SISTEMA DI INVENTARIO PERPETUO: FUNZIONAMENTO, VANTAGGI - DUDAS - 2026

Il sistema di inventario perpetuo è un metodo di contabilità dell'inventario che registra immediatamente la vendita o l'acquisto di inventario tramite l'uso di sistemi computerizzati e software di gestione delle risorse aziendali.

Mostra una visualizzazione abbastanza dettagliata delle modifiche dell'inventario con rapporti immediati sulla quantità di inventario in magazzino e riflette accuratamente il livello di merce disponibile.

L'inventario perpetuo è il metodo preferito per monitorare l'inventario, poiché può generare continuamente risultati ragionevolmente accurati, se gestito correttamente.

Come azienda, avere più inventario del necessario è costoso e può portare a sprechi. D'altra parte, avere troppo poco significa correre il rischio di deludere i clienti e di perdere i ricavi delle vendite a favore dei concorrenti.

Poiché il software di inventario perpetuo è sempre aggiornato, hai una visibilità immediata dei livelli delle scorte, consentendoti di rispondere più rapidamente ai cambiamenti della domanda.

Come funziona la procedura?

Con il sistema di inventario perpetuo, un'azienda aggiorna continuamente i record di inventario, tenendo conto delle sue aggiunte e sottrazioni per attività come:

- Articoli di inventario acquistati.

- Merce venduta a magazzino.

- Materiali presi dall'inventario per essere utilizzati nella produzione.

- Articoli scartati.

Il sistema funziona perfettamente se abbinato ad un database informatico, aggiornato in tempo reale dal personale di magazzino tramite lettori di codici a barre o dai venditori tramite terminali punto vendita.

Inventario periodico rispetto a inventario perpetuo

Tradizionalmente, se si desiderava sapere quanti articoli erano disponibili nel magazzino, era necessario eseguire un conteggio fisico e riconciliarlo con sistemi basati su batch manuali o automatizzati.

Le società contavano fisicamente l'inventario alla fine di un periodo specificato e i dati sull'inventario venivano aggiornati in quel momento. Questo è noto come sistema di inventario periodico, perché le informazioni vengono aggiornate periodicamente.

Il sistema di inventario perpetuo utilizza software e processi di gestione dell'inventario che consentono l'aggiornamento in tempo reale del movimento dell'inventario.

I dipendenti utilizzano lettori di codici a barre per registrare vendite, acquisti o resi man mano che si verificano.

Queste informazioni vengono inviate a un database che viene continuamente aggiornato per registrare ogni modifica. L'aggiornamento perpetuo dell'inventario è ciò che dà il nome al sistema e lo distingue dall'approccio periodico.

Conti di inventario perpetui

In questo sistema, non è necessario mantenere un account acquisti perché l'account inventario viene addebitato direttamente con ogni acquisto di merce.

I conti da registrare in questo sistema sono:

- Quando la merce viene acquistata per conservarla nell'inventario:

- Quando vengono sostenute spese come trasporto, assicurazione, ecc., Aggiunte al costo della merce:

- Se la merce viene restituita al fornitore:

- Quando la merce viene venduta:

- Se la merce viene restituita dai clienti:

- Quando viene rilevata una differenza tra l'importo del conto inventario e il conteggio fisico:

Vantaggio

Consente un rifornimento preciso

Le variazioni di inventario vengono registrate in tempo reale, quando si acquista e si vende l'inventario. Ciò consente di produrre report che identificano immediatamente gli articoli di inventario che si stanno esaurendo.

Scopri il declino e il furto

In un sistema di inventario periodico, l'inventario viene adeguato alla fine del periodo, convalidando il conteggio dell'inventario fisico. Ciò nasconde qualsiasi errore di furto, rifiuto o persino conteggio, quando questa rettifica viene trasferita al conto del costo delle merci vendute.

