Un esborso in contanti (contabilità) , chiamato anche pagamento in contanti, si riferisce al pagamento effettuato da un'azienda durante un periodo specifico, ad esempio un mese, trimestre o anno. È il deflusso di contanti pagato in cambio della fornitura di beni o servizi.
Non include solo pagamenti in contanti (cash out), ma anche tramite assegni o trasferimenti elettronici di fondi. Se il pagamento viene effettuato tramite assegno o bonifico, di solito c'è un ritardo di uno o due giorni prima che i fondi vengano prelevati dal conto bancario della società, a causa della lunghezza della loro elaborazione.
Gli esborsi in contanti vengono generalmente effettuati tramite il sistema di contabilità fornitori. Tuttavia, i fondi possono essere erogati anche tramite il sistema del libro paga e tramite la piccola cassa.
Il processo di erogazione di contanti può essere subappaltato alla banca della società, in modo che emetta i pagamenti dalle date autorizzate dalla società pagatrice utilizzando i fondi del conto corrente dell'entità.
caratteristiche
Un esborso rappresenta un deflusso di denaro. L'attività di pagamento si traduce in una riduzione del saldo di cassa disponibile in un conto corrente.
È inoltre possibile effettuare un esborso in contanti per rimborsare denaro a un cliente, che viene registrato come riduzione delle vendite. Un altro tipo di esborso di cassa è il pagamento di dividendi agli azionisti; questo viene registrato come riduzione del capitale sociale.
Esistono numerose possibili operazioni di esborso, tra cui le seguenti:
- Salari corrisposti ai dipendenti.
- Commissioni di vendita pagate ai venditori.
- Royalties pagate per l'utilizzo della proprietà intellettuale.
- Il pagamento delle fatture dei fornitori.
- Dividendi pagati ad azionisti o investitori.
- Tasse pagate allo Stato.
Le forme più comuni che un esborso può assumere sono contanti, assegno, bonifico elettronico automatico, carta di debito e bonifico bancario.
Conti di esborso
Un'azienda utilizza conti di spesa per controllare il denaro che utilizza per spese diverse come buste paga, contenziosi, sanzioni normative, manutenzione delle apparecchiature e forniture per ufficio.
Qualsiasi account su cui l'azienda fa affidamento per monitorare ciò che esce dalle casse aziendali si qualifica come account di esborso. Data l'importanza di questi conti, c'è molto pensiero strategico per formulare e adottare procedure di esborso.
Questi regolamenti aiutano i dipendenti a capire chiaramente come erogare fondi, quando farlo, da chi ottenere l'approvazione e come segnalare gli elementi.
Un contabile registra le transazioni e le registra nei libri mastri come la contabilità generale e il libro della contabilità fornitori. Ciascun record include la data, il nome del beneficiario, l'importo addebitato o accreditato, il metodo di pagamento, lo scopo del pagamento e il suo effetto sul saldo di cassa generale dell'azienda.
I conti nella contabilità generale dipendono dal tipo di attività. Ad esempio, un rivenditore ha pagamenti per articoli di inventario, contabilità fornitori e salari. Un produttore ha transazioni per materie prime e costi di produzione.
Cosa serve?
Le uscite di cassa misurano la quantità di denaro che effettivamente lascia un'impresa. Questo importo può essere molto diverso dal profitto o dalla perdita effettivi dell'azienda.
Ad esempio, se un'azienda utilizza il metodo di contabilità per competenza, le spese vengono registrate quando sono sostenute, non quando vengono pagate. Allo stesso modo, il reddito viene riportato quando viene guadagnato, non quando viene effettivamente riscosso.
Tuttavia, se le entrate non vengono raccolte rapidamente come desiderato, ma le spese vengono pagate, potresti riportare un profitto ma senza avere denaro per essere finito.
L'esborso di denaro fa parte del flusso di cassa. Se il flusso di cassa è negativo, il che significa che le spese sono superiori al reddito, può essere un preallarme di possibili crediti inesigibili.
Giornale di esborso
Il giornale di registrazione delle spese è la registrazione tenuta dai contabili di tutte le spese finanziarie sostenute da una società prima di pubblicarle nella contabilità generale.
I giornali di esborso svolgono una serie di funzioni, come mezzo per registrare le cancellazioni fiscali e la categorizzazione di altre spese. Tutti gli acquisti effettuati in contanti sono registrati nel giornale di registrazione delle spese.
Questo giornale di registrazione viene riconciliato mensilmente con i conti di contabilità generale. Questi vengono successivamente utilizzati per creare i rendiconti finanziari per i periodi contabili regolari.
I giornali sono conservati nel software di contabilità e conterranno le seguenti informazioni di base: data di esborso, numero di assegno, tipo di transazione, importo, beneficiario e nota.
Il manager del giornale deve essere molto meticoloso e consapevole di ogni transazione al fine di mantenere il giornale correttamente. È inoltre buona norma stabilire controlli interni in modo che il denaro non venga deviato o utilizzato in modo improprio.
Tali controlli interni potrebbero essere la verifica di spese di importo elevato o il monitoraggio di particolari schemi di pagamento per attività insolite.
Oltre al suo utilizzo per i movimenti di contabilità generale nella preparazione dei rendiconti finanziari di una società, il giornale di registrazione delle spese può fornire informazioni ai proprietari sulle attività di gestione del contante.
Tra le importanti informazioni presentate da detto giornale si evidenzia quanto è stato stanziato per l'inventario di quel mese, quanto è venuto per i salari, quanto per le locazioni, quanto per i servizi esterni, tra gli altri aspetti. Il giornale diventa una buona risorsa per guidare le future decisioni di prelievo.
Esempio
Un esempio di esborso è quando un avvocato aziendale, mentre prepara un caso, effettua pagamenti a terzi per spese legali o mediche, indagini private, invio di documenti o perizie.
Gli esborsi possono essere costosi nei casi che comportano rapporti di esperti per l'istituzione di prove, specialmente nei casi di lesioni personali, quando lesioni gravi hanno effetti a lungo termine e devono essere valutate immediatamente.
Questi rapporti consentono una determinazione più accurata delle perdite dei clienti e forniscono una migliore comprensione dei danni dichiarati. L'avvocato informa il cliente e la compagnia di assicurazioni prima di sostenere costi elevati. Il cliente deve rimborsare l'avvocato.
Riferimenti
- Michael Keenan (2018). Che cos'è un esborso in contanti in contabilità? Piccole imprese - Chron. Tratto da: smallbusiness.chron.com.
- Steven Bragg (2017). Esborso in contanti. Strumenti contabili. Tratto da: accountingtools.com.
- Investopedia (2018). Giornale di pagamento in contanti. Tratto da: investopedia.com.
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- Marchese Codjia (2017). Che cos'è un conto di esborso? Bizfluent. Tratto da: bizfluent.com.