COM'È L'ORGANIGRAMMA DI UN HOTEL? (E LE SUE FUNZIONI) - LAVORO - 2024

L' organigramma di un hotel rappresenta i lavori di cui un hotel ha bisogno per svolgere i suoi processi di lavoro, missione, visione e valori. Ogni albergo, piccolo, medio o grande, necessita di una struttura organizzativa per svolgere le proprie attività quotidiane.

L'organigramma viene utilizzato per suddividere le attività, specificare il lavoro per ciascun dipartimento e delegare l'autorità all'interno e tra i reparti. È utile per le persone che lavorano nell'organizzazione, ma anche per candidati, nuovi dipendenti, investitori, collaboratori e altri.

L'organigramma di cui sopra è tipico di un hotel a 5 stelle, sebbene un hotel a 4 stelle possa avere lo stesso numero di reparti o più. Il numero di stelle può essere abbassato o aumentato indipendentemente dal numero di reparti.

Ad esempio, l'hotel "NY King" potrebbe mantenere tutti i reparti e passare da 4 a 5 stelle. O vice versa; declassare da 5 a 4 stelle e mantenere tutti i reparti.

Il numero di appartamenti varia a seconda dei servizi offerti dall'hotel. Un hotel di lusso -5 stelle- può avere servizi turistici per i clienti, palestra, piscina, campi da tennis, SPA, discoteca … Un altro hotel più piccolo non avrà questi servizi aggiuntivi e quindi non avrà bisogno di tanti dipendenti, riducendo il numero di dipartimenti.

Le posizioni senior più comuni in un hotel sono: manager, responsabile marketing, responsabile contabilità, responsabile del personale, responsabile tecnico, responsabile acquisti, responsabile di sala e direttore del ristorante.

Da queste posizioni se ne generano altre inferiori anche se non di minore importanza per adempiere alla funzione principale dell'hotel; accogliere gli ospiti dando la massima qualità possibile, a seconda del numero di stelle di ogni hotel.

Chi si occupa di realizzare l'organigramma di un albergo?

Normalmente, il responsabile della realizzazione dell'organigramma in un'azienda è il direttore delle Risorse Umane.

Oltre all'organigramma, dovrai avere i lavori ben definiti nella "descrizione del lavoro" in modo che le funzioni di ogni dipendente siano ben definite. Ciò sarà essenziale per l'assunzione di nuovi dipendenti e per ogni dipendente sapere cosa fare.

D'altra parte, ci sono hotel che hanno funzioni di risorse umane esternalizzate, in particolare hotel più piccoli che non fanno parte di catene alberghiere.

Lavori comuni in un hotel e loro funzioni

1- Direttore Generale / Direttore Hotel

È la posizione di maggiore responsabilità:

• È responsabile dell'amministrazione, controllo e sviluppo dell'hotel, verificando che tutte le altre aree dipartimentali funzionino nel miglior modo possibile.
• Definire le politiche e gli obiettivi aziendali da raggiungere.
• Verificare che ogni reparto stia raggiungendo gli obiettivi fissati, fornendo un'eccellente qualità del servizio.
• Gestisce la gestione delle risorse umane, il marketing, la sicurezza, la qualità e il coordinamento di tutti gli aspetti necessari per il corretto funzionamento dell'hotel.

2- Responsabile delle vendite

Oltre a completare gli altri reparti principali, la sua funzione principale è quella di dedicarsi alle vendite e alla pubblicità:

• Trova clienti.
• Presente in azienda.
• Offri i servizi.
• Chiudi accordi con i clienti.
• Sviluppa strategie pubblicitarie.
• Promuovere i servizi alberghieri.
• Cerca potenziali clienti.
• Riportare i risultati delle vendite al reparto contabilità e finanza.

Assistente alle vendite

L'obiettivo principale di questa posizione è supportare il lavoro del tuo superiore, capo e / o responsabile commerciale, controllare, classificare e ordinare le vendite effettuate, oltre a raccogliere le fatture per eseguire il dovuto processo nell'ordine amministrativo.

Il reparto camere è quello che si occuperà di catturare le richieste di prenotazione e del servizio clienti per questo scopo, nonché di controllare gli assegni e i pagamenti per loro.

Dovresti anche controllare che le camere siano pulite, lavorando a stretto contatto con gli addetti alla reception e le donne delle pulizie.

Hanno il compito di determinare la disponibilità delle camere e prendere e confermare le prenotazioni.

Il supervisore o il responsabile della prenotazione è incaricato di dirigere il buon andamento del dipartimento e gli agenti di prenotazione svolgono le funzioni di gestione delle prenotazioni attraverso tutti i diversi mezzi che arrivano (media, prenotazioni di gruppo, online, tour, operatori, ecc.), gestire il denaro dai depositi corrispondenti e garantire le prenotazioni effettuate.

Responsabile commerciale

È uno dei lavori più importanti perché sei responsabile di un portafoglio di venditori a cui devi dire loro cosa fare.

