GESTIONE DEL PROGETTO: FASI, OBIETTIVI ED ESEMPI - DUDAS - 2024

La gestione del progetto è quella di soddisfare l'esercizio di avvio, pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura del lavoro di un team per soddisfare specifiche ragioni di successo e raggiungere obiettivi specifici entro i tempi prescritti. Pertanto, è l'applicazione di abilità, tecniche, conoscenze e strumenti per programmare attività che soddisfano i requisiti di un progetto.

Un progetto è un lavoro di transizione progettato per generare un risultato, un servizio o un prodotto unico, con un inizio e una fine definiti, intrapreso per raggiungere obiettivi e traguardi notevoli, generalmente per ottenere un valore aggiunto o un cambiamento vantaggioso.

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La qualità temporale dei progetti è in contrasto con le operazioni aziendali di routine, che sono semplici attività iterative, semipermanenti o permanenti per produrre servizi o prodotti.

Non avere un processo per gestire i progetti può comportare perdite di tempo, perdite di denaro e prestazioni scadenti.

Strumento potente

La gestione dei progetti è un potente strumento di business che può offrire molti vantaggi ad aziende di ogni dimensione. Fornisce processi, linee guida e tecniche ripetibili per aiutare a gestire le persone e il lavoro coinvolti nei progetti.

Può aumentare le tue possibilità di successo e aiuta a fornire progetti in modo coerente, efficiente, puntuale e rispettando il budget.

Implementando strategie di gestione del progetto di base, gli obiettivi desiderati verranno raggiunti e tali obiettivi saranno raggiunti entro un intervallo di tempo e costo specificato.

La linea di fondo è che tutti vincono, il che potrebbe quindi essere il miglior vantaggio di tutti per la gestione del progetto.

fasi

Iniziazione

La fase di avvio determina la natura e la portata del progetto. È necessario comprendere l'ambiente aziendale e assicurarsi anche che i controlli necessari siano integrati nel progetto.

I documenti di avvio del progetto sono una serie di brief che vengono utilizzati per creare regolamenti per la durata del progetto. Questi includono:

- Proposta di progetto: idea alla base del progetto, obiettivo generale, durata.

- Scopo del progetto: direzione e monitoraggio del progetto.

- Ripartizione della struttura del lavoro: una scala del lavoro da svolgere, fino alle attività quotidiane.

- Matrice di allocazione delle responsabilità: ruoli e responsabilità allineati ai risultati.

- Analisi delle esigenze e dei requisiti aziendali rispetto a obiettivi misurabili.

- Revisione delle operazioni in corso.

- Lettera di progetto, inclusi costi, attività, risultati finali e programmi.

Pianificazione

L'obiettivo principale è pianificare adeguatamente tempi, costi e risorse per stimare il lavoro richiesto e quindi gestire efficacemente il rischio durante l'esecuzione del progetto. Consiste nel determinare la metodologia da seguire per la gestione del progetto.

- Identificare i risultati finali e creare le strutture di ripartizione del lavoro.

- Identificare le attività necessarie per completare questi deliverable e quindi collegare tali attività con una sequenza logica.

- Stima il fabbisogno di risorse per le attività.

- Stimare il tempo e il costo delle attività.

- Sviluppo del programma e del budget.

- Pianificazione del rischio.

- Ottenere l'approvazione formale per iniziare a lavorare.

Esecuzione

Durante l'esecuzione, è necessario sapere quali sono le scadenze pianificate da eseguire. La fase di esecuzione garantisce che i risultati finali del piano di gestione del progetto siano eseguiti di conseguenza.

Questa fase prevede la corretta allocazione, coordinamento e gestione delle risorse umane e di ogni altra risorsa, come materiali e budget. Il risultato di questa fase sono i deliverable del progetto.

Documentazione del progetto

Per mantenere il budget, l'ambito, l'efficacia e anche il ritmo, un progetto deve avere documenti fisici relativi a ciascuna attività specifica.

Con la documentazione corretta, è facile vedere se i requisiti di un progetto vengono soddisfatti o meno. La documentazione fornisce informazioni su quanto è già stato completato per quel progetto.

Se eseguita correttamente, la documentazione può essere la spina dorsale del successo di un progetto.

Monitoraggio e controllo

Consiste nei processi che vengono eseguiti per osservare l'esecuzione del progetto, in modo che potenziali problemi possano essere identificati in modo tempestivo e possano essere prese misure correttive quando necessario, per controllare l'esecuzione del progetto.

Le prestazioni del progetto vengono osservate e misurate per identificare le variazioni nel piano di gestione del progetto.

Fornisce inoltre feedback tra le diverse fasi del progetto, al fine di attuare azioni preventive o correttive per conformarsi al piano di gestione del progetto.

Chiusura

Contiene il completamento formale del progetto e la sua accettazione. Le attività amministrative includono la documentazione delle lezioni apprese. Consiste nel completare tutte le attività dell'intero insieme di processi per chiudere formalmente il progetto.

In questa fase è inclusa anche la revisione post-esecuzione. Questa è una fase vitale per il team di progetto per imparare dalle esperienze e applicarle a progetti futuri.

Dovresti guardare le cose che hanno funzionato bene nel progetto e analizzare le cose che non hanno funzionato per generare lezioni apprese.

obiettivi

L'obiettivo della gestione del progetto è completare un progetto completo che soddisfi gli obiettivi del cliente.

Sviluppare con successo le fasi del progetto

Un progetto, indipendentemente dalle sue dimensioni, prevede generalmente cinque fasi distintive di uguale importanza: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo, chiusura.