Un sistema perpetuo confronterà il valore dell'inventario nel sistema con il conteggio di fine periodo e ti consentirà di indagare su eventuali discrepanze.

Produce rendiconti finanziari intermedi più accurati

Poiché nel sistema di inventario periodico i valori di inventario non vengono modificati durante il periodo, sia il conto magazzino nel bilancio patrimoniale che il conto del costo della merce venduta nel conto profitti e perdite non sono corretti per tutto il periodo. periodo.

Un sistema perpetuo mantiene tali importi corretti e fornisce una serie di rendiconti finanziari più accurati per tutto il periodo.

Gestione più attenta dei livelli di inventario

I livelli di inventario sono sempre corretti e sono accessibili online in qualsiasi momento. Puoi calcolare correttamente il tuo tasso di turnover per sapere se le vendite stanno rallentando o se i prodotti non si vendono più rapidamente.

Integrazione con altri sistemi aziendali

Le informazioni sull'inventario in tempo reale sono vitali per i team finanziari e contabili. L'integrazione del sistema di inventario con i sistemi finanziari aiuta a garantire una rendicontazione fiscale e normativa accurata.

I venditori possono fornire una migliore esperienza al cliente, influenzando direttamente la loro reputazione. La sua integrazione con i sistemi di merchandising offre a quel team un'istantanea attuale di ciò che sta vendendo e di ciò che non lo è.

svantaggi

Elevato costo di implementazione

Per utilizzare il sistema di inventario perpetuo, un'azienda deve prima installare attrezzature e software specializzati. Richiede un grande investimento iniziale, molte risorse e tempo per implementare correttamente il sistema.

Dopo aver installato l'attrezzatura e il software necessari, la loro manutenzione e gli aggiornamenti regolari rimarranno obbligatori, con un costo ancora maggiore per le aziende.

Maggiore complessità

Richiede alle aziende di offrire formazione a ciascuno dei dipendenti a causa della complessità del sistema.

I dipendenti avranno bisogno di formazione su come utilizzare il software unico dell'azienda e avranno anche bisogno di formazione sull'uso di attrezzature speciali, come gli scanner.

L'inventario registrato potrebbe non riflettere l'inventario effettivo

Può essere uno svantaggio che le transazioni vengano registrate non appena vengono eseguite, poiché le scorte registrate potrebbero non riflettere le scorte effettive nel tempo.

Questo perché in un sistema di inventario perpetuo, i conteggi dell'inventario fisico non vengono utilizzati frequentemente.

Con un numero maggiore di persone che inseriscono transazioni nel sistema, l'azienda si assume un rischio maggiore di commettere errori dovuti a errore umano.

Più tempo di consumo

Con il sistema di inventario periodico, le aziende assegnano un certo tempo per registrare le scorte.

Possono essere registrati settimanalmente, mensilmente o anche annualmente. Ciò rende il sistema di inventario periodico meno dispendioso in termini di tempo rispetto al sistema di inventario perpetuo.

Con il sistema perpetuo, ogni transazione deve essere registrata immediatamente. I revisori dovrebbero esaminare le transazioni per assicurarsi che siano corrette e che gli inventari fisici debbano ancora essere effettuati per trovare discrepanze nelle cifre.

Riferimenti

1. Steven Bragg (2017). Sistema di inventario perpetuo. Corsi e libri di contabilità CPE. Tratto da: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Inventario permanente. Tratto da: investopedia.com.
3. Contabilità per la gestione (2017). Sistema di inventario perpetuo. Tratto da: accountingformanagement.org.
4. Oracle Netsuite (2018). Perché utilizzare un sistema di inventario perpetuo? Tratto da: netsuite.com.
5. Angie Mohr (2018). I vantaggi del sistema di inventario perpetuo. Piccole imprese - Chron.com. Tratto da: chron.com.
6. Tanya Robertson (2018). Gli svantaggi del sistema di inventario continuo. Piccole imprese - Chron.com. Tratto da: smallbusiness.chron.com.