SISTEMA DI INVENTARIO: TIPI, METODI ED ESEMPI - DUDAS - 2026

Il sistema di inventario è un sistema di monitoraggio che riporta la quantità di materie prime, forniture o prodotti finiti disponibili. Garantisce che la giusta quantità di materiali, con la giusta qualità, sia disponibile nel posto giusto al momento giusto.

Questo sistema viene aggiornato ogni volta che un articolo viene venduto o vengono utilizzate materie prime per fabbricare un prodotto, in modo da sapere cosa è disponibile per il giorno successivo. Consente inoltre di ordinare i prodotti in anticipo, in modo da avere sempre tutto il necessario.

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Quando le persone pensano a un sistema di inventario, è comune metterlo in relazione con il settore della vendita al dettaglio. Tuttavia, sebbene i negozi richiedano un sistema di inventario efficace per funzionare con successo, viene utilizzato anche in molti altri tipi di attività, come produzione, servizi pubblici, sanità, governo e istruzione.

Nell'ambito della catena di fornitura, il sistema di inventario include aspetti come il controllo e la supervisione degli acquisti (sia da fornitori che da clienti), il mantenimento dello stoccaggio delle scorte, il controllo della quantità di prodotti in vendita e l'evasione degli ordini.

Importanza

Un sistema di inventario efficace è una componente indispensabile di qualsiasi operazione di vendita al dettaglio o di produzione. Il suo scopo principale è mantenere accuratamente il conteggio fisico di prodotti, forniture e materiali immagazzinati nel magazzino.

Alcuni degli elementi più critici di un sistema ben sviluppato sono le descrizioni degli articoli, un sistema di numerazione, la standardizzazione delle unità di misura e un'etichettatura accurata degli articoli.

Una volta stabilito, il sistema di inventario può essere utilizzato per controllare e mantenere le merci immagazzinate per garantire che l'inventario non venga perso a causa di deterioramento o furto.

Sapere quando riordinare, quanto ordinare, dove conservare l'inventario, ecc. Può rapidamente diventare un processo complicato. Di conseguenza, molte aziende richiedono un software o un sistema di gestione dell'inventario, con capacità maggiori rispetto ai semplici database e alle formule manuali.

Questo è fondamentale per controllare i costi di acquisto e raggiungere gli obiettivi del servizio clienti. Sebbene il software di gestione dell'inventario sia un utile strumento di gestione, la chiave per un buon sistema risiede nella robustezza delle procedure che vengono create.

Cos'è un sistema di controllo dell'inventario?

Un sistema di controllo dell'inventario si riferisce alle strategie utilizzate dalle aziende per garantire che possano avere forniture adeguate di materie prime per la produzione e prodotti finiti per la vendita, riducendo al minimo i costi di inventario.

Conservare le scorte in eccesso è costoso, perché lo spazio e le risorse finanziarie investite nei prodotti possono spesso essere utilizzati meglio in altre aree.

Tuttavia, allo stesso tempo, avere scorte basse può comportare costose interruzioni della produzione o ritardi nell'evasione degli ordini. I sistemi di controllo dell'inventario aiutano le aziende a trovare il delicato equilibrio tra scorte troppo poche e troppe.

Cosa serve?

I sistemi di controllo dell'inventario aiutano a tenere traccia dell'inventario e forniscono i dati necessari per controllarlo e gestirlo.

Si tratta di una soluzione tecnologica che integra tutti gli aspetti delle attività di inventario di un'organizzazione, inclusi spedizione, acquisto, ricevimento, immagazzinamento, fatturato, tracciabilità e riorganizzazione.

Un buon sistema di controllo dell'inventario realizza tutto questo, adottando un approccio olistico all'inventario e consentendo alle aziende di utilizzare pratiche che ottimizzano la produttività e l'efficienza lungo tutta la catena di fornitura.

D'altra parte, mantiene l'inventario corretto, nelle posizioni corrette, al fine di soddisfare le aspettative dei clienti.

Indipendentemente dal tipo di sistema di controllo dell'inventario scelto, assicurati che includa un sistema per identificare gli articoli di inventario e le loro informazioni, comprese le etichette con codici a barre.

È anche importante che includa strumenti hardware per la scansione di etichette con codici a barre, un database centrale per tutto l'inventario, nonché la capacità di analizzare i dati, generare report e prevedere la domanda.

