FONDO GENERALE: FUNZIONI, POLITICHE E GESTIONE - DUDAS - 2025

Il registratore di cassa generale è un registro secondario in cui sono archiviati tutti gli incassi e le transazioni di pagamento, inclusi depositi e prelievi bancari. È il principale archivio di informazioni relative alla liquidità di un'azienda.

Le aziende dividono la liquidità generale in due segmenti: il giornale di registrazione dei pagamenti in contanti, in cui vengono registrati tutti i pagamenti in contanti, ad esempio le spese di esercizio e la contabilità fornitori, e il giornale degli incassi, in cui vengono registrati tutti gli incassi. come vendite in contanti e conti attivi.

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Un'azienda utilizza la casella generale per tenere traccia delle varie entrate e pagamenti in contanti che viaggiano attraverso un'azienda.

Le informazioni nel registratore di cassa generale sono registrate periodicamente nella contabilità generale. Viene regolarmente confrontato con i record della banca attraverso una riconciliazione bancaria, per garantire che le informazioni nel libro siano corrette.

Se non è corretto, viene effettuata una registrazione di rettifica per rendere la casella generale conforme alle informazioni bancarie.

Funzioni del registratore di cassa generale

Le attività economiche di qualsiasi azienda comportano un regolare afflusso e deflusso di liquidità e mezzi equivalenti. Il fondo generale aiuta la leadership di un'azienda a determinare quanti soldi ha l'azienda in un dato momento.

Con queste informazioni, l'azienda può mostrare il proprio rendiconto finanziario agli istituti di credito e quindi assicurarsi di affrontare efficacemente la sfida competitiva.

Il flusso di cassa si concentra sul denaro che l'azienda spende per attività di investimento, gestione e finanziamento.

Nelle aziende che gestiscono un gran numero di transazioni di debito e credito in contanti, la casella generale sostituisce un conto di cassa separato nel libro mastro della società.

Le aziende con meno pagamenti e ricevute in contanti potrebbero non richiedere un cassiere generale e scegliere di utilizzare un solo conto in contanti.

Record di contabilità

La casella generale viene utilizzata per registrare ricevute e pagamenti in contanti. Funziona come un libro ausiliario.

I movimenti relativi all'incasso e al pagamento vengono prima registrati nel registratore di cassa generale e quindi registrati nei conti di contabilità generale corrispondenti.

Inoltre, la liquidità generale è un sostituto del conto in contanti nel libro mastro. Se una casella generale viene mantenuta correttamente, non è necessario aprire un conto in contanti nel libro mastro.

Ci sono molte ragioni per cui un'azienda può registrare transazioni utilizzando una casella generale piuttosto che un conto in contanti.

- I saldi di cassa giornalieri sono di facile accesso.

- Gli errori possono essere facilmente rilevati tramite la verifica.

- Le voci vengono mantenute aggiornate, perché il saldo viene controllato quotidianamente.

Politiche

Nel contesto aziendale, vengono adottate politiche di cassa sicura, in particolare quelle relative al controllo della liquidità generale, per incoraggiare rapporti accurati e prevenire il furto di beni.

Tieni il denaro ricevuto separato dal denaro per i pagamenti

Il denaro ricevuto non dovrebbe mai essere messo in contanti. Causerà errori e confusione nei registri contabili.

Tutti i soldi che entrano nell'attività devono essere prontamente depositati in banca e inseriti nei registri prima di essere nuovamente pagati. Altrimenti, può creare confusione quando si riconcilia il saldo di cassa.

Fornisci ricevute per il denaro ricevuto

L'emissione di una ricevuta corretta aiuta a proteggere l'attività da qualcuno che intascasse il denaro invece di depositarlo. Le ricevute devono essere pre-numerate con duplicato.

Ricevi ricevute per denaro pagato

A volte potrebbe non essere possibile ottenere le ricevute. Ad esempio, quando si acquistano articoli in un mercato.

In questo caso, il costo di ogni transazione dovrebbe essere annotato immediatamente per non dimenticare gli importi. Possono quindi essere trasferiti a una ricevuta di cassa per l'autorizzazione di un manager.

Deposita i contanti in banca

Avere soldi in ufficio è allettante. Molte volte una frode inizia in questo modo.

I contanti devono essere depositati rapidamente in banca. Al massimo nei tre giorni successivi al ricevimento.

Procedura per ricevere contanti

Per proteggere le persone che gestiscono denaro, due persone dovrebbero essere sempre presenti quando aprono cassette per contanti, buste e altre fonti di denaro. Entrambe le persone devono contare i contanti e firmare anche la ricevuta.

Riduci al minimo le transazioni in contanti

La casella deve essere utilizzata solo per effettuare pagamenti quando gli altri metodi sono impossibili. Idealmente, dovresti impostare account fornitore per pagare le fatture tramite assegno o bonifici.

Il vantaggio del pagamento tramite assegno è che viene prodotta un'ulteriore serie di registrazioni sotto forma di estratto conto. Inoltre, garantisce che solo le persone autorizzate effettuino i pagamenti, riducendo la possibilità di furto o frode.

Guida

Il registratore di cassa generale è generalmente suddiviso in un giornale di registrazione degli incassi e di un giornale di esborso di contanti quando il numero di transazioni è elevato.

In una piccola impresa con un volume di transazioni in contanti inferiore, tutte le transazioni in contanti sono registrate in un'unica casella generale.

Processo informativo

Le transazioni in contanti attraversano diverse fasi prima di finire in un rapporto sulla liquidità. In generale, i flussi di denaro in entrata e in uscita vengono registrati addebitando e accreditando il conto in contanti.

Ad esempio, gli incassi dei clienti vengono contabilizzati addebitando il conto contanti e accreditando il conto clienti del cliente. Le informazioni nella casella generale sono inserite in ordine cronologico, al fine di facilitare la ricerca delle transazioni.

I flussi di cassa in entrata vengono quindi inseriti nel bilancio di verifica, che aiuta i contabili a verificare che i crediti totali siano uguali ai debiti totali.

La terza fase del processo di rendicontazione finanziaria porta alla divulgazione della liquidità nel bilancio aziendale.

Registro delle transazioni

La prima registrazione di cassa generale è il saldo iniziale all'inizio di un periodo contabile. Ogni voce deve contenere una data, una nota sulla spesa o la ricevuta e l'importo totale della transazione.

Anche le transazioni generali in contanti devono essere trasferite ai conti o titoli corrispondenti all'interno della contabilità generale.

Ad esempio, i pagamenti ricevuti in contanti per i servizi resi sono elencati nella sezione "Attività" della contabilità generale.

Le spese vive per forniture e altri materiali aziendali sono elencate come spese.

Una società deve riconciliare la liquidità generale con gli estratti conto mensili ricevuti dall'istituto finanziario e tenere conto delle discrepanze nei fondi.

Riferimenti

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