RICHIESTA DI ACQUISTO: TIPOLOGIE, COME È REALIZZATA ED ESEMPI - DUDAS - 2026

Il modulo di richiesta di acquisto è il documento generato da un reparto utente o dal personale di magazzino per notificare all'ufficio acquisti gli articoli che devono essere ordinati, la quantità e il tempo di consegna. L'acquisto da un'azienda inizia con la raccolta dei requisiti.

Dopo che sono stati compilati, l'ufficio acquisti dovrebbe essere informato. La richiesta di acquisto è il documento che conterrà l'elenco di tali requisiti. Per prevenire le frodi, i responsabili di reparto non sono generalmente autorizzati a ordinare direttamente dai fornitori o ad acquistare per conto dell'azienda.

Invece, è un reparto diverso chiamato reparto acquisti che effettivamente effettua ordini con fornitori esterni. I responsabili dei vari reparti utilizzano i moduli di richiesta di acquisto per informare questo reparto sui materiali da acquistare.

Le richieste di acquisto e gli ordini di acquisto sono documenti chiave nel processo di acquisizione degli articoli di cui l'azienda ha bisogno per il suo funzionamento, standardizzando il processo degli ordini internamente ed esternamente.

tipi

I punti chiave sulla richiesta di acquisto sono i seguenti:

- È una richiesta inoltrata all'ufficio acquisti per acquisire un certo elenco di materiali.

- È necessaria l'approvazione dell'organizzazione acquisti.

- È un documento interno; cioè, rimane all'interno dell'organizzazione.

È possibile creare una richiesta di acquisto per i seguenti tipi di approvvigionamento:

Standard

Ottenere forniture e materiali dai fornitori, sia per i processi di produzione che per i materiali di consumo per ufficio e altri beni.

Esternalizzazione

Fornire materia prima a un fornitore e ottenere così un prodotto finito.

Spedizione

Ottenere materiale che viene conservato nelle strutture dell'azienda e il fornitore viene pagato per questo.

Trasferimento

Per ottenere materiali da un altro dipartimento o area all'interno della stessa organizzazione.

Servizio esterno

Per ottenere i servizi di un fornitore di terze parti, come l'esecuzione della manutenzione dell'impianto.

Quanto elaborato?

I componenti di base che compongono una richiesta di acquisto sono:

- Numero della richiesta, che consente l'identificazione del documento. Deve essere prestampato.

- Reparto richiedente.

- Data della richiesta e data di consegna richiesta.

- Nome della persona che predispone la richiesta e firma della persona che effettua la relativa autorizzazione.

- Gli articoli richiesti devono essere descritti in dettaglio, per evitare dati inesatti. L'importo deve essere esatto; è molto importante posizionare l'unità richiesta (chili, litri, unità, ecc.).

- Firma del responsabile dell'ufficio acquisti che approva o non approva l'acquisto.

- Se sono già state richieste offerte ai fornitori, devono essere allegate alla richiesta.

Processo di richiesta di acquisto

Il processo di richiesta di acquisto viene utilizzato dalle organizzazioni per effettuare e tenere traccia degli ordini di forniture. Questi possono essere qualsiasi cosa, dalle materie prime ai mobili per ufficio e altro ancora.

Quando un responsabile di reparto ritiene che i materiali stiano per esaurirsi, compila il modulo della richiesta di acquisto, che include i campi sopra elencati.

Una richiesta di acquisto è il modulo che un reparto aziendale invia all'ufficio acquisti, elencando gli articoli che desidera vengano ordinati da un fornitore esterno.

Questo processo consente agli utenti di effettuare un ordine, ricevere l'approvazione del supervisore e, soprattutto, consentire a fornitori di terze parti di inviare preventivi.

Quando il responsabile acquisti riceve la richiesta di acquisto in questo processo, può rivedere tutte le informazioni inviate dall'utente di origine. Il manager seleziona semplicemente se la richiesta è approvata o meno.

Se non è approvato, c'è una casella per mettere il motivo della decisione e il dipartimento richiedente sarà informato di questa decisione. Tuttavia, se il manager dà la sua approvazione, il passo successivo sarà quello di richiedere un preventivo ai fornitori.

Importanza

Avvia il processo di acquisto

Di tanto in tanto, i reparti di un'azienda avranno bisogno di materiali; la richiesta di acquisto avvia il processo di acquisto. L'ufficio acquisti agirà in base alla forza del documento.

In caso di problemi, il documento servirà come prova che un dipartimento ha ordinato le forniture con una certa comunicazione.

È uno strumento di controllo

In mancanza di controlli adeguati, il personale può essere coinvolto in frodi, poiché potrebbe richiedere materiali per uso personale.

Con una richiesta di acquisto sono in atto misure per garantire che non vengano praticate frodi. La richiesta deve passare attraverso più mani per garantirne l'esattezza e la necessità.

Proteggi l'azienda

Con gli ordini di requisizione in atto, le possibilità di frode vengono evitate. Anche i beni aziendali sono protetti.

Centralizzazione del processo di acquisto

Quando un'organizzazione richiede che tutte le richieste vengano eseguite centralmente tramite l'ufficio acquisti, è facile gestire l'intero processo.

Anche gli acquirenti ne traggono vantaggio, poiché ora possono raggruppare gli acquisti e sfruttare il potere d'acquisto dell'organizzazione per negoziare condizioni migliori.

Esempi

Esempio 1

Richiesta n .: 00455

Data: 15 maggio 2018

Nome del richiedente: Annaliese Corvo

Posizione: supervisore della formazione

Dipartimento: Formazione del personale

Motivo della richiesta: I seguenti articoli devono essere utilizzati nel corso di formazione "Garanzia di qualità", che verrà impartito durante la settimana dal 16 al 20 luglio 2018.

- 01 custodia di pennarelli per lavagna a fogli mobili.

- 12 matite.

- 01 lavagna a fogli mobili con 20 fogli bianchi: 1 metro di larghezza x 1,5 metri di lunghezza.

- 12 taccuini a riga singola di dimensioni normali.

- 06 pennarelli colorati per lavagna bianca.

- 12 gomme da cancellare.

- 12 penne a inchiostro blu.

Si allegano 2 preventivi ricevuti da fornitori di cancelleria.

Autorizzato da: Alberto Moreno

Posizione: responsabile delle risorse umane

Gestione delle risorse umane

Esempio 2

Confezioni Tely, il reparto di produzione di SA deve ordinare diversi materiali e compilare il modulo di richiesta di acquisto. Questo modulo notifica all'ufficio acquisti che queste forniture sono necessarie.

L'ufficio acquisti può approvare o rifiutare la richiesta ricevuta. Se approvato, verrà creato un ordine di acquisto.

L'ordine di acquisto viene inviato al venditore per l'acquisto dei prodotti. Il fornitore produce e consegna i prodotti con fattura.

Il reparto ricevente riceve i prodotti e consegna il rapporto di ricevimento al reparto contabilità.

Se tutti i documenti risultano conformi, l'area contabilità rilascia l'approvazione della fattura al cassiere, indicando che il pagamento può essere effettuato al fornitore.

Riferimenti

1. Dizionario commerciale (2018). Richiesta di acquisto. Tratto da: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Cos'è una richiesta di acquisto? Tratto da: myaccountingcourse.com.
3. Forest Time. La differenza tra una richiesta e un ordine di acquisto. Piccole imprese - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Che cos'è una richiesta di acquisto e perché è importante per la tua azienda. Procurarsi. Tratto da: blog.procurify.com.
5. Punto tutorial (2018). SAP MM - Richiesta di acquisto. Tratto da: tutorialspoint.com.