Strategie di inventario

Strategie di gestione dell'inventario appropriate variano a seconda del settore. Un deposito di petrolio può immagazzinare grandi quantità di inventario per lunghi periodi di tempo, consentendo di attendere che la domanda si riprenda.

Sebbene lo stoccaggio dell'olio sia costoso e difficile, non vi è alcun rischio che l'inventario vada a male o fuori specifica.

Tuttavia, per le aziende che trattano merci deperibili o prodotti la cui domanda è estremamente sensibile al tempo, non è un'opzione per accumulare scorte. Valutare erroneamente la tempistica o la quantità degli ordini può essere molto costoso.

tipi

-Sistema di inventario perpetuo

Con un sistema di inventario perpetuo, i record di inventario vengono continuamente aggiornati, contando le aggiunte e le sottrazioni man mano che gli articoli di inventario vengono ricevuti, venduti, spostati da un luogo a un altro, selezionati per il consumo e scartati.

Alcune organizzazioni preferiscono questo tipo di sistema perché fornisce informazioni di inventario aggiornate e gestisce meglio i conteggi dell'inventario fisico.

Il sistema di inventario perpetuo è anche preferito per il monitoraggio dell'inventario, perché fornisce continuamente risultati accurati se gestito correttamente.

Questo tipo di sistema funziona al meglio quando si utilizza, insieme all'inventario del magazzino, un database con le quantità di inventario e le posizioni degli scaffali aggiornati in tempo reale dai dipendenti, utilizzando lettori di codici a barre.

Sfide da superare

Ci sono alcune sfide associate a questo tipo di sistema. In primo luogo, questo sistema non può essere mantenuto manualmente e richiede apparecchiature e software specializzati, con un conseguente costo di implementazione più elevato, soprattutto per le aziende con più sedi o magazzini.

Aggiornamenti e manutenzione ripetuti sono necessari per il sistema di inventario perpetuo, che può anche essere costoso.

Un'altra sfida nell'utilizzo di questo tipo di sistema è che con il passare del tempo l'inventario registrato potrebbe non riflettere l'inventario effettivo, poiché non vengono utilizzati conteggi di inventario fisico frequenti.

Il risultato è che i record dell'inventario sono interessati da errori, articoli rubati o scansionati in modo improprio, il che fa sì che non corrispondano ai conteggi dell'inventario fisico.

-Regolare sistema di inventario

Il sistema di inventario periodico non tiene traccia dell'inventario in modo continuo, ma piuttosto consente alle organizzazioni di conoscere i livelli di inventario iniziale e finale, per un certo periodo di tempo.

Questo sistema tiene traccia dell'inventario utilizzando i conteggi fisici. Quando l'inventario fisico è completato, il saldo nel conto acquisti viene aggiunto al conto magazzino e rettificato per corrispondere al costo dell'inventario finale.

Le aziende possono scegliere se calcolare il costo della fine dell'inventario utilizzando LIFO, FIFO o un altro metodo di contabilità dell'inventario, tenendo presente che l'inventario iniziale sta terminando l'inventario del periodo precedente.

Ci sono anche alcuni svantaggi nell'utilizzo di un sistema di inventario periodico. Innanzitutto, mentre viene completato il conteggio dell'inventario fisico, le normali attività aziendali sono quasi sospese. Di conseguenza, i lavoratori sono in grado di eseguire i conteggi fisici in fretta, a causa dei limiti di tempo.

Errori e frodi possono essere più frequenti in questo sistema, perché non esiste un controllo continuo sull'inventario. Diventa anche più difficile identificare dove si verificano discrepanze nei conteggi delle scorte, perché trascorre molto tempo tra i conteggi.

Come implementare un sistema di inventario in un'azienda?

-Sviluppare un sistema di archiviazione

Organizza i prodotti

La prima cosa è organizzare i tuoi prodotti immagazzinati in modo da poter accedere facilmente e contare ogni articolo nel tuo inventario. È necessario etichettare tutto in modo che possa essere facilmente riconosciuto e i materiali possano essere posizionati nel posto giusto.

L'efficacia del sistema di inventario dipende in gran parte dalla precisione del conteggio degli articoli da inventariare. Un conteggio errato può causare discrepanze contabili, portare a ordini in eccesso e sovrapproduzione.

