SISTEMA DI INVENTARIO PERMANENTE: CARATTERISTICHE ED ESEMPIO - DUDAS - 2025

Il sistema di inventario perpetuo è un metodo di contabilizzazione dell'inventario, che registra immediatamente la vendita o l'acquisto di inventario tramite l'uso di sistemi di punto vendita o di immissione ordini computerizzati e software di gestione delle risorse aziendali.

L'inventario perpetuo fornisce una visione altamente dettagliata delle variazioni di inventario, con un report immediato della quantità di inventario nel magazzino, riflettendo così accuratamente il livello degli articoli disponibili.

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Questo sistema di inventario è superiore al vecchio sistema di inventario periodico, perché consente il monitoraggio immediato delle vendite e dei livelli di inventario dei singoli articoli, aiutando a evitare le scorte.

Un inventario perpetuo non deve essere rettificato manualmente dai contabili dell'azienda, tranne nella misura in cui il conteggio dell'inventario fisico non è conforme a causa di perdita, rottura o furto.

L'inventario permanente è il metodo preferito per tenere traccia dell'inventario, poiché se gestito correttamente può produrre risultati ragionevolmente accurati su base continuativa.

caratteristiche

L'inventario permanente descrive i sistemi di inventario in cui le informazioni sulla quantità e sulla disponibilità dell'inventario vengono continuamente aggiornate in funzione dell'attività.

Ciò si ottiene collegando il sistema di inventario con un sistema di immissione degli ordini, come lettori di codici a barre wireless, e nei negozi, con il sistema terminale del punto vendita. Pertanto, l'inventario del libro sarebbe esattamente uguale o quasi uguale all'inventario effettivo.

È meno efficace quando le modifiche vengono registrate nelle schede dell'inventario, poiché esiste una significativa possibilità che le voci non vengano effettuate, o vengano effettuate in modo errato o non vengano effettuate in modo tempestivo.

Con il sistema di inventario perpetuo, un'azienda aggiorna continuamente i propri record di inventario per tenere conto delle aggiunte e delle sottrazioni di inventario per attività come:

- Oggetti inventario ricevuti.

- Prodotti in stock venduti.

- Oggetti spostati da un luogo all'altro.

- Materiali da utilizzare nel processo di produzione.

- Articoli scartati.

La formula del sistema di inventario perpetuo è molto semplice: Inventario iniziale (generalmente preso da un conteggio fisico) + Ricevute - Spedizioni = Inventario finale.

Differenze di inventario

Un sistema di inventario perpetuo ha il vantaggio di fornire informazioni aggiornate sul saldo dell'inventario e di richiedere un livello ridotto di conteggi dell'inventario fisico.

Tuttavia, i livelli di inventario calcolati da questo sistema possono differire gradualmente dai livelli di inventario effettivi.

Ciò è dovuto a transazioni non registrate o furti, quindi i saldi contabili devono essere confrontati periodicamente con gli importi effettivi disponibili, utilizzando il conteggio del ciclo e aggiustando il saldo contabile secondo necessità.

Costo della merce venduta

Con il sistema permanente, ci sono continui aggiornamenti nel costo del conto merce venduta man mano che viene effettuata ogni vendita. Ciò significa che è facile ottenere un costo accurato della merce venduta prima della fine del periodo contabile.

acquisti

Gli acquisti di magazzino vengono registrati nel conto inventario materie prime o nel conto merci, a seconda della natura dell'acquisto, mentre per ogni articolo di magazzino esiste anche una voce di record individuale.

Monitoraggio delle transazioni

Le indagini sono molto più facili da tracciare in un sistema di inventario perpetuo. In questo sistema tutte le transazioni sono disponibili in dettaglio a livello individuale.

È possibile accedere ai rapporti sull'inventario online in qualsiasi momento. Ciò semplifica la gestione dei livelli di inventario e della liquidità necessaria per acquistare inventario aggiuntivo.

Poiché il sistema di inventario periodico viene aggiornato solo occasionalmente, i manager non dispongono mai di informazioni finanziarie aggiornate e accurate su cui basare le proprie decisioni di acquisto o di produzione.

Vantaggi e svantaggi

Vantaggio

Il vantaggio principale è fornire ai manager statistiche pertinenti sullo stato dell'azienda, in modo tempestivo.

L'importo del costo della merce venduta e il saldo del conto inventario sono disponibili in qualsiasi momento. Queste informazioni sono molto importanti per migliorare la politica degli acquisti e preparare bilanci a breve termine.

Sebbene gli errori di inventario possano verificarsi a causa di perdita, rottura, furto, monitoraggio non corretto dell'inventario o errori di scansione, ci sono molti vantaggi nell'utilizzo di questo sistema:

- Mantieni un maggiore controllo sugli inventari fisici confrontando il saldo effettivo con i record contabili.

- Rileva senza indugio qualsiasi problema prima che diventi gigantesco, come furto, danni o perdite di inventario.

- Prevenire le scorte. Una mancanza di scorte significa che un prodotto è esaurito.

- Fornire alla gestione una comprensione più accurata delle preferenze dei clienti.

- Consenti alla gestione di centralizzare il sistema di gestione dell'inventario per più sedi.

- Fornire una maggiore precisione, poiché ogni articolo di inventario viene registrato separatamente nella contabilità generale.

- Ridurre il conteggio dell'inventario fisico, non richiedendo di interrompere le attività aziendali di routine durante il conteggio fisico.

svantaggi

- Nel caso della contabilità manuale, l'uso del sistema di inventario perpetuo richiede tempo. Ciò potrebbe anche portare a molti errori in ogni periodo contabile. Questo problema può essere risolto solo applicando un sistema di contabilità computerizzato.

- L'uso di computer e software di contabilità può essere piuttosto costoso per le piccole imprese.

- Mantenere la contabilità dell'inventario sotto un sistema permanente è costoso e richiede tempo.

- I sistemi di inventario permanente possono essere vulnerabili a errori dovuti a sovrastime o sottostime. Questi possono verificarsi a seguito di furto, rottura, errori di scansione o movimenti di inventario non tracciati, portando a errori di rifornimento.

Esempio

Un esempio di un sistema di inventario perpetuo è un moderno reparto di spedizione e ricezione di merci. Ogni scatola ricevuta viene scansionata nel sistema contabile e quindi aggiunta automaticamente al saldo dell'inventario.

I prodotti spediti ai clienti vengono contrassegnati con un codice a barre e scansionati quando lasciano la banchina di spedizione. Questo li porta automaticamente fuori dal sistema contabile e fa diminuire le scorte.

Come si può vedere, questo moderno sistema viene aggiornato in tempo reale. Non è necessario elaborare le transazioni in batch come in un sistema di inventario periodico. Di conseguenza, tutti i rapporti saranno sempre aggiornati per la revisione da parte del personale di gestione.

Riferimenti

1. Steven Bragg (2018). Sistema di inventario perpetuo. Strumenti contabili. Tratto da: accountingtools.com.
2. Steven Bragg (2019). La differenza tra i sistemi di inventario periodico e perpetuo. Strumenti contabili. Tratto da: accountingtools.com.
3. James Chen (2018). Inventario permanente. Tratto da: investopedia.com.
4. Wikipedia, l'enciclopedia libera (2019). Inventario permanente. Tratto da: en.wikipedia.org.
5. Il mio corso di contabilità (2019). Cos'è un sistema di inventario perpetuo? Tratto da: myaccountingcourse.com.