SEGRETARIO ESECUTIVO: PROFILO, COMPETENZE E FUNZIONI NECESSARIE - DUDAS - 2025

Il segretario esecutivo è un lavoro o una professione che serve a fornire il massimo supporto ai dipendenti di alto rango in un'azienda o organizzazione. Sarà lui che organizzerà e manterrà il programma dei dirigenti e li aiuterà a svolgere un'ampia varietà di attività amministrative.

L'obiettivo è quello di contribuire all'efficienza complessiva dell'azienda assicurando che tutte le attività amministrative assegnate vengano eseguite in modo tempestivo ed efficiente. Una segretaria è la persona che fornisce supporto amministrativo. Possono eseguire attività come scrivere e archiviare, rispondere al telefono e trasmettere messaggi.

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D'altra parte, anche la segretaria esecutiva o l'assistente amministrativo svolge alcune di queste attività, oltre a coordinare l'ufficio, ricercare prodotti, interagire con i fornitori, ordinare prodotti e creare un database. .

I segretari esecutivi in ​​genere ricevono stipendi più alti rispetto ai segretari perché svolgono funzioni di alto livello e accelerano la produttività dell'ufficio.

Profilo richiesto

- Laurea triennale in Economia aziendale o settori affini.

- Comprovata esperienza come segretario esecutivo o simile ruolo amministrativo.

- Deve essere competente nel gestire Microsoft-Office in modo completo e nel software di back-office, ad esempio i sistemi ERP.

- Conoscenza approfondita dell'amministrazione dell'ufficio e delle procedure contabili di base, nonché del vocabolario tecnico pertinente utilizzato nel settore.

- Familiarità con i metodi di ricerca di base e le tecniche di reporting.

- Ottime capacità organizzative e di gestione del tempo.

- Eccezionali capacità di comunicazione e negoziazione.

- Integrità e riservatezza.

I segretari esecutivi devono essere professionisti veloci con grandi capacità di gestione del tempo e capacità di multitasking. È con la loro diligenza e competenza nel loro lavoro che i dirigenti possono concentrarsi sulle loro responsabilità manageriali senza preoccuparsi di altri compiti.

Molti manager fanno molto affidamento sul loro segretario esecutivo per coordinare le attività quotidiane e mantenerle nei tempi previsti. Il tatto e l'assertività sono necessari come amministratori del tempo del manager.

Competenze necessarie

I segretari esecutivi devono possedere competenze di base come scrittura, grammatica, ortografia e punteggiatura e avere esperienza nell'uso di apparecchiature per ufficio e applicazioni software comuni come elaborazione di testi, fogli di calcolo e grafica.

Allo stesso modo, devono avere eccellenti capacità di gestione del tempo e la capacità di gestire efficacemente varie responsabilità.

D'altra parte, un segretario esecutivo ha bisogno anche di altre qualità, come il buon senso, la diplomazia, la discrezione e la capacità di risolvere i problemi in modo autonomo.

Hanno bisogno di forti capacità di comunicazione per interagire con il pubblico, scrivere rapporti e rivedere le pubblicazioni.

Ascolta attivamente

Devi sapere come prestare la massima attenzione a ciò che dicono gli altri, dedicare del tempo a comprendere i punti sollevati, fare domande appropriate e non interrompere in momenti inappropriati.

Comprensione della lettura

Piena comprensione delle frasi e dei paragrafi scritti nei documenti relativi al lavoro.

Gestione del tempo

Impara a gestire in modo efficiente sia il tuo tempo che quello degli altri.

Impara a parlare

Parla chiaramente con altre persone per trasmettere le informazioni in modo efficace.

Scrittura

Avere una comunicazione scritta efficace, in base alle esigenze del pubblico.

Pensiero critico

Uso della logica e del ragionamento per essere in grado di identificare i punti di forza e di debolezza di soluzioni, conclusioni o approcci alternativi ai problemi che sorgono.

