COMUNICAZIONE SCRITTA: CARATTERISTICHE, TIPOLOGIE, ELEMENTI - LETTERATURA - 2026

La comunicazione scritta è qualsiasi tipo di interazione che fa uso del codice scritto. Sebbene si basi sullo stesso sistema linguistico di oralità, le sue proprietà sono diverse. Quindi, a differenza di altri, la forma scritta è completamente convenzionale. Questo deve seguire schemi definiti secondo le regole stabilite dalla lingua.

D'altra parte, la comunicazione scritta è la forma più comune di comunicazione formale tra esseri umani e svolge funzioni sociali di vario genere. Tra i suoi usi, è molto spesso utilizzato per documentare vari tipi di eventi e per effettuare interazioni interpersonali.

Inoltre, un'altra delle sue caratteristiche più rilevanti è che non richiede la presenza del mittente e del destinatario nello stesso spazio e tempo. Pertanto, il messaggio viene ricevuto pigro e l'interazione di chi scrive (mittente) e chi legge (destinatario) è molto limitata.

D'altra parte, la comunicazione scritta è essenzialmente un'attività creativa che richiede uno sforzo cosciente. Questo sforzo nasce dagli stimoli prodotti dalla mente.

In questo differisce dall'orale, dove vengono captati dall'esterno dai recettori sensoriali. Quelli della scrittura, d'altra parte, provengono dall'attività intellettuale interna.

caratteristiche

Ricezione ritardata del messaggio

Una delle caratteristiche della comunicazione scritta è legata al fattore tempo. In una situazione di comunicazione faccia a faccia, i messaggi crittografati del mittente vengono ricevuti immediatamente dal destinatario.

Tuttavia, in una comunicazione scritta c'è sempre un ritardo. In generale, non esiste un limite di tempo fisso per questo ritardo.

Cicli limitati

Il ciclo di comunicazione comprende quattro elementi comunicativi di base: il mittente, il messaggio insieme al canale di comunicazione, il destinatario e la risposta o reazione. Poiché la ricezione del messaggio avviene in ritardo, il ciclo di comunicazione scritta è più limitato.

Tuttavia, a causa dei nuovi progressi nella comunicazione e nell'informazione, molti canali consentono di completare l'ultima fase del ciclo (feedback o risposta) quasi nello stesso tempo della comunicazione faccia a faccia. Un esempio di questi sono i servizi di messaggistica istantanea.

Poco spazio per la ridondanza

La registrazione scritta limita la possibilità di ridondanza. Nella comunicazione orale, i gesti e gli elementi paraverbali, come l'intonazione, supportano il linguaggio verbale.

Questo non è il caso della comunicazione scritta. Per questo motivo il livello di domanda è più alto, costringendo l'emittente a utilizzare le parole con maggiore precisione.

La comunicazione scritta, infatti, ha un alto valore sociale. Questa valutazione diminuisce con la ripetizione delle parole e l'uso degli stessi schemi sintattici. Qui prevalgono l'originalità e anche l'innovazione formale.

Pianificazione anticipata

In generale, la comunicazione scritta non è un atto improvvisato. La scrittura spesso soddisfa una serie di condizioni o requisiti. Tra questi, se si cerca una comunicazione efficace, è necessario essere chiari sul contenuto del messaggio nel suo insieme e sulla sua articolazione interna.

Per fare ciò, l'emittente deve disporre di uno schema di organizzazione del testo. Man mano che il testo avanza, tutti gli elementi del messaggio vengono concatenati fino a ottenere idee rilevanti con significato.

tipi

Quanto ai tipi di comunicazione scritta, sono tanti quanti sono i molteplici e diversi ambiti dell'azione umana. In questo modo, ogni volta che alcuni (telegrammi) scompaiono e altri compaiono (e-mail, ad esempio). Di seguito verranno descritti solo alcuni di questi.

memo

Un memo è un mezzo popolare di comunicazione scritta interna tra i membri di un'organizzazione. È una lettera in formato breve con forme minime di cortesia e accesso immediato all'oggetto specifico del messaggio.

In questo tipo di comunicazione ci sono generalmente formati prestabiliti. La regola principale da rispettare sono la corretta formulazione e il rispetto personale e gerarchico. Il modo di scrivere deve essere diretto e senza familiarità di alcun tipo.

Rapporti

I rapporti sono un altro tipo di comunicazione scritta. Possono essere utilizzati per scopi commerciali, educativi, legali o scientifici.