È responsabile di ciò che fa ciascuno dei suoi dipendenti, deve conoscere il movimento di tutti i conti e se c'è qualche problema con loro, deve assumersene la responsabilità.

Devi fornire un indice dettagliato degli estratti conto, avere iniziativa per ottenere conti importanti per la tua azienda.

Il successo o il fallimento dell'azienda dipende da loro, è una posizione molto complessa che richiede un livello estremo di impegno e responsabilità.

3- Responsabile del servizio

È responsabile della supervisione del servizio di assistenza:

• Controlla i costi.
• Ottieni una clientela fedele.
• Promuovere buone relazioni tra i dipendenti.
• Risolvi i dubbi e le preoccupazioni dei servizi di tutti i clienti.
• Raggiungi gli obiettivi di vendita.
• Dare l'esempio seguendo gli standard etici.
• Assicurati che venga offerto un alto livello di qualità e che l'attività sia redditizia.

Amministrazione e finanza

È una posizione importante perché ha il controllo delle questioni amministrative, deve concordare con il Direttore generale come verranno distribuite le questioni e informarlo sulle diverse fasi e gli eventi ad esse collegati.

È necessario gestire le risorse finanziarie, i budget, le spese, le spese e gli investimenti in collaborazione con le direzioni e le unità dell'azienda.

Supervisiona la gestione delle risorse finanziarie, coordina i trust regolati dal governo, sovrintende ai processi legati all'amministrazione del personale.

Riguarda e mantiene la fornitura e l'acquisizione di risorse materiali, beni e servizi generali della società.

Strategie aziendali

Come dice il nome, è responsabile della creazione di strategie e piani per entrare in nuovi mercati e migliorare i punti di forza dell'azienda, nonché migliorare l'esperienza e la conoscenza di ciascun membro dell'associazione o organizzazione.

La sua funzione principale si concentra sulla responsabilità diretta delle attività di vendita dell'azienda, gestione del marketing, promozione e distribuzione, pianificazione delle vendite, organizzazione delle diverse distribuzioni.

Assegnare obiettivi da raggiungere rispetto alle vendite in base a prodotti e aree, creare piani strategici per migliorare il successo dell'azienda, studiare clienti e luoghi che possono essere più adatti a promuovere.

Favorisce un clima di lavoro di squadra promuovendo lo spirito di vendita del personale preposto.

Analizza le possibili cause di problemi e reclami dei clienti.

Progettare politiche per determinare i prezzi e le condizioni di vendita.

Crea piani per aumentare il progresso della formazione delle persone nel tuo dipartimento.

Ha il compito di ricevere, filtrare e distribuire le diverse procedure e miglioramenti riguardanti la qualità del servizio.

Controllore e contabilità

Funzione incaricata di analizzare e controllare le operazioni finanziarie e contabili.

È inoltre dedicato alla redazione di budget annuali, previsioni di reddito, bilanci, creazione di report sulla situazione finanziaria, presenziare ad audit da parte del controllore, ecc.

acquisti

È una posizione molto importante per il corretto svolgimento del lavoro in azienda perché si occupano della filiera e degli acquisti di tutti i beni necessari affinché lo stabilimento funzioni efficacemente.

Possono trattarsi di acquisti ad uso dell'azienda come per la rivendita e / o di materia prima per la produzione dei propri prodotti.

Questo addebito include anche l'acquisto di servizi relativi al trasporto o al marketing.

Sono responsabili dell'uso delle informazioni e dei sistemi informatici per la gestione dell'organizzazione.

Progettano e dirigono tutte le attività relative alla tecnologia dell'informazione e della tecnologia nell'azienda per cui lavorano.

Determinano gli obiettivi di business per la progettazione di piani per raggiungere gli obiettivi precedentemente dichiarati.

4- Assistente manager

È incaricato di adempiere a tutte le funzioni del dirigente in caso di assenza di quest'ultimo.

In generale, non prende decisioni importanti senza aver prima consultato il manager, ma ha decisioni su questioni di routine e comuni che possono sorgere durante il normale funzionamento dell'hotel.

Devi essere formato con tutte le informazioni e le conoscenze necessarie per assumere una posizione così importante, conoscere tutte le funzioni, il personale, i loro compiti, le sostituzioni, ecc.

Inoltre, la conoscenza delle norme legali è qualcosa che non può mancare per evitare di avere problemi con la legge.

Devi risolvere rapidamente e avere un piano B per tutto nel caso in cui le cose non andassero come previsto.

Quarter Division Manager

Il suo lavoro consiste nel pianificare, supervisionare e controllare che tutte le politiche operative relative alla sua area siano eseguite:

• Pianificare e supervisionare il funzionamento di gruppi e convegni.
• Analizza le statistiche mensili.
• Stabilisci standard e norme per la fornitura di servizi nella tua zona.
• Ricevi reclami relativi alla tua zona.
• Coordina con il responsabile della manutenzione la corretta esecuzione dei loro compiti.

