AUDIT OPERATIVO: CARATTERISTICHE, OBIETTIVI, PROCEDURA - DUDAS - 2024

L' audit operativo è una revisione sistematica dell'efficacia, dell'efficienza e dell'economia del funzionamento di un'organizzazione sotto il controllo manageriale, riportando alle persone appropriate i risultati della valutazione, insieme alle raccomandazioni per i miglioramenti.

L'audit operativo è una valutazione lungimirante, sistematica e indipendente delle attività organizzative. Questo tipo di audit è sostanzialmente diverso da un audit interno, in cui l'obiettivo è esaminare l'adeguatezza dei controlli e valutare la correttezza della presentazione del bilancio.

I dati finanziari possono essere utilizzati nell'audit operativo, ma le principali fonti di evidenza sono le politiche operative e i risultati relativi agli obiettivi dell'organizzazione.

Gli audit operativi sono generalmente eseguiti dal personale di audit interno, sebbene possano essere assunti specialisti per eseguire revisioni nelle loro aree di competenza.

I principali utenti delle raccomandazioni di audit sono il team di gestione, e in particolare i manager delle aree che sono state esaminate.

caratteristiche

L'audit operativo è un esame del modo in cui un'organizzazione conduce la propria attività, al fine di evidenziare miglioramenti che aumentano la sua efficienza ed efficacia.

Il processo è analogo ad altri tipi di audit, come l'audit finanziario, ma con l'audit operativo viene condotta un'indagine molto più approfondita del business.

Non si concentra su un singolo progetto o dipartimento, perché ogni dipartimento svolge un ruolo nel processo operativo complessivo ed è correlato agli altri.

Gli audit operativi sono obiettivi, eseguiti da un revisore interno o esterno. Forniscono una nuova prospettiva sugli aspetti positivi e negativi delle pratiche e dei processi organizzativi.

tipi

Audit operativo in aziende manifatturiere

Le aziende che fabbricano prodotti conducono audit operativi per esaminare il loro processo di produzione.

Il flusso dell'operazione è sotto esame. I dipendenti stanno sfruttando al meglio il loro tempo? I prodotti lasciano il processo alla massima velocità possibile? Le materie prime vengono sprecate a causa di una progettazione scadente o di un uso improprio?

Dopo l'audit, l'azienda può apportare alcune modifiche per migliorare il proprio volume di produzione, il che le consentirà di competere con i suoi concorrenti più efficienti.

Audit operativo in società di servizi

Molte aziende forniscono un servizio ai propri clienti, come hotel, ristoranti, officine di riparazione auto o officine di riparazione di elettrodomestici.

Queste aziende possono effettuare un audit operativo per verificare l'interazione dei propri dipendenti con i clienti. Ciò ti consentirà di misurare il tempo necessario per completare una transazione o fare una presentazione di vendita a un potenziale cliente.

Acquirenti fittizi, sconosciuti ai dipendenti, possono essere utilizzati anche per misurare e migliorare il servizio clienti. I controlli operativi possono anche esaminare la sicurezza, le pianificazioni, l'utilizzo di fornitori di terze parti e la configurazione e l'aspetto aziendale.

obiettivi

L'obiettivo dell'audit operativo è determinare se i controlli interni dell'impresa, nonché le politiche e le procedure, siano sufficienti a produrre un livello ottimale di efficienza ed efficacia.

Questo è fondamentale per le aziende, poiché la mancanza di efficacia ed efficienza generalmente significa maggiori costi operativi o minori vendite, il che a volte rappresenta l'incapacità dell'azienda di rimanere e competere sul mercato.

Le aziende e altre organizzazioni si rivolgono al processo di audit operativo per avere davvero una buona immagine del buon andamento dell'azienda e per ottenere nuove idee su come migliorare.

Le organizzazioni possono aspettarsi di raggiungere i seguenti obiettivi principali durante lo svolgimento di qualsiasi audit operativo:

Influenzare un cambiamento positivo

Comprendere come i futuri processi, politiche, procedure e altri tipi di gestione produrranno la massima efficacia ed efficienza.