Requisiti di archiviazione

La prossima cosa è calcolare le dimensioni fisiche necessarie per immagazzinare l'inventario. Potrebbe trattarsi di un intero magazzino o di un piccolo armadio, a seconda delle dimensioni dei prodotti o dei materiali e del volume delle vendite.

È inoltre necessario considerare eventuali condizioni speciali richieste per la conservazione, come il controllo della temperatura o dell'umidità.

L'inventario deve essere posizionato in modo efficiente per migliorarne la gestione. Ogni articolo dovrebbe essere posizionato in modo che quello con il fatturato più alto sia il più accessibile.

Si dovrebbe anche prendere in considerazione lo smaltimento di articoli obsoleti venduti di rado.

Considera un sistema di codici a barre

Se disponi di una grande quantità di inventario, avrai bisogno di un modo per tenere traccia degli articoli. Il modo più semplice per farlo è tramite un sistema di codici a barre. Se hai pochi tipi di oggetti, puoi usare un sistema visivo.

-Prendi l'inventario

Addestrare i lavoratori

Le persone che lavorano sull'inventario sono l'aspetto più critico del sistema. Se non sono formati o sicuri di chi deve agire, l'efficienza e l'accuratezza della gestione ne risentiranno.

I dipendenti dovrebbero essere formati su tutti gli aspetti del sistema di inventario, come cosa deve essere fatto in ogni punto, chi dovrebbe farlo e come dovrebbe essere documentato.

Eseguire conteggi periodici

La frequenza con cui viene effettuato l'inventario avrà un'influenza significativa sulla precisione del sistema di inventario. Alcuni tipi di operazioni richiedono intervalli di inventario più frequenti rispetto ad altri.

È importante concentrarsi prima sugli elementi più critici. Ad esempio, puoi impostare articoli ad alta priorità come quelli che costituiscono l'80% delle vendite. Quindi, è possibile creare categorie di priorità media e bassa per gli articoli con meno vendite. Ciò eviterà di perdere tempo a contare gli articoli con vendite basse.

-Concilia inventari

Adatta i dati

L'inventario deve essere adeguato a causa di furto, obsolescenza, deterioramento o danneggiamento. La riduzione dell'inventario spiegherà la differenza tra il conteggio dell'inventario fisico e l'inventario registrato sui libri.

Funzioni separate

La gestione dell'inventario richiede sia la gestione dell'inventario fisico, come il conteggio e lo spostamento dell'inventario, sia le attività amministrative, come l'invio della documentazione e della contabilità corrispondenti.

Queste due funzioni dovrebbero essere gestite da reparti diversi, riducendo così il rischio di furto.

-Migliorare la gestione dell'inventario

Ottimizza i livelli di inventario

I livelli di inventario devono essere mantenuti al livello corretto per massimizzare i profitti e ridurre le perdite.

Mantenere un inventario eccessivo aumenta il rischio di obsolescenza, danni e deterioramento, mentre non mantenerne abbastanza significa perdere opportunità di vendita.

Distribuisci software

Sebbene l'utilizzo di un foglio di calcolo possa funzionare per una piccola impresa, le grandi imprese avranno bisogno di un software di gestione dell'inventario.

Il sistema può essere integrato con altri software aziendali per creare un sistema integrato e automatizzare le operazioni.

Metodi e strumenti per il controllo dell'inventario

Controllo dell'inventario ABC

Non è desiderabile avere lo stesso grado di controllo su tutti gli articoli di inventario, poiché ognuno varia in base al suo valore di consumo annuale.

Pertanto, questo metodo di controllo dell'inventario viene utilizzato per determinare l'importanza di ciascun articolo nello stock in base al suo valore di consumo annuale. Sono classificati come A, B e C.

Gli articoli di valore elevato sono classificati come "A". Generalmente costituiscono il 15% -25% degli articoli di inventario, rappresentando il 75% -80% del valore di consumo annuale. È necessario mantenere uno stretto controllo su questi elementi.

La categoria "B" è composta da articoli che hanno un valore di consumo inferiore. È costituito dal 20% -30% degli articoli di inventario, che rappresentano il 10% -15% del valore del consumo annuale. È necessario mantenere un ragionevole controllo su questi elementi.

Gli articoli meno importanti nell'inventario sono classificati come "C". È costituito dal 45% -65% degli articoli di inventario, che rappresentano il 5% -15% del valore di consumo annuale. A causa del basso valore di questi elementi, viene mantenuto uno scarso controllo su di essi.

