TEORIA BUROCRATICA DELL'AMMINISTRAZIONE: CARATTERISTICHE - LAVORO - 2025

La teoria burocratica dell'amministrazione determina che per ottenere risultati ottimali, ogni azienda deve includere la divisione del lavoro, una struttura gerarchica, rapporti impersonali tra i membri e regole che ne regolano il funzionamento.

Questa teoria propone una struttura di lavoro razionalizzata diversa dai metodi personalistici, autoritari o tradizionali, in modo che il funzionamento di qualsiasi organizzazione raggiunga una performance efficiente e ottimale.

Nasce dalla mano del sociologo tedesco Max Weber, che si considera il suo fondatore. Per lui burocrazia significava un insieme di caratteristiche che ogni organizzazione formale di persone doveva includere.

Che l'amministrazione di un gruppo si svolga in modo razionale significa che tutti i mezzi e le componenti vengono adeguati nel miglior modo possibile, al fine di raggiungere determinati fini o obiettivi.

Si parla di burocrazia amministrativa perché si tratta di razionalizzare la struttura amministrativa di qualsiasi associazione umana.

L'attività amministrativa che si svolge in un qualsiasi gruppo, compresa la gestione della casa e della famiglia, raggruppa tutti i compiti di pianificazione, organizzazione, direzione, coordinamento e controllo delle attività.

Weber e la teoria della burocrazia amministrativa

La burocrazia era una teoria ideata da Weber che proponeva un tipo di funzionamento organizzativo che non esisteva per il suo tempo.

Piuttosto, Weber ha utilizzato la sua teoria della burocrazia per promuovere una concezione del lavoro di gruppo su larga scala, che alla fine ha finito per dare forma a gran parte del prototipo secondo cui le organizzazioni sindacali multi-dominio sono progettate nel mondo contemporaneo.

Per Weber, la burocrazia era la forma di organizzazione più razionale e l'unica che garantiva il massimo grado di disciplina, continuità, calcolabilità, precisione, rigore e fiducia, qualità desiderate in qualsiasi impresa umana. Lo considerava un dispositivo con un alto grado di efficienza tecnica.

Caratteristiche principali

Divisione del lavoro

La divisione del lavoro è una delle caratteristiche più distintive della struttura burocratica proposta da Weber, e oggi è stata ampiamente accettata e stabilita in tutte le burocrazie e strutture amministrative.

È il processo attraverso il quale tutto il lavoro dell'organizzazione viene organizzato e distribuito in modo razionale, per raggiungere livelli di efficienza più elevati.

Secondo questo schema, vengono stabilite diverse aree di azione o competenza e le attività complesse sono suddivise in compiti separati e semplici, in modo che la struttura di lavoro funzioni attraverso una serie di sottoprocessi con diverse aree di lavoro e livelli di importanza.

Ogni lavoratore ha una posizione definita, con uno specifico campo di competenza e con mansioni strettamente specificate.

Ciò aiuta a svolgere il lavoro in modo più efficiente: è più produttivo dividere i compiti tra più persone che per una singola persona o un piccolo gruppo eseguire una serie di compiti complessi.

D'altra parte, grazie alla divisione del lavoro, i compiti possono essere standardizzati, il che significa che il modo specifico in cui dovrebbero essere eseguiti è definito senza lasciare spazio all'improvvisazione o al disordine.

Quando si tratta di reclutare più lavoratori per l'organizzazione, questa caratteristica facilita la loro formazione.

Grazie alla divisione del lavoro si genera anche la specializzazione del lavoratore, il che implica che la sua selezione è basata sulle sue attitudini a svolgere la funzione assegnata alla sua posizione. Questo cerca di aumentare le prestazioni e la capacità di efficienza di ogni dipendente.

Struttura gerarchica dell'autorità

La struttura gerarchica determina che vi siano funzioni di basso livello, sotto il controllo e la supervisione di un'altra funzione di grado superiore, in modo che sia garantita l'esistenza di più unità di controllo a seconda delle aree di operatività, nelle quali i dipendenti hanno un unico capo responsabile della garanzia del lavoro.

In altre parole, la linea gerarchica stabilisce una linea di comando e autorità che ha la responsabilità di garantire il rispetto delle regole operative dell'organizzazione, rispondendo ai diversi livelli di formazione professionale dei lavoratori.