A seconda della natura e dello scopo del report, potrebbero esistere già formati prestabiliti. Tuttavia, in termini generali, un rapporto dovrebbe contenere una breve introduzione, obiettivi chiave e risultati.

In alcuni casi, sono inclusi grafici e tabelle per facilitare la comprensione dei risultati. Allo stesso modo, molti rapporti contengono un elenco di consigli.

opuscoli

Le brochure sono pubblicazioni in cui le aziende presentano i loro prodotti e servizi. Vengono inoltre pubblicati per assistere i rappresentanti di vendita nelle visite ai clienti.

Le aziende producono opuscoli in molte forme e dimensioni. Alcuni opuscoli sono in formato lettera, mentre altri sono piegati a metà o tre sezioni.

D'altra parte, sono caratterizzati dall'essere molto colorati e con un'abbondanza di immagini nei loro prodotti o servizi principali. I testi sono pochi e con molto spazio bianco in modo che la brochure possa essere letta facilmente.

Messaggi di posta elettronica

Le e-mail sono attualmente una forma di comunicazione molto comune. Sono utilizzati per inviare documenti, organizzare riunioni, confermare appuntamenti e contattare candidati. Inoltre, vengono utilizzati per trattare questioni personali.

Nonostante la sua relativa informalità, le e-mail devono seguire alcune regole convenzionali. A tal fine, il suo formato assegna spazi per mittente, destinatario, oggetto e uno spazio in cui deve essere scritto il messaggio.

Anche se vengono utilizzati per scopi non commerciali, ci sono alcune convenzioni che devono essere seguite per evitare reazioni negative. Tra questi possiamo citare la corretta scrittura di nomi e titoli, il corretto uso dei segni di punteggiatura e la corretta conformazione di frasi e paragrafi.

proposte

Le proposte sono documenti che descrivono progetti futuri. Di solito sono lunghe solo una o due pagine. Questi includono i costi associati di ciascuna attività specifica del progetto.

Altri costi non diretti al progetto possono essere inclusi come i costi di stampa, affrancatura e posta, tra gli altri.

Lettere

Le lettere sono una delle più antiche forme di comunicazione scritta. L'oggetto delle lettere può essere personale o aziendale. Prima dell'avvento dei moduli elettronici, questi erano un mezzo di comunicazione molto popolare. Come nelle e-mail, sono state utilizzate forme di cortesia commercialmente sobrie e messaggi concisi.

Tuttavia, le lettere personali mostravano meno convenzionalismo nella loro scrittura. I trattamenti gratuiti erano minimi. Lo sviluppo del tema è stato a disposizione del mittente e del destinatario del messaggio. Il numero di pagine era limitato dalla capacità di entrambi. Progressivamente, questi sono stati sostituiti da messaggi elettronici.

telegrammi

Il telegramma è una versione breve e semplificata di una lettera. Qui le formule di cortesia sono ridotte al minimo e talvolta omesse. Il testo del messaggio è scritto omettendo quante più parole possibili e mantenendo il minimo necessario per dargli un senso.

Inoltre, le forme di cortesia erano generalmente forme standard e abbreviate (Sig. Per Sig., Sig.ra, per Sig. E simili). Come nelle lettere, il suo utilizzo è andato diminuendo con l'avanzamento dei media elettronici.

fax

Questo è stato il modo pionieristico di trasmettere messaggi scritti elettronicamente. Sebbene sia la sua scrittura che la sua lettura fossero fatte su carta scritta, la sua trasmissione avveniva per via elettronica. Il suo utilizzo è diminuito a causa del crescente utilizzo dei media elettronici.

Elementi di comunicazione scritta

In termini generali, i tre elementi principali della comunicazione scritta sono considerati struttura (forma del contenuto), stile (scrittura) e contenuto (tema).

In termini di struttura, aiuta i lettori a comprendere l'argomento. Ecco perché si consiglia di essere chiari sugli scopi} prima di iniziare a scrivere.

In relazione allo stile, questo è correlato in prima istanza all'emittente. Tuttavia, è anche importante considerare i potenziali destinatari del materiale scritto. A volte, è richiesto l'uso di frasi o paragrafi brevi, con un vocabolario semplice. A volte il messaggio deve essere un po 'più lungo ed elaborato.

Infine, in termini di argomento, può essere di una grande varietà. Tutti gli ambiti dell'interazione umana possono essere oggetto di una comunicazione scritta. Ciò include tutto, da scientifico a personale, attraverso leggi e procedure.

