PROVA DI SCARICA: CARATTERISTICHE, A COSA SERVE, ESEMPIO - DUDAS - 2025

La prova di estinzione è un documento contabile che serve a registrare il pagamento dei diversi impegni che un'entità economica acquisisce. Possono essere obbligazioni di lavoro, debiti verso fornitori, transazioni commerciali, diverse spese operative (cancelleria, servizi, ecc.), Anticipi, ecc.

Questo documento può essere utilizzato come prova dell'avvenuta transazione monetaria tra due parti. Negli affari, una ricevuta può essere utilizzata per una varietà di scopi: a volte per sostituire il contante in una transazione, fungere da ricevuta o anche per indicare che una fattura è stata approvata per il pagamento.

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Viene utilizzato per supportare il pagamento di una certa somma di denaro tramite assegno. In genere in azienda si fa in duplice copia, in modo tale che l'originale possa essere allegato al giustificativo di contabilità giornaliera e la copia da archiviare nel fascicolo consecutivo.

In sintesi, questo documento serve per poter registrare le operazioni corrispondenti a un pagamento con emissione di assegno. Sono anche chiamate politiche di controllo. A sua volta, è un documento che aiuta un'azienda a controllare meglio le proprie spese.

Caratteristiche della prova di dimissione

- Chi lo fa?

In generale, la prova di dimissione è preparata dall'azienda, che fa un duplicato:

- La ricevuta in originale, che viene conservata dall'azienda e che serve per allegarla alla spesa giornaliera gestita dalla contabilità.

- La copia, per il file consecutivo.

- Sicurezza

Per tenere traccia ed evitare frodi, si raccomanda che la prova di discarico sia ricevuta e debitamente timbrata dal beneficiario del pagamento, sebbene questo non sia un obbligo legale.

Per avere un maggiore controllo, una copia dell'assegno è allegata alla prova di pagamento, perché la cauzione viene consegnata al beneficiario.

Il supporto contabile deve essere registrato in modo sintetico e ordinato, in modo tale che le transazioni che vengono effettuate quotidianamente in un'azienda possano essere chiaramente espresse.

- Modalità di pagamento

La prova di dimissione è predisposta per tutti i pagamenti effettuati direttamente dall'azienda. In tutte le organizzazioni aziendali, la maggior parte dei pagamenti viene effettuata nei seguenti modi:

- Pagamento in contanti.

- Pagamento tramite assegno.

- Pagamento per vaglia o vaglia.

- Pagamento effettuato direttamente dalla banca per conto della clientela business.

Può anche essere fatto da una terza parte per conto dell'azienda. Tuttavia, in questo caso non sarà fornita alcuna prova di dimissione. Per questo tipo di transazione verrà predisposto un documento preliminare.

- Documenti di origine

Nessun voucher può essere preparato senza un documento di origine disponibile. Questi documenti di origine vengono presentati per eseguire la prova di dimissione.

Note in contanti

Le banconote sono la prova di qualsiasi materiale acquistato per scopi ufficiali. È un documento simile a una fattura.

ricevute

Le ricevute vengono consegnate da fornitori di servizi o persone che ricevono pagamenti da un'azienda sul proprio account.

In pratica, quando un'organizzazione acquista materiali o servizi su base creditizia e successivamente effettua il pagamento a fornitori di beni o servizi, emette una ricevuta come prova del pagamento effettuato dall'azienda.

La ricevuta è anche la prova di diversi tipi di depositi e anticipi, ovvero depositi cauzionali, anticipi effettuati, ecc.

Dettagli preparati dal personale

Esistono molti tipi di transazioni per le quali la persona che ha speso il denaro non può ottenere ricevute, fatture o banconote. Per questo tipo di pagamento, la persona deve predisporre un dettaglio della spesa ed essere autorizzata dall'autorità competente, al fine di effettuare il pagamento.

Ad esempio, per i costi di trasporto il personale non può fornire una ricevuta. Pertanto, potrebbero esserci molte altre transazioni minori rispetto alle quali non viene fornita alcuna prova, ad eccezione dei dettagli preparati dallo staff.

Cosa serve?

La prova di discarico è importante perché permette di avere la registrazione e il controllo dei pagamenti effettuati con assegni o contanti, discriminando così il modo in cui è stato effettuato il pagamento, con le informazioni corrispondenti.

Il documento registra l'importo pagato, la data di emissione e consegna, il nome del beneficiario a cui è stato consegnato il pagamento e il concetto per il quale è stato effettuato.

Inoltre, è un ottimo meccanismo di controllo in cui i nomi sono indicati con le rispettive firme delle persone che sono state coinvolte nel pagamento. Non solo la persona che ha effettuato l'assegno e la ricevuta stessa, ma anche la persona responsabile che ha effettuato la revisione.

Ancora più importante, la prova di discarico riflette il nome e la firma della persona che ha autorizzato il pagamento, generando così una tracciabilità totale delle operazioni di regolamento effettuate.

Il voucher permette invece di inserire i dati corrispondenti, come codice conto contabile, importo, concetto, ecc., Per poter successivamente registrare ogni pagamento nel libro contabile.

Esempio di prova di dimissione

Di seguito l'immagine di una tipica ricevuta di uscita, indicando i numeri nei diversi spazi il contenuto da inserire in essi:

- 1: La copia dell'assegno si rifletterà in questo spazio una volta realizzato, utilizzando carta carbone.

- 2: se viene trasportato un numero consecutivo, viene inserito il numero corrispondente della ricevuta.

- 3: Il codice del conto contabile viene inserito secondo il piano dei conti unico.

- 4: Viene indicato il motivo per cui è stato effettuato il pagamento.

- 5: importo di ogni pagamento effettuato in relazione al buono.

- 6: Va compilato solo in caso di chiarimenti da apportare.

- 7: importo finale del pagamento che viene effettuato.

- 8: Viene indicato il numero dell'assegno con il quale viene effettuato il pagamento.

- 9: Se il pagamento viene effettuato in contanti, viene contrassegnato con una X. In questo caso, gli spazi indicati in 1 e 8 non verranno utilizzati.

- 10: Se il pagamento viene effettuato tramite assegno, viene inserito il nome della banca corrispondente all'assegno.

- 11: il nome della filiale della banca che ha emesso l'assegno.

Campi di controllo

- 12: nome della persona fisica o giuridica alla quale viene effettuato il pagamento.

- 13: nome della persona che ha preparato la ricevuta e l'assegno.

- 14: nome della persona che ha esaminato l'assegno e la ricevuta effettuata.

- 15: nome della persona autorizzata che ha approvato l'assegno e la ricevuta.

- 16: nome della persona responsabile della registrazione contabile del pagamento.

- 17: firma della persona che ha ricevuto l'assegno. Se si tratta di una persona giuridica, deve essere anche debitamente sigillata.

- 18: viene inserito il numero del documento di identità della persona che ha ricevuto l'assegno. Se sei una persona giuridica, devi aggiungere il numero Nif dell'azienda.

- 19: Data della transazione (giorno, mese e anno).

Riferimenti

1. Sofia Orozco (2019). Buono di esborso. Calameo. Tratto da: es.calameo.com.
2. Si applica Accounting Excel (2019). Come creare una prova di dimissione. Tratto da: aplicaexcelcontable.com.
3. Dizionario commerciale (2019). Buono di pagamento. Tratto da: businessdictionary.com.
4. S. Bansal (2011). Buono di pagamento. Impara gli account. Tratto da: letslearnaccounting.com.
5. Wiki How (2019). Come effettuare un buono di pagamento. Tratto da: wikihow.com.