CONTROLLO AMMINISTRATIVO: SISTEMI DI CONTROLLO, OBIETTIVI, ESEMPI - DUDAS - 2025

Il controllo amministrativo è definito come il processo mediante il quale i manager influenzano altri membri dell'organizzazione per attuare strategie. Viene eseguito sulla base delle informazioni ricevute dai gestori.

Si occupa di coordinamento, allocazione delle risorse, motivazione e misurazione delle prestazioni. La pratica del controllo di gestione e la progettazione dei sistemi di controllo di gestione si basa su una serie di discipline accademiche.

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Il controllo amministrativo implica misurazioni estese. Pertanto, è correlato e richiede input dalla contabilità, in particolare dalla contabilità di gestione. In secondo luogo, implica decisioni di allocazione delle risorse. Pertanto, è correlato e richiede il contributo dell'economia, in particolare dell'economia manageriale.

Terzo, coinvolge la comunicazione e la motivazione al lavoro. Ciò significa che è correlato e richiede il contributo della psicologia sociale, in particolare del comportamento organizzativo.

I controlli inadeguati all'interno di un'azienda rappresentano minacce significative, come l'uso inefficiente delle risorse, errori di elaborazione, riduzione della redditività, mancanza di conformità normativa e furto o appropriazione indebita di risorse da parte dei dipendenti.

Pianificazione e controllo

Esiste uno stretto legame tra pianificazione e controllo. La pianificazione è un processo mediante il quale vengono stabiliti gli obiettivi di un'organizzazione e i metodi per raggiungerli. Il controllo è un processo che misura e orienta le prestazioni effettive rispetto agli obiettivi pianificati dell'organizzazione.

Una volta stabilite le strategie e realizzati i piani, il compito principale della direzione è di adottare misure per garantire che questi piani siano eseguiti o, se le condizioni lo richiedono, che i piani vengano modificati.

Il controllo amministrativo è una delle funzioni manageriali, così come la pianificazione, organizzazione, supervisione e direzione.

È una funzione importante, perché aiuta a verificare gli errori e ad intraprendere azioni correttive per ridurre al minimo la deviazione dagli standard e raggiungere gli obiettivi dichiarati dell'organizzazione nel modo desiderato.

Il controllo amministrativo può essere definito come la funzione del sistema che adegua le operazioni secondo necessità per raggiungere il piano, o per mantenere le variazioni negli obiettivi del sistema entro limiti consentiti.

Sistemi di controllo amministrativo

Sono sistemi che raccolgono e utilizzano le informazioni per valutare le prestazioni di diverse risorse aziendali, quali quelle umane, fisiche, finanziarie e dell'organizzazione in generale, a seguito delle strategie gestionali perseguite.

Sono quindi l'insieme delle procedure formali necessarie per l'efficienza amministrativa ed economica. I manager lo usano per mantenere o alterare gli standard nelle attività dell'organizzazione.

Essendo parte integrante dell'intero sistema di controllo di un'azienda, ha l'obiettivo di garantire la completa e tempestiva attuazione dei piani e delle politiche del management.

Possono includere qualsiasi cosa, dal modo in cui vengono ordinati i materiali di consumo a come vengono pianificati i beni per essere utilizzati, vengono assegnati i lavori o vengono gestite le scorte.

Un sistema di controllo di gestione è il modo in cui i manager possono documentare le loro strategie o politiche organizzative. Allo stesso modo, è un modo per valutare l'andamento dei processi aziendali interni, confrontandoli con gli obiettivi e le politiche dichiarate.

Strumento di affari

Il sistema di controllo di gestione è uno strumento aziendale in grado di fornire un'indicazione del rendimento di un'organizzazione in base ai suoi obiettivi.

Tuttavia, i controlli amministrativi sono solo uno degli strumenti che i manager utilizzano per implementare le strategie desiderate.

Le strategie sono implementate non solo attraverso i controlli amministrativi, ma anche con la struttura organizzativa, la gestione delle risorse umane e la cultura organizzativa.

componenti

Il sistema di controllo amministrativo è uno strumento per aiutare il management a indirizzare un'organizzazione verso i suoi obiettivi strategici e il suo vantaggio competitivo. È generalmente inteso che abbia tre componenti:

- Definizione di standard.

- Misurazione delle prestazioni effettive rispetto a questi standard.

- Adottare misure correttive contro le deviazioni dalle regole e dai piani.

Le difficoltà

Ci sono due difficoltà comuni che circondano i sistemi di controllo amministrativo nelle aziende.

- Essere in grado di riconoscere le aree in cui è necessario un maggiore controllo.

- Essere in grado di riconoscere quando i controlli esistenti sono inefficienti o difettosi.

obiettivi

Gli obiettivi del controllo amministrativo si riferiscono all'affidabilità delle informazioni finanziarie, al feedback tempestivo sul raggiungimento degli obiettivi operativi o strategici e al rispetto di leggi e regolamenti.

