obiettivi

Salvaguardare i beni aziendali

Controlli interni ben progettati proteggono le risorse dalla perdita. La perdita potrebbe essere una perdita accidentale, che deriva da errori onesti commessi dalle persone. Potrebbe anche trattarsi di una perdita intenzionale, derivante da attività fraudolente intenzionali.

Garantire l'affidabilità e l'integrità delle informazioni finanziarie

I controlli interni garantiscono che la direzione disponga di informazioni accurate, tempestive e complete, comprese le registrazioni contabili, per pianificare, controllare e segnalare le operazioni aziendali.

Garantire il rispetto delle leggi

I controlli interni aiutano a garantire che l'azienda rispetti le numerose leggi e normative nazionali, statali e locali che influenzano le operazioni aziendali.

Promuovere operazioni efficienti ed efficaci

I controlli interni forniscono un ambiente in cui i manager e il personale possono massimizzare l'efficienza e l'efficacia delle operazioni.

Conformità con scopi e obiettivi

Il sistema dei controlli interni fornisce al management un meccanismo per monitorare il raggiungimento degli scopi e degli obiettivi operativi.

Esempio

Le disponibilità liquide necessitano sempre di maggiore protezione rispetto alle attività illiquide, perché sono più facili da rubare; per esempio, prendere contanti.

I contanti sono la risorsa più liquida e possono essere facilmente rubati da qualsiasi dipendente che li gestisce. Per proteggere la liquidità dell'azienda è che vengono implementati controlli interni speciali.

Il controllo interno della separazione dei compiti viene spesso utilizzato con denaro contante. Questo controllo richiede che la persona che riceve il contante dal cliente e la persona che registra la ricevuta di contante nel sistema contabile non siano mai lo stesso dipendente.

In effetti, alcuni sistemi di controllo interno fanno un ulteriore passo avanti e richiedono che un dipendente raccolga il denaro, un altro lo depositi in banca e un altro lo registri nel sistema contabile.

Segmentando le mansioni di ogni dipendente, nessuna singola persona può raccogliere il contante, depositarlo e registrare la vendita nella contabilità. Ciò previene le frodi, perché così una persona non può intascare parte del denaro raccolto e registrare un importo inferiore della ricevuta di cassa nel sistema contabile.

Riferimenti

1. Steven Bragg (2018). Controllo interno. Strumenti contabili. Tratto da: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Controlli interni. Tratto da: investopedia.com.
3. Rebekiah Hill (2018). Controlli interni in contabilità: definizione, tipi ed esempi. Studia. Tratto da: study.com.
4. Università di Washington (2018). Controlli interni. Tratto da: finance.uw.edu.
5. David Ingram (2018). Quali sono le sette procedure di controllo interno nella contabilità? Smallbusiness - Chron. Tratto da: smallbusiness.chron.com.
6. Il mio corso di contabilità (2018). Cosa sono i controlli interni? Tratto da: myaccountingcourse.com.