Comprendi i rischi

Il tipo di rischio associato al rischio aziendale e operativo varia, da interruzione dell'attività, omissioni o errori dei dipendenti, guasti del sistema informativo, guasti del prodotto, problemi di salute e sicurezza, perdita di dipendenti chiave, frode, perdite di fornitori e contenzioso.

Identifica le opportunità di miglioramento

Come risultato della comprensione dei rischi, i revisori possono determinare dove apportare miglioramenti e come mitigare i rischi, migliorando le opportunità.

Le categorie generali di rischio, in cui dovrebbero verificarsi miglioramenti, sono il rischio operativo, il rischio finanziario, il rischio ambientale e il rischio reputazionale.

Riferire all'alta dirigenza

I risultati dell'audit dovrebbero apparire in un rapporto chiaro e dettagliato che fornisca analisi obiettive, valutazioni, raccomandazioni e commenti pertinenti sulle attività esaminate.

Processi

Inizio dell'audit

- Stabilire il primo contatto con il verificato e i leader designati per spiegare il processo di audit e raccogliere informazioni di base sull'azienda, al fine di determinare i punti caldi.

- Valutare le esigenze e le aspettative delle parti interessate, considerando il livello di prestazione del verificato, i risultati degli audit precedenti e la maturità del sistema di gestione sottoposto ad audit.

Preparazione delle attività

- Determinare l'ambito e i rischi potenziali, quindi stabilire procedure e identificare le risorse.

- Preparare il piano di audit, assegnare il lavoro e organizzare i piani d'azione e i documenti necessari.

- Tenere una riunione per confermare che tutte le parti concordano con il piano proposto.

Raccolta e verifica delle informazioni

- Rivedi i documenti durante tutto il processo. Il team dovrebbe incontrarsi regolarmente per scambiare informazioni, valutare i progressi e riassegnare il lavoro, se necessario.

- Esaminare le fonti di informazione, verificare gli elementi probativi e valutarli secondo i criteri di audit.

Generazione di risultati

- I risultati saranno o meno conformi ai criteri di audit. Per un rilievo non conforme, le prove a sostegno devono essere registrate.

- Rivedere le informazioni con il verificato per determinare se le prove sono corrette.

Riunione di chiusura

- Prima della riunione di chiusura, il gruppo di audit dovrebbe concordare le conclusioni, preparare le raccomandazioni e discutere il seguito.

- Tenere la riunione di chiusura per presentare i risultati e le conclusioni. Valuta il feedback delle parti interessate.

Preparazione e distribuzione dei report

- Il team leader comunica i risultati con un rapporto di audit completo, accurato, conciso e chiaro.

- Scrivere il rapporto di audit, incontrando la direzione fino a quando non viene stabilito come la direzione affronterà i problemi riscontrati.

- La relazione deve essere rivista e approvata secondo le procedure concordate. Distribuisci il rapporto ai destinatari appropriati.

Completa l'audit

Il lavoro è completo quando vengono eseguite tutte le attività di audit pianificate. I documenti vengono invece conservati o distrutti secondo le modalità stabilite all'inizio dell'audit.

Riferimenti

1. Wikipedia, l'enciclopedia libera (2018). Auditing operativo. Tratto da: en.wikipedia.org.
2. Steven Bragg (2017). Audit operativo. Strumenti contabili. Tratto da: accountingtools.com.
3. Wanda Thibodeaux (2018). Che cos'è un processo di audit operativo? Piccole imprese - Chron. Tratto da: smallbusiness.chron.com.
4. Smartsheet Inc. (2018). Cosa sono gli audit operativi? Tratto da: smartsheet.com.
5. Contabilità Wiki (2018). Audit operativo. Tratto da: wikiaccounting.com.
6. Tom Streissguth (2018). Cos'è un audit operativo? Bizfluent. Tratto da: bizfluent.com.