Responsabile della reception

Organizza e controlla i compiti del reparto reception:

• Crea il programma del personale a tuo carico.
• Gestione dei reclami.
• Se necessario, comunica con gli altri reparti.
• Si prendono cura del servizio clienti e risolvono qualsiasi domanda o dubbio.
• È il principale responsabile del contatto con il cliente.

Governante

Questo reparto è quello con il maggior numero di addetti responsabili dell'intero hotel e si occupa principalmente della pulizia dell'intero stabilimento: sia le aree comuni dell'hotel che i corridoi, gli uffici, le camere, ecc.

Questa posizione è estremamente importante perché la pulizia è il biglietto da visita di un hotel, da questo dipende gran parte del successo o del fallimento.

Devi ricevere una formazione, i dipendenti devono essere amichevoli e trasmettere calore agli ospiti.

Responsabile di cibo e bevande

È incaricato di supervisionare la preparazione e la decorazione di ciascuno dei piatti e delle bevande che vengono preparati nella zona cucina dell'hotel, seguendo le ricette e gli standard precedentemente stabiliti dall'hotel.

Garantire il corretto svolgimento delle funzioni degli altri dipendenti, una buona gestione delle forniture, evitare sprechi di materiale, preparare il menu, supervisionare l'area dei dolci, liquori, inventario generale, ecc.

Devi fare gli acquisti necessari e controllare i magazzini.

Avere il controllo di tutto il personale sotto la tua responsabilità.

Capitano del servizio clienti

Responsabile del gestore per il corretto funzionamento dei servizi offerti dal ristorante o caffetteria.

• Ricevi il cliente.
• Lo accompagna a tavola.
• Ottieni suggerimenti.
• Congedare la cena.
• Controlla che tutti stiano facendo il loro lavoro.
• Controlla le scorte.
• Aiuta i camerieri se necessario.

Si occupa del controllo del personale, della creazione dei menù, del monitoraggio dell'uso razionale delle materie prime e di altri beni, del controllo della produzione e della qualità dei piatti, della determinazione degli orari di lavoro degli altri lavoratori a suo carico.

Responsabile dei servizi generali

È responsabile dello sviluppo di un programma annuale per la manutenzione e la prevenzione di macchinari e attrezzature.

Adottare tutte le misure necessarie per mantenere e migliorare le condizioni architettoniche della proprietà.

Amministrazione dei servizi di base, supportare le aree che lo compongono, salvaguardare la sicurezza dell'immobile e dei suoi occupanti, operare la commissione igiene e sicurezza.

Responsabile della manutenzione

• È necessario risolvere tutti i problemi a tempo di record in modo che la produzione non venga interrotta.
• È necessario organizzare e coordinare gli ordini di lavoro di manutenzione per tutto il personale a carico.
• Coordinare la consegna e il ricevimento dei materiali necessari per eseguire i lavori di manutenzione.
• Verificare l'ordine e la qualità del lavoro svolto.
• Autorizzare la rimozione dei materiali immagazzinati nel magazzino.
• Se necessario, deve fornire formazione sulle attrezzature, materiali e strumenti presenti nelle strutture.

Capo della sicurezza

È responsabile della prevenzione dei rischi professionali.

• Analizza le possibili situazioni di rischio.
• Prepara piani di sicurezza.
• Ispeziona la squadra.
• Monitorare i sistemi.
• Garantisce la sicurezza di clienti e dipendenti.
• Prepara rapporti su tutto ciò che è stato fatto ed è successo.
• Controllo del parcheggio.

Direttore del giardino

Responsabile di tutto ciò che riguarda il giardino e la sua manutenzione.

Direttore amministrativo

La sua funzione è quella di programmare e dirigere la gestione amministrativa dell'azienda.

• Gestisci i rapporti con i fornitori.
• Controllo disciplinare del personale.
• Creare strategie di produzione, ecc.

Capo delle risorse umane

È responsabile di tutto ciò che riguarda il controllo delle risorse umane e opera a diretto contatto con la Direzione Generale e altri dirigenti.

• Devi mantenere un ambiente di lavoro favorevole.
• Organizza i sottosistemi delle risorse umane.
• Mediare i conflitti tra i dipendenti.
• Garantire il benessere delle relazioni azienda-dipendenti.

Responsabile del magazzino

Controlla gli input e gli output di tutti i materiali, attrezzature, prodotti, strumenti e in generale tutti i beni di proprietà dell'azienda.

Effettua inoltre audit e inventari per il corretto ed efficace controllo.

Assistente contabilità

Il suo lavoro è legato alle mansioni contabili, tra alcune delle sue numerose funzioni possiamo trovare:

• Gestione delle scorte.
• Servizi a pagamento.
• Dichiarazioni fiscali.

Assistente amministrativo

Le sue principali funzioni sono:

• Elaborazione della corrispondenza, ricezione di documenti, risposta a chiamate, visite, archiviazione di documenti, elaborazione di file, aggiornamento dell'agenda, ecc.

Un altro schema è: