- A cosa servono?
- Sistemi contabili informatizzati
- Elementi
- Come scrivere una voce di diario
- Esempi
- Sedile di regolazione
- Sedile in composito
- Sedile rovesciato
- Riferimenti
Le registrazioni a giornale sono i registri delle transazioni che fanno parte della contabilità giornaliera. Pertanto, vengono utilizzati per registrare le transazioni commerciali nei registri contabili di una società.
Possono essere registrati nella contabilità generale, ma talvolta anche in un registro secondario, che verrà quindi riepilogato e spostato nella contabilità generale. La contabilità generale viene utilizzata per creare i rendiconti finanziari dell'azienda. Di conseguenza, le registrazioni prima nota modificheranno direttamente i saldi dei conti nella contabilità generale.
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Nei sistemi di contabilità manuale o automatizzata, le transazioni commerciali vengono prima registrate in un giornale. Ecco da dove viene il termine voci di diario.
Sono una parte importante della contabilità. Possono essere costituiti da più record, ciascuno dei quali sarà un debito o un credito. Il totale degli addebiti deve essere uguale al totale degli accrediti, altrimenti la registrazione a giornale sarà definita "sbilanciata".
Le registrazioni a giornale possono registrare elementi una tantum o ricorrenti, come l'ammortamento o l'ammortamento delle obbligazioni.
A cosa servono?
Le registrazioni a giornale sono la prima fase del ciclo contabile e vengono utilizzate per registrare tutte le transazioni commerciali nel sistema contabile.
Quando gli eventi aziendali si verificano durante il periodo contabile, le registrazioni a giornale vengono registrate nel giornale di registrazione generale per mostrare come l'evento ha modificato l'equazione contabile.
Ad esempio, quando la società spende denaro per acquistare un nuovo veicolo, il conto in contanti viene ridotto o accreditato e il conto del veicolo viene aumentato o addebitato.
La logica alla base di una registrazione a giornale è quella di registrare ogni transazione commerciale in almeno due posizioni, note come contabilità in partita doppia.
Ad esempio, quando viene generata una vendita in contanti, aumenta sia il conto vendite che il conto contanti. Se i prodotti vengono acquistati a credito, aumenterà sia il conto fornitori che il conto inventario.
Le registrazioni prima nota e la relativa documentazione di accompagnamento devono essere archiviate per diversi anni, almeno fino a quando il bilancio della società non deve più essere sottoposto a revisione.
Il periodo minimo di conservazione per le voci del diario dovrebbe essere incluso nella politica di archiviazione aziendale.
Sistemi contabili informatizzati
I sistemi contabili computerizzati registrano automaticamente la maggior parte delle transazioni commerciali nei conti di contabilità generale.
Lo fanno immediatamente dopo aver preparato le fatture di vendita, scritto assegni ai creditori, elaborato le ricevute dei clienti, ecc.
Pertanto, non vedrai le registrazioni prima nota per la maggior parte delle transazioni commerciali, come le fatture dei clienti o dei fornitori. Le voci del diario non vengono utilizzate per registrare attività ad alto volume.
Nel software di contabilità, le registrazioni prima nota vengono generalmente inserite utilizzando moduli separati, come la contabilità fornitori, che ha un proprio registro secondario, che influisce indirettamente sulla contabilità generale.
Tuttavia, alcune registrazioni prima nota dovranno essere elaborate per registrare i trasferimenti tra conti bancari o registrazioni di rettifiche contabili.
Ad esempio, è probabile che tu debba fare una registrazione a giornale alla fine di ogni mese per registrare l'ammortamento. Questa voce conterrà un addebito nelle spese di ammortamento e un credito nell'ammortamento accumulato.
Inoltre, è probabile che ci sia una registrazione a giornale per maturare interessi su un prestito bancario. Questa voce conterrà un addebito per interessi passivi e un credito per interessi passivi.
Elementi
Una registrazione a giornale manuale registrata nel giornale di registrazione generale di una società sarà costituita dalle seguenti voci:
- La data corrispondente.
- Gli importi e i conti che verranno addebitati.
- Gli importi e i conti che verranno accreditati.
- Una breve descrizione o nota.
- Un riferimento, come un numero di assegno.
Questi importi registrati, che appariranno nel giornale di registrazione ordinati per data, verranno registrati nei conti di contabilità generale.
Le registrazioni a giornale vengono generalmente stampate e archiviate in una cartella delle transazioni contabili, con i materiali di supporto di accompagnamento che supportano le registrazioni.
Pertanto, i revisori esterni possono accedere a queste informazioni nell'ambito della revisione di fine anno del bilancio della società e dei relativi sistemi.
Come scrivere una voce di diario
La struttura dettagliata per la scrittura di una registrazione prima nota in contabilità è indicata come segue:
- Una riga di intestazione, che può includere un numero di registrazione a giornale e una data di registrazione a giornale.
- La prima colonna contiene il numero di conto e il nome del conto in cui è registrata la voce. Questo campo avrà un rientro se è per l'account che viene accreditato.
- La seconda colonna contiene l'importo dell'addebito da inserire.
- La terza colonna contiene l'importo del credito da inserire.
- Una riga a piè di pagina può contenere anche una breve descrizione del motivo dell'iscrizione.
In questo modo, il formato della registrazione di base per il record della registrazione a giornale viene presentato come segue:
Le regole strutturali di una registrazione prima nota sono che devono essere presenti almeno due articoli su due righe diverse nella registrazione prima nota e che l'importo totale immesso nella colonna addebito deve essere uguale all'importo totale immesso nella colonna credito. .
Esempi
Sedile di regolazione
Alla fine del mese viene utilizzata una registrazione prima nota di rettifica per poter modificare il bilancio e quindi conformarsi al quadro contabile pertinente, come i Principi contabili generalmente accettati o gli International Financial Reporting Standard.
Ad esempio, gli stipendi non pagati potrebbero maturare alla fine del mese se la società utilizza una base contabile per competenza.
Sedile in composito
Una registrazione a giornale composta è quella che include più di due righe di voci. Viene spesso utilizzato per registrare transazioni complesse o più transazioni contemporaneamente.
Ad esempio, la registrazione prima nota per la registrazione del libro paga contiene generalmente molte righe, poiché comporta la registrazione di numerose passività fiscali e detrazioni sulle buste paga.
Sedile rovesciato
In genere si tratta di una voce di rettifica che viene annullata all'inizio del periodo successivo. In genere accade perché una spesa avrebbe dovuto maturare nel periodo precedente, ma non è più necessaria.
Pertanto, l'accumulo dei salari nel periodo precedente viene invertito nel periodo successivo, per essere sostituito da una spesa reale del personale.
Riferimenti
- Wikipedia, l'enciclopedia libera (2018). Annotazione. Tratto da: en.wikipedia.org.
- Harold Averkamp (2018). Cos'è una voce di diario? Contabile Coach. Tratto da: accountingcoach.com.
- Steven Bragg (2018). Definizione di registrazione a giornale. Strumenti contabili. Tratto da: accountingtools.com.
- Il mio corso di contabilità (2018). Voci di diario. Tratto da: myaccountingcourse.com.
- Jan Irfanullah (2013). Voci di diario. Contabilità spiegata. Tratto da: accountingexplained.com.