Lo sviluppo e l'esecuzione fluidi e ininterrotti di tutte le fasi di cui sopra garantiscono il successo di un progetto.

Comunica in modo efficiente

Va sempre tenuto presente che il successo o il fallimento di un progetto dipende in gran parte dal lavoro di squadra. Pertanto, la chiave del successo è sempre nella collaborazione.

A tal fine, stabilire una buona comunicazione è di grande importanza. Da un lato, le informazioni devono essere articolate in modo chiaro e completo, in modo che tutti le comprendano appieno. D'altra parte, devi avere la capacità di ascoltare e ricevere feedback costruttivi.

Raggiungere l'obiettivo principale del progetto

L'obiettivo principale del progetto deve essere completato nei tempi previsti, con la qualità attesa e nei limiti del budget considerato.

Ottimizzare gli input necessari assegnati e la loro applicazione per soddisfare gli obiettivi predefiniti del progetto è una questione in cui c'è sempre spazio per il miglioramento.

Tutti i processi e le procedure possono essere riformati e aggiornati per migliorare la sostenibilità di un progetto e anche per guidare il team attraverso il processo di cambiamento strategico.

Produrre un progetto che segua gli obiettivi del cliente

Ciò potrebbe significare che la visione del cliente deve essere affrontata e riformata, o negoziata con lui in relazione agli obiettivi del progetto, per trasformarli in obiettivi raggiungibili.

Soddisfare le aspettative dei clienti e mantenerli felici non solo porta a una collaborazione di successo, che può aiutare a eliminare le sorprese durante l'esecuzione del progetto, ma garantisce anche la sostenibilità futura.

Benefici

Il vantaggio principale della gestione dei progetti è che ti aiuta a gestire i progetti in modo efficace. Ciò consente una risoluzione dei problemi più rapida.

Maggiore efficienza nella fornitura dei servizi

La gestione del progetto fornisce una tabella di marcia che può essere facilmente seguita e porta al completamento del progetto. Dopo aver saputo dove evitare le buche, è ovvio che lavorerai in modo più intelligente ed efficiente.

Soddisfazione del cliente

Finché un progetto viene completato in tempo e sotto il budget, il cliente se ne va felice. E un cliente felice è qualcuno che verrà rivisto.

La gestione intelligente dei progetti fornisce gli strumenti che consentono di continuare questa relazione cliente / gestore.

Maggiore efficacia nella fornitura dei servizi

Le stesse strategie che hanno reso possibile completare con successo un progetto serviranno anche a molti altri progetti.

Migliora la crescita e lo sviluppo all'interno del team

I risultati positivi non solo creano rispetto, ma spesso ispirano il team di progetto a continuare a cercare modi per eseguire in modo più efficiente.

Maggiore flessibilità

Forse uno dei maggiori vantaggi della gestione del progetto è che consente flessibilità. Una gestione sicura del progetto consente di disegnare la strategia che si desidera eseguire in modo che il progetto sia completato.

Tuttavia, il bello di una tale organizzazione è che se si scopre un percorso più intelligente da intraprendere, è possibile intraprenderlo. Per molte piccole e medie imprese, questo vale da solo il prezzo di ammissione.

Maggiore valutazione del rischio

Quando tutti i giocatori sono allineati e la strategia è a posto, salteranno i potenziali rischi di schiaffo.

La gestione del progetto fornisce una bandiera rossa al momento giusto, prima di iniziare a lavorare sul completamento del progetto.

Esempi

American Airlines

La fusione di American Airlines con US Airways ha creato una sovrapposizione di tecnologia e programmi. Sapevano che i fogli di calcolo non erano sufficienti per gestire progetti e risorse complessi.

Per ottenere visibilità sulle più ampie priorità divisionali e globali, hanno iniziato a utilizzare la gestione dei progetti per l'ingresso del personale, la gestione delle risorse e la pianificazione delle capacità.

Di conseguenza, la compagnia aerea è passata dal capitalizzare il suo lavoro di tecnologia dell'informazione dal 10% al 20%. Ciò equivale a un impatto positivo netto di diversi milioni di dollari sul tuo bilancio.

Ora hanno accesso a dati migliori e più affidabili per prendere decisioni critiche su progetti e risorse.

Royal Bank

La Royal Bank of Scotland aveva bisogno di implementare dati coerenti e affidabili per informare le decisioni finanziarie e sulle risorse. Pertanto, hanno scelto la gestione del progetto per guidare questa coerenza. Così hanno ritirato 35 sistemi legacy, più di 50 strumenti sviluppati dagli utenti e centinaia di fogli di calcolo.

Con dati in diversi formati e centinaia di progetti gestiti da diversi sistemi, desideravano controllare i propri dati per vedere più chiaramente la loro base clienti totale.

In dodici mesi sono stati in grado di soddisfare il loro business case e ottenere un ritorno sull'investimento. Lungo la strada, hanno migliorato la trasparenza e ridotto i costi in ciascuna unità aziendale.

Riferimenti

1. Wikipedia, l'enciclopedia libera (2019). Gestione di progetto. Tratto da: en.wikipedia.org.
2. Istituto di gestione dei progetti (2019). Cos'è il Project Management? Tratto da: pmi.org.
3. Clarizen (2018). Quali sono gli obiettivi del Project Management? Tratto da: clarizen.com.
4. NI Business (2019). Vantaggi della gestione del progetto. Tratto da: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019). I 10 principali vantaggi della gestione dei progetti. Gestione dei progetti Bright Hub. Tratto da: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 esempi di gestione di progetti di successo nel mondo reale. Blog di Planview. Tratto da: blog.planview.com.