- Qual è il valore dei record amministrativi?
- Chi sono i partecipanti a un atto amministrativo?
- Qual è il contenuto richiesto per un record amministrativo?
- Esempi
- Primo esempio
- Secondo esempio
- Riferimenti
Un atto amministrativo è il documento in cui gli eventi accaduti a un lavoratore o gruppo di lavoratori sono registrati per iscritto e come prova documentale. Di solito sono registrazioni di situazioni di lavoro irregolare o non conformità a regolamenti che comportano sanzioni.
Le irregolarità registrate negli atti amministrativi devono rientrare in quelle previste dalla normativa del lavoro applicabile; cioè, devono riflettersi nel contratto di lavoro, così come nel diritto federale del lavoro e nel regolamento interno del lavoro.
Qual è il valore dei record amministrativi?
Documentare gli incidenti di lavoro rilevanti nei registri amministrativi è una pratica altamente raccomandata, perché possono essere utilizzati "a posteriori" in due modi:
- Per provare i fatti davanti ai collegi di conciliazione e arbitrato in caso di controversia di lavoro.
- Accreditare il profilo dei dipendenti più anziani in caso di licenziamento, in quanto tale profilo è valutato indipendentemente dalla causa stabilita per la risoluzione del rapporto di lavoro.
Chi sono i partecipanti a un atto amministrativo?
È fondamentale determinare l'obiettivo della redazione di un atto amministrativo, per poter determinare chi devono essere i partecipanti che devono dimostrare e firmare il documento.
Questi obiettivi possono essere:
- Dettagliare la violazione di un obbligo di lavoro.
- Dettaglia una pena di lavoro.
- Dettaglia un licenziamento.
Normalmente i partecipanti sono, logicamente, lavoratori e testimoni, ma anche il rappresentante aziendale che solitamente è quello indicato per convocare l'assemblea che origina il successivo atto amministrativo. È essenziale documentare in dettaglio chi erano i partecipanti, per garantire la validità dell'atto amministrativo.
Qual è il contenuto richiesto per un record amministrativo?
Questi sono i dati di base che i reparti delle risorse umane devono registrare nei registri amministrativi:
- Domicilio della società o luogo in cui si verificano i fatti oggetto dell'atto amministrativo.
- Data e ora.
- Partecipanti o parti che appaiono.
- Spiegazione del motivo.
- Dichiarazioni (lavoratori e testimoni).
- Particolare della documentazione a supporto di quanto dichiarato dai testimoni e da altre parti apparenti.
- Chiusura del verbale che riflette il tempo e la firma dei partecipanti.
- Nel caso di atti amministrativi relativi a sanzioni ai lavoratori, devono essere conservati nell'archivio del lavoratore sanzionato.
Esempi
Primo esempio
«A Città del Messico, alle 8:00 dell'8 dicembre 2017, presso gli uffici dell'area Risorse umane della Società Madnus SA situata all'indirizzo Calle los Rosales # 10, México, DF, Sig. Pedro Pérez, direttore generale, incontro; María Romero, assistente amministrativa; Rosa Cali, Responsabile Risorse Umane; e Sergio Arcade, segretario dell'Unione, per indagare sugli eventi accaduti il 7 dicembre di quest'anno alle ore 10:00 in relazione al lavoratore Javier Sánchez, operatore.
La signora María Romero dichiara che: il 7 dicembre l'operaio Javier Sánchez si è presentato nei locali dell'azienda con un'ora di ritardo e in evidente stato di intossicazione, pronunciando insulti che ha preferito non ripetere davanti ai presenti. Quindi, dopo aver vomitato sul tavolo della reception, Javier Sánchez è rimasto incosciente sul pavimento.
Il Sig. Javier Sánchez afferma che: il 7 dicembre è arrivato in ritardo al lavoro, nonostante non stesse bene, era determinato a svolgere il suo lavoro quando si sentiva ancora peggio, ha iniziato a vomitare ed è caduto a terra privo di sensi. Il signor Sánchez insiste nel negare di essere ubriaco o di aver usato insulti.
Avendo reso noto ai partecipanti il motivo della riunione e la redazione del presente verbale con la seguente sanzione (dettaglio della sanzione secondo il Regolamento interno di lavoro della Società) per Javier Sánchez e le dichiarazioni precedenti, si risolvono il presente atto amministrativo firmato di comune accordo dai partecipanti.
Secondo esempio
«Alle 11:45 del 12 maggio 2017 in Calle de la Colina nº 8, presso la sede della società Rocali SA e con la presenza di JA Martínez in qualità di guardiano / portiere, M. Serrano in qualità di Responsabile Risorse Umane e Marina Carmona in qualità di Segretario / Amministrativo per dare esecuzione alla revoca del presente atto amministrativo per gli eventi occorsi in data 12 maggio 2017 alle ore 09:00 presso la sede della Società Rocali SA , all'interno della funzione Risorse Umane. Fatti costituiti da:
Marina Carmona afferma che il 12 maggio 2017, al suo arrivo presso la sede della società Rocali SA, è stata trattenuta all'ingresso dei locali dalla guardia giurata JA Martínez per comunicarle che non poteva passare perché non faceva più parte del personale dell'azienda, al quale la Marina Carmona ha affermato di non avere notizia di tale risoluzione del contratto.
Marina Carmona, dopo aver lottato per qualche istante, ha potuto accedere alle strutture della società Rocali, SA, arrivando rapidamente e molto agitata all'ufficio del M. Serrano per chiedere il motivo del licenziamento.
Poco dopo è intervenuta il Responsabile Risorse Umane, M. Serrano, che ha affermato di non essere a conoscenza del licenziamento ma che ha provveduto a verificarlo.
Dopo aver consultato il database, M. Serrano è tornato nel suo ufficio per informare Marina Carmona che si trattava di un errore, poiché era stata licenziata un'altra dipendente di nome Marina García. Si è scusato profusamente per lo sfortunato errore commesso e ha indicato che, se lo avesse richiesto, avrebbe redatto un certificato amministrativo in modo da non avere problemi ad arrivare in ritardo al suo lavoro.
Questa lettera viene sollevata su richiesta delle persone coinvolte.
Marina Carmona.
M. Serrano.
JA Martinez ».
Riferimenti
- Avvia una PMI. Documenti amministrativi. emprendepyme.net
- BBD Sall Consultores. (2015) Valore probatorio dei verbali. bbdconsultores.wordpress.com
- Angelico Pineda (2016) Perché i documenti amministrativi sono importanti? elempresario.mx
- Runa. (2017) Sai cosa sono i registri amministrativi o di lavoro? runahr.com
- Wikipedia. Documenti amministrativi.