Pertanto, la struttura gerarchica dell'autorità incoraggia e richiede che i dipendenti siano obbedienti e rispondano agli ordini superiori.

Regole di funzionamento

Le regole operative sono un insieme di regole generalmente scritte che stabiliscono tutto ciò che riguarda l'organizzazione, la divisione delle funzioni e le modalità di azione all'interno dell'azienda.

Sono il quadro stabilito che deve esistere in ogni burocrazia e all'interno del quale deve svolgersi l'attività dell'organizzazione. Pertanto, in queste regole vengono decretati i modi razionali di agire.

Un chiaro esempio delle regole di funzionamento della burocrazia si trova nelle leggi organiche dei diversi paesi, in cui è stabilito tutto ciò che riguarda la formazione e il funzionamento delle istituzioni pubbliche: obiettivi, struttura, divisione dei compiti, funzioni generali e specifico per ciascuno dei suoi membri, tra gli altri.

Le regole di funzionamento della burocrazia sono stabilite cercando l'obbedienza dei lavoratori o dei funzionari.

L'implementazione di regole operative astratte, generali e chiaramente definite aiuta ad evitare la necessità di generare istruzioni per ogni caso specifico, in modo che si stabilisca una razionalità formale e oggettiva, separata dall'individualità di ciascuno di coloro che compongono l'organizzazione.

Relazioni impersonali tra i suoi membri

Nella sua forma ideale, le regole su cui si basa la burocrazia rendono i rapporti e le interazioni che avvengono tra i suoi membri chiaramente quelli stabiliti dalle norme. Per questo motivo, le relazioni di parentela, amicizia o autorità carismatiche vengono messe da parte.

Questa dimensione della burocrazia è il risultato della razionalizzazione della struttura e dell'ambiente di lavoro, poiché l'obiettivo della burocrazia amministrativa come forma di organizzazione è proprio la gestione chiaramente razionale della struttura per la massima efficienza.

Le regole del lavoro, insieme alla struttura gerarchica dell'autorità e alla delimitazione del lavoro, generano che il rapporto di lavoro all'interno dell'organizzazione è di natura impersonale.

Il funzionamento della società non è soggetto alla soggettività e all'individualità dei membri che la compongono; al contrario, si genera una sorta di personalità formale razionale e oggettiva, che mira a organizzare il lavoro con il miglior metodo possibile.

La principale forma di interazione all'interno della burocrazia è attraverso l'ufficio o l'archivio; ovvero mediante comunicazioni scritte, che vengono prodotte tra gli uffici ed anche tra i soggetti.

D'altra parte, i lavoratori devono concentrarsi esclusivamente sull'adempimento dei doveri oggettivi della loro posizione, al di là delle loro convinzioni personali.

Critiche alla teoria della burocrazia

Sono diverse le critiche sugli elementi che compongono la teoria sul funzionamento burocratico dell'amministrazione.

Vari critici affermano che l'impersonalità formalistica generata da regole e routine prestabilite può generare un attaccamento alla routine che inibisce la creatività e la capacità di innovazione.

D'altra parte, la parola "burocrazia" o "burocratica" è arrivata a denotare in modo peggiorativo alcuni processi, come procedure con eccessiva burocrazia e passaggi non molto comprensibili per il pubblico, regole e regolamenti eccessivi, scarsa capacità di rispondere rapidamente o in modo efficiente problemi, scarsa capacità di adattamento, tra gli altri.

Tuttavia, nonostante i limiti della proposta burocratica, i suoi elementi hanno influenzato l'evoluzione di altre teorie organizzative, come la teoria strutturalista, che si è sviluppata dalla struttura proposta da Weber con alcune modifiche e miglioramenti.

Anche così, i teorici dell'organizzazione come Richard Hall hanno scoperto che le caratteristiche ideali della burocrazia si presentano effettivamente a vari livelli in ciascuna organizzazione.

Ogni elemento varia su una scala continua che va da un minimo ad un massimo, per questo Hall stabilisce che ci sono diversi gradi di burocratizzazione in ogni azienda o associazione.

Un'azienda può essere altamente burocratizzata in termini di divisione del lavoro, ma poco burocratizzata in quanto non ha regole chiare che ne regolino il funzionamento.

Riferimenti

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