Metodo a tre vassoi

Si basa sul concetto del sistema Kanban, utilizzato dai produttori giapponesi, che regola la fornitura di articoli utilizzando una scheda che mostra una serie di specifiche.

I centri di lavoro visualizzano questa scheda quando desiderano prelevare l'inventario dai vassoi di fornitura.

Tutti e tre i vassoi, uno nello stabilimento, uno nel magazzino e il terzo nella struttura del fornitore, sono ben equipaggiati con una scheda Kanban per monitorare il movimento delle scorte.

Dopo aver utilizzato l'inventario dal vassoio posizionato sul pavimento dell'impianto, viene rifornito dal vassoio di conservazione. Successivamente, il vassoio del magazzino viene inviato al fornitore per essere riempito dall'inventario riservato. Immediatamente, il fornitore produrrà più inventario per riempire il bidone vuoto.

Appena in tempo

È un metodo in cui i materiali vengono acquisiti poche ore prima di essere utilizzati. Viene adottato dalle aziende per ridurre il carico di inventario non necessario, nel caso in cui la domanda sia inferiore all'inventario pianificato.

L'obiettivo di questo metodo è aumentare la rotazione dell'inventario e ridurre i costi di manutenzione dello stoccaggio.

Pertanto, elimina la necessità di trasportare grandi scorte. Per sfruttare i vantaggi di questo metodo, deve esserci una tempistica adeguata tra la consegna del materiale e il ciclo di produzione.

Sistema computerizzato

Questo strumento integra in un unico sistema tutte le funzioni coinvolte nella gestione dell'inventario. Un software di questo tipo consente a un'azienda di controllare i livelli delle scorte aggiornando automaticamente gli inventari, registrando i prelievi e rivedendo i saldi.

I vantaggi possono essere massimizzati integrando il sistema di controllo dell'inventario con altri sistemi, come contabilità e vendite, che consentono di controllare meglio i livelli di inventario.

Quantità ordine fissa

In questo metodo vengono fissati i livelli di inventario massimo e minimo. La quantità di inventario massima fissa può essere reintegrata automaticamente quando il livello di inventario raggiunge il livello di stock minimo o il punto di riordino stabilito.

L'azienda deve stabilire la capacità di magazzino massima e minima, in base allo spazio di stoccaggio e all'andamento delle vendite.

Questo metodo aiuta a ridurre gli errori di riordino e a gestire in modo efficiente la capacità di archiviazione.

Esempi

NetSuite ERP

Questo sistema è progettato per avere il controllo dell'inventario, indipendentemente dal volume o dalla posizione. Ti consente di soddisfare le aspettative del servizio clienti o di fornire ordini di lavoro al magazzino.

Utilizzando i suoi strumenti e funzionalità incorporati, l'inventario può essere tracciato in più posizioni, così come gli ordini e le scorte di sicurezza monitorate.

Progettata per aziende di medie e grandi dimensioni, la soluzione garantisce un ampio volume di inventario per soddisfare le richieste di ordini in qualsiasi momento.

Inventario Zoho

Ciò che apprezzerai immediatamente di questo sistema di gestione dell'inventario è che fa parte della suite di applicazioni per la produttività aziendale di Zoho, uno dei marchi di software aziendale più utilizzati.

Il grande vantaggio di Zoho Inventory rispetto ad altri sistemi è la sua compatibilità con altre applicazioni di produttività Zoho, che consente una migrazione stabile dei dati tra i prodotti Zoho.

Ciò significa che puoi gestire inventario, vendite, risorse umane e gestire le relazioni con i clienti, utilizzando un'unica piattaforma.

QuickBooks

Sebbene QuickBooks sia noto a molti come un eccellente software di contabilità, il suo strumento di gestione dell'inventario è in grado di tenere il passo con i migliori strumenti di gestione dell'inventario sul mercato.

Considerando che le aziende vendono articoli o servizi, è logico che una soluzione software di contabilità possa essere in grado di gestire tutti questi elementi.

Innanzitutto, QuickBooks si occupa di aggiornare le quantità di inventario che vengono acquistate o vendute. Una rapida visualizzazione di questa funzione dovrebbe consentirti di dire facilmente cosa sta vendendo, quindi dire cosa deve essere riordinato.

Mentre ti occupi di altre attività, QuickBooks lavora in background per portare i valori di inventario in bilancio.

Riferimenti

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