Vantaggio

Permanenza nel tempo

La comunicazione scritta è un mezzo di informazione permanente. Pertanto, è utile quando è richiesta la conservazione dei dati. Allo stesso modo, è molto importante per la corretta delega delle responsabilità e per la definizione di regole e procedure. D'altra parte, consente la query ripetitiva dei messaggi.

Meccanismo di controllo

Grazie alla sua possibilità di permanenza nel tempo, la comunicazione scritta è ideale come strumento di controllo. Schede di controllo o risultati, leggi, accordi, tra gli altri, sono i documenti più comunemente elaborati attraverso questa modalità di comunicazione.

Preservazione

La comunicazione scritta ha un alto livello di conservazione. Ciò gli consente di essere sicuro e durevole. I progressi tecnologici hanno reso possibili altri mezzi per preservare le informazioni. Tuttavia, fino ad oggi, il documento scritto originale rimane la prova finale della sua esistenza e originalità.

Livello riflettente più alto

Le persone che usano questo mezzo in modo efficiente riflettono prima di scrivere. L'azione di scrivere un messaggio è sempre preceduta da un processo di pensiero e definizione di ciò che si vuole esprimere. Anche la scrittura stessa è un processo riflessivo. Pertanto, questa modalità comunicativa è ideale per trasmettere accuratezza e precisione.

Meno possibilità di distorsione e interpretazione

Nei messaggi trasmessi tramite comunicazione scritta, c'è meno possibilità di distorsione. In questo sistema di comunicazione, le informazioni sono registrate in modo permanente e possono essere verificate in qualsiasi momento. Quindi, c'è meno possibilità di distorsione o alterazione delle informazioni.

D'altra parte, ci sono meno possibilità di interpretare male i messaggi. In caso di dubbio, il messaggio può essere riletto tutte le volte che è necessario fino a quando non è completamente compreso.

Allo stesso modo, la velocità di lettura o rilettura può essere adattata al livello di comprensione del destinatario del messaggio. In questo modo si può garantire che se sia il mittente che il destinatario gestiscono gli stessi codici, il messaggio arriverà come desiderato.

svantaggi

Costi

La comunicazione scritta non è economica. Ci sono costi relativi al materiale (carta e inchiostro, tra le altre cose) e alla manodopera utilizzata per scrivere e consegnare gli scritti. Questi costi possono aumentare a seconda della distanza fisica tra il mittente e il destinatario.

Capacità di comprensione efficace

L'uso della comunicazione scritta richiede grandi capacità e competenze nell'uso della lingua e del vocabolario. La mancanza di capacità di scrittura e la scarsa qualità dei testi hanno un impatto negativo sul messaggio e mettono a rischio la sua effettiva comprensione.

Risposta

Il feedback sul messaggio nella comunicazione scritta non è immediato. In questo tipo di comunicazione, il processo di codifica e decodifica è lento.

A seconda del codice utilizzato, la comprensione potrebbe richiedere più tempo del previsto. In ogni caso, il feedback è a disposizione del destinatario del messaggio, non del mittente.

Difficoltà nell'esprimere l'emotività

Essendo un mezzo riflessivo, è più difficile esprimere l'emotività nella comunicazione scritta. Infatti, i poeti e gli artisti che usano questo mezzo per esprimere bellezza ed emozioni, usano tecniche difficili da gestire. In alcune occasioni hanno successo, ma in altre non soddisfano l'obiettivo di trasmettere l'emotività dell'artista.

Questo tipo di comunicazione è noto come freddo, impersonale e contrasta con altre forme di comunicazione che possono includere caratteristiche verbali e gestuali. Per questo motivo viene utilizzato più frequentemente nella trasmissione di informazioni in cui l'accuratezza dei fatti è importante.

Riconoscimento ritardato o incerto

Il metodo di comunicazione scritta rende difficile confermare immediatamente la ricezione del messaggio. In alcuni casi, non è nemmeno possibile determinare se il messaggio ha raggiunto il destinatario previsto.

Mancanza di flessibilità

La mancanza di flessibilità è un altro svantaggio della comunicazione scritta. Una volta emesso un messaggio originale, non è possibile una rapida correzione del contenuto.

Eventuali modifiche necessarie devono essere approvate dal destinatario del messaggio. Allo stesso modo, ogni correzione, anche parziale, influisce sull'intero messaggio.

Riferimenti

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