LE 6 PARTI DI UN'E-MAIL E LE SUE CARATTERISTICHE - TECNOLOGIA - 2024

Le parti principali di un'e-mail sono l'oggetto, il destinatario, il corpo, gli allegati, CC o Ccn e la firma. La posta elettronica (e-mail) è un servizio di scambio di messaggi elettronici offerto da vari provider di rete come Google e Microsoft.

Le e-mail sono ampiamente utilizzate in tutto il mondo, non importa che la comunicazione sia stata resa più veloce con le chat. La causa è semplice, le e-mail non servono solo per inviare messaggi scritti, è una piattaforma che permette di inviare allegati di ogni tipo in qualsiasi parte del mondo.

La posta elettronica è importante anche perché è necessaria per utilizzare molti servizi su altri siti Web come social network e istituti bancari. È il primo passo per un utente per poter utilizzare più servizi offerti sulla rete.

Da tempo è dimostrato che l'essere umano è un essere sociale. Tutte le persone hanno bisogno di interazione per rimanere psicologicamente in salute, è per questo motivo che la tecnologia della comunicazione è stata una delle più avanzate.

In effetti, gli esseri umani si sono evoluti per mantenere la nostra interazione sociale. Dalle caverne, un uomo isolato non è sopravvissuto.

Ecco perché da lì siamo passati dalla pittura, alla parola, alla lingua scritta, all'ufficio postale, al telegrafo, al telefono e molti anni dopo, ora con Internet; alle e-mail.

In quali parti è suddivisa un'e-mail?

Indirizzo destinatario / mittente

È l'elemento principale di un'e-mail. Questa è l'email della persona che riceverà il messaggio, senza un destinatario l'email non arriverà da nessuna parte.

All'arrivo del messaggio, il destinatario dell'indirizzo del destinatario sarà il destinatario dell'indirizzo del mittente, poiché verrà visualizzato l'indirizzo di posta elettronica della persona che ha inviato il messaggio.

Affare

Per evitare che le email vengano filtrate come spam, è necessario inserire un oggetto. Questo è il titolo dell'e-mail ed è la prima cosa che il destinatario vedrà prima di aprire l'email.

Pertanto, dovresti disporre di informazioni concise e importanti che forniscano un preambolo sull'argomento della posta ricevuta.

CC o BCC

È la copia che viene inviata ad altri destinatari. Di seguito vengono annotati gli altri indirizzi email a cui arriverà la copia dell'email inviata.

L'opzione CC -con copia- mostrerà tutti gli indirizzi a tutti i destinatari, tuttavia, l'opzione BCC -con copia nascosta- invierà la copia con maggiore privacy.

Utilizzando Ccn, gli indirizzi di ogni destinatario vengono nascosti. Cioè, i destinatari non vedranno a chi altro è stata inviata la posta.

Corpo

È l'essenza dell'email. Qui tutto ciò che vuoi comunicare si esprime, il corpo è il messaggio stesso.

Non ha limiti di parole e può essere esteso quanto vuoi, ma è consigliabile che non contenga così tante informazioni e se lo fa è meglio allegare tutto in un file.

Files allegati

Sono i file che vengono aggiunti al messaggio per essere scaricati dal destinatario. Questi possono essere molti e di diverso tipo.

Foto, video, documenti, cartelle, presentazioni, fogli di calcolo, ecc. Possono essere allegati a un'e-mail. Tutti questi file devono essere archiviati sul computer dell'emittente.

Ferma

Questo è in fondo all'email. È una firma pre-programmata e automatica da quel momento per tutti i messaggi.

Se si tratta di un indirizzo email personale, è possibile aggiungere firme personalizzate con frasi ed emoticon.

Tuttavia, se si tratta di un indirizzo e-mail di lavoro, la firma dovrebbe contenere le informazioni sulla persona che invia il messaggio.

Si consiglia di utilizzare il formato che verrebbe utilizzato in un biglietto da visita. Inserisci il nome, il numero di telefono di contatto, l'azienda per cui lavori e la tua posizione, ecc.

Come è organizzata un'e-mail?

Un'e-mail deve essere ben scritta per essere compresa dal destinatario. Ci sono alcuni aspetti che devono essere presi in considerazione quando si scrive un'e-mail e cose da tenere in considerazione prima di inviarla.

Saluto

Dovrebbe essere la prima parte del messaggio ed è essenziale se si tratta di un'email formale. Stabilisce a chi è diretto il messaggio e inizia ciò che si desidera esprimere in modo cordiale.

Il modo in cui viene scritto un saluto dipende da chi è il destinatario e chi è il mittente. Se è un'e-mail di lavoro, il tono del saluto dovrebbe essere più formale, ma se si tratta di un'e-mail personale, il mittente può prendersi alcune libertà con essa.

Contenuto del messaggio

Questa è la parte più importante della posta. Qui viene comunicato tutto ciò che si vuole ottenere con quel messaggio.

Un'email di lavoro dovrebbe essere caratterizzata dall'essere breve e concisa. Arriva rapidamente al punto ma ricordandoti sempre di mantenere un tono cordiale, senza essere estremamente amichevole poiché il contenuto è sovraccarico di dettagli e il vero scopo è perso.

Devi avere un uso corretto dei segni di punteggiatura, il motivo è che non usandoli puoi perdere il significato del messaggio o interpretarlo male, il linguaggio scritto non è così facile da decifrare come l'orale.

Sapere a cosa si sta riferendo qualcuno è più facile se senti il ​​tono di voce usato e il modo in cui è espresso; questo non può essere annotato per iscritto.

Questo è il motivo per cui il messaggio dovrebbe cercare di imitare la conversazione orale e riflettere esplicitamente dove vuoi andare usando i segni grammaticali e una buona ortografia.

Questo messaggio dovrebbe indicare l'obiettivo, il vantaggio e i requisiti senza divagare troppo.

Addio

Questo segmento è la chiusura del messaggio. Per soddisfare lo scopo di comunicare tutto ciò che si desidera, una buona chiusura è essenziale.

La chiusura dovrebbe avvenire dopo che tutti i punti del messaggio sono stati stabiliti. Non esiste un addio ideale per tutte le e-mail, poiché tutto dipende dalla natura del messaggio.

Si raccomanda che gli addii abbiano il nome del mittente, anche se questo può variare a seconda della situazione. Se si tratta di uno scambio di posta elettronica costante, il nome deve essere omesso dopo la prima e-mail.

Un'e-mail buona e comprensibile non si basa solo sul contenuto del messaggio, il più delle volte è la formulazione e il modo di esprimere quel contenuto che è essenziale per soddisfare l'obiettivo di tale e-mail.

Riferimenti

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