Apprendimento proattivo

Comprendere le implicazioni delle nuove informazioni per la risoluzione dei problemi e il processo decisionale attuali e futuri.

Coordinazione

Adeguamento delle azioni in relazione alle azioni degli altri.

Revisione

Revisione e valutazione delle prestazioni proprie, di altre persone o organizzazioni, al fine di apportare miglioramenti o adottare misure correttive.

Caratteristiche

Un segretario esecutivo può essere responsabile della piccola liquidità e della contabilità, ma potrebbe anche gestire un budget. Puoi pubblicare articoli su un sito web, ma potresti anche progettare e gestire il sito web.

Puoi inserire i dati in un foglio di lavoro che hai progettato e utilizzato per le tue funzioni di reporting.

Un segretario esecutivo può supervisionare il personale amministrativo. Spesso riporta direttamente al CEO e può appoggiare uno o più dirigenti senior.

Responsabilità

Attenzione ai dirigenti

- Gestire l'agenda dei dirigenti e assistere nella pianificazione di appuntamenti, riunioni del consiglio, conferenze, ecc.

- Partecipa alle riunioni per preparare verbali e verbali delle riunioni, quindi compilarli, trascriverli e distribuirli.

- Effettuare tutte le disposizioni di viaggio per i dirigenti: acquisto di biglietti, prenotazione di hotel, consegna delle spese di viaggio, gestione e revisione della documentazione pertinente, ecc.

- Svolgere indagini obbligatorie, raccogliere dati e preparare documenti o rapporti per l'esame e la presentazione da parte di dirigenti, comitati e consigli di amministrazione, come assegnato.

- Gestisci documenti riservati, assicurandoti che rimangano protetti e al sicuro.

Interazione interna ed esterna

- Ricevi e filtra le telefonate, reindirizzandole alla persona appropriata quando conveniente.

- Gestire, assegnare priorità e distribuire tutta la corrispondenza in entrata o in uscita (e-mail, lettere, fax, pacchi, ecc.), Leggendo e analizzando promemoria, presentazioni e rapporti in arrivo per determinarne l'importanza e pianificarne la distribuzione.

- Preparare risposte alla corrispondenza contenente richieste di routine.

- Monitorare l'uso delle forniture per ufficio e negoziare i termini con i fornitori per garantire che gli ordini siano più redditizi.

- Incontrare individui, gruppi di interesse speciale e altri, per conto di dirigenti, comitati e consigli di amministrazione.

- Accogliere i visitatori e determinare se consentire loro l'accesso a determinate persone.

Supporto amministrativo

- Conserva registrazioni elettroniche e cartacee su file, assicurando che le informazioni siano organizzate e facilmente accessibili per un rapido recupero.

- Preparare fatture, relazioni, lettere, bilanci e altri documenti, utilizzando software di elaborazione testi, fogli di calcolo, database e / o presentazioni, fornendo anche la relativa assistenza in materia contabile.

- Eseguire attività di ufficio generali, come la manutenzione dei sistemi di amministrazione e l'esecuzione di attività contabili di base.

- Coordinare e dirigere i servizi di ufficio, come registrazioni e budget, per assistere i dirigenti.

- Stabilire e supervisionare le politiche e le procedure amministrative, sia per i dipendenti d'ufficio, sia per l'organizzazione.

- Rivedere le pratiche e le procedure operative per determinare se è possibile apportare miglioramenti in aree quali flusso di lavoro, procedure di rendicontazione o spese.

- Supervisionare e formare altro personale amministrativo.

Riferimenti

1. Lavorabile (2018). Descrizione del lavoro del segretario esecutivo. Tratto da: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). La differenza tra un segretario e un segretario esecutivo. Lavoro - Chron. Tratto da: work.chron.com.
3. Career Planner (2018). Segretario esecutivo e assistente amministrativo. Tratto da: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Descrizione del lavoro del segretario esecutivo. Tratto da: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Responsabilità del segretario esecutivo. Tratto da: bestsampleresume.com