Rilevamento degli errori

Un'irregolarità nella gestione dell'azienda può compromettere il raggiungimento degli obiettivi generali di un'azienda, facendola perdere terreno rispetto alla concorrenza e fino a quando non viene compromessa la sua stessa sopravvivenza.

Pertanto, diventa importante rilevare rapidamente le anomalie. Allo stesso modo, si possono individuare diversi circuiti e aree che, pur non affetti da gravi anomalie o guasti, potrebbero essere ottimizzati per il benessere generale dell'azienda.

Mostra che tutto funziona correttamente

Il controllo amministrativo verifica che tutto funzioni correttamente e che sia gli obiettivi proposti che i livelli stabiliti a livello amministrativo rispetto a profitti, vendite, sicurezza, ecc. Siano raggiunti senza significative modifiche.

In questo modo, l'azienda diventa più sicura, i suoi standard e i processi decisionali operativi più solidi.

Agisci quando necessario

Rilevare una situazione non è molto utile se non vengono intraprese azioni specifiche per reindirizzare una circostanza negativa, grazie alle informazioni dettagliate e concrete fornite dal controllo amministrativo.

Comunicare e motivare i lavoratori

L'accurata conoscenza dello stato dell'azienda, compresi gli errori, i problemi e gli aspetti gestiti correttamente, favorisce una migliore comunicazione con i lavoratori, motivandoli a garantire che gli aspetti necessari siano migliorati o che venga seguita la linea corretta.

Attuare misure preventive

La diagnosi prematura di problemi specifici che vengono rilevati dal controllo amministrativo rende superflue le azioni correttive, in quanto sostituite solo da azioni preventive.

Vantaggio

Il più grande vantaggio del controllo manageriale è che crea un ciclo di direzione e controllo per la leadership aziendale. Il processo decisionale è semplificato poiché sono coinvolte meno persone.

Aiuta i manager a misurare le prestazioni effettive e come guida verso il raggiungimento degli obiettivi.

Aiuta la decentralizzazione

La tendenza moderna nelle organizzazioni imprenditoriali è verso il decentramento, che richiede un sistema di controllo.

Nella decentralizzazione, l'autorità decisionale è dispersa in tutta l'organizzazione.

La direzione deve mantenere il controllo nelle loro mani per vedere se l'autorità viene utilizzata correttamente. Senza adeguati controlli amministrativi, il decentramento non può avere successo.

Aiuta con la coordinazione

La dimensione delle aziende moderne sta aumentando. In esse sono impiegati una grande quantità di capitale e un gran numero di persone.

Ciò crea il problema del controllo adeguato, poiché ci sono molte divisioni che producono e distribuiscono prodotti diversi. Per coordinare le loro attività, è necessario un sistema di controllo.

Semplifica la supervisione

Semplifica il monitoraggio evidenziando deviazioni significative. Mantiene i dipendenti sotto controllo.

Un buon sistema di controllo rileva i punti deboli molto rapidamente. Questo aiuta ad espandere la portata del controllo a tutti i livelli.

Aumenta la motivazione

Le tecniche di controllo creano un'atmosfera di ordine e disciplina nell'organizzazione, individuando le deviazioni e identificando i fattori responsabili di esse.

Ciò aumenta la motivazione dei dipendenti, perché conoscono il lavoro di cui sono ritenuti responsabili.

svantaggi

Uno svantaggio del controllo amministrativo è che può scoraggiare la creatività e l'innovazione, rendendo un'azienda più standardizzata e meno flessibile.

Le organizzazioni con uno stretto controllo amministrativo sono spesso meno capaci di adattarsi ai cambiamenti nel mercato, nel loro settore o nell'ambiente legale, avendo limitato la portata di possibili idee e piani

Difficoltà a stabilire standard quantitativi

Il controllo amministrativo perde la sua efficacia quando lo standard di prestazione non può essere definito in termini quantitativi.

È molto difficile stabilire uno standard quantitativo per il comportamento umano, il livello di efficienza, la soddisfazione sul lavoro, la motivazione dei dipendenti, ecc. In tali casi, il giudizio è a discrezione del gestore.

Non c'è controllo sui fattori esterni

Un'azienda non può controllare fattori esterni come la politica del governo, i cambiamenti tecnologici, il cambiamento nella moda, il cambiamento nella politica della concorrenza, ecc.

Resistenza dei dipendenti

I dipendenti di base possono sentirsi sottovalutati e insoddisfatti perché non sono autorizzati a presentare le proprie idee. I dipendenti ritengono che il controllo riduca la loro libertà di azione. Questo può portare a un forte turnover del personale.

I dipendenti spesso resistono al controllo. Di conseguenza, la sua efficacia è ridotta.

Affare costoso

Le organizzazioni devono spendere molto tempo e denaro per installare un sistema di controllo amministrativo.

I benefici devono essere maggiori del costo coinvolto, allora solo il controllo sarà efficace, altrimenti porterà all'inefficienza.

Importanza

Senza controllo amministrativo, il processo di gestione è incompleto. Nelle aziende, la necessità di controllo nasce da diversi fattori:

- È difficile stabilire standard di prestazioni completamente precisi nelle grandi organizzazioni. D'altra parte, un manager ha bisogno di tutti i tipi di informazioni tempestive, che non sono sempre disponibili. Il controllo è necessario per valutare l'accuratezza degli standard.

- Ai dipendenti vengono affidate ingenti somme di denaro e risorse preziose. Tuttavia, in assenza di controllo, i dipendenti possono cedere alle tentazioni. Un sistema di controllo efficiente aiuta a ridurre al minimo i comportamenti disonesti da parte dei dipendenti.

- In assenza di controllo, i dipendenti possono rilassarsi nei loro sforzi e le loro prestazioni possono scendere al di sotto del normale.

Attraverso il controllo si garantisce che le risorse di un'organizzazione siano ottenute e utilizzate in modo efficace per raggiungere gli obiettivi desiderati. Il controllo amministrativo offre i seguenti vantaggi:

Verifica della politica

Consente al management di verificare la qualità dei diversi piani. Pertanto, può rivelare quali piani devono essere ridisegnati o quali obiettivi devono essere modificati.

I cambiamenti nell'ambiente possono rendere i piani originali inattuabili o carenti. Il controllo aiuta a rivedere e aggiornare i piani.

Responsabilità manageriale

Anche quando un manager assegna alcune attività e delega l'autorità ai suoi subordinati, è comunque responsabile della prestazione finale.

Pertanto, un manager deve controllare le prestazioni dei suoi subordinati per assicurarsi che stiano utilizzando l'autorità delegata nel modo desiderato.

Il controllo amministrativo consente ai manager di adempiere alle proprie responsabilità e allo stesso tempo delegare l'autorità.

Motivatore

Ispira i dipendenti a lavorare sodo e ottenere risultati migliori. Quando sanno che le loro prestazioni vengono valutate e le loro ricompense sono collegate a tale valutazione, cercheranno di contribuire al meglio.

Efficienza

Il controllo contribuisce all'efficienza delle operazioni, concentrandosi sul raggiungimento degli obiettivi. Pertanto, consente ai manager di rilevare e correggere gli errori prima che diventino gravi, contribuendo a ridurre al minimo gli sprechi e le perdite.

Esempi

Un controllo amministrativo è qualsiasi processo, pratica, politica, strumento, misurazione o sistema implementato per consentire alla direzione di dirigere le risorse di un'organizzazione. I seguenti sono esempi illustrativi:

Controllo dei requisiti

Documentare formalmente i piani come requisiti e gestire la modifica di questi piani.

Controlli finanziari

Controlli finanziari come la pratica di sviluppare, monitorare e contabilizzare un budget.

Monitoraggio delle prestazioni

Il processo per concordare una serie di obiettivi con i dipendenti e valutare le prestazioni rispetto a tali obiettivi.

supervisione

Monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti per migliorare la produttività, l'efficienza e la qualità del lavoro.

Cambia controllo

Il processo di presentazione, valutazione, approvazione, assegnazione di priorità, implementazione, comunicazione e revisione dei cambiamenti in un'organizzazione.

Controlli di sicurezza

Implementare salvaguardie e contromisure per evitare rischi per persone, proprietà e informazioni.

Controlli di conformità

L'implementazione di processi, procedure, sistemi, controlli, misurazioni e report per la conformità a leggi, regolamenti, standard e politiche interne.

Analisi comparativa

È il processo continuo di benchmarking delle prestazioni dell'azienda rispetto al settore, alla concorrenza o alle migliori pratiche attuali.

Miglioramento continuo

È il processo ripetitivo di prendere misure di cose, migliorarle e misurarle di nuovo.

QA

Assicurati che gli output rientrino nelle specifiche. Ad esempio, implementare un processo per testare i prodotti su una linea di produzione.

Qualità garantita

È il processo per prevenire futuri errori di qualità. Ad esempio, la pratica di indagare la causa principale di tutti gli errori di qualità per identificare i miglioramenti.

Automazione

Migliora la produttività, l'efficienza e anche la qualità sostituendo il lavoro con l'automazione.

Controllo dei dati

Controllo dei dati in aree quali la qualità dei dati, l'ascendenza dei dati, la sicurezza, l'integrazione e la conformità.

Controllo dell'inventario

Regolare e tenere conto delle scorte per evitare una carenza o un eccesso di offerta.

Controllo delle risorse

Controllo di risorse quali strutture, infrastrutture, macchine, software e proprietà intellettuale.

Ad esempio, un sistema di contabilità patrimoniale implementa un'adeguata separazione delle preoccupazioni sulle attività.

Riferimenti

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