REINGEGNERIZZAZIONE DEI PROCESSI: TIPOLOGIE, MODELLI, FASI ED ESEMPI - DUDAS - 2026

Il process reengineering è una strategia di gestione aziendale che si concentra sull'analisi dei flussi di lavoro e dei processi aziendali di un'organizzazione al fine di ottenere miglioramenti sostanziali in termini di prestazioni, produttività e qualità.

È la pratica di ripensare e ridisegnare il modo in cui viene svolto il lavoro, al fine di supportare al meglio la missione di un'organizzazione e ridurre i costi. Il processo aziendale si riferisce all'insieme di attività o attività interconnesse eseguite per ottenere un risultato specifico.

Fonte: pixabay.com

Inizia con una valutazione di alto livello della missione dell'organizzazione, degli obiettivi strategici e delle esigenze dei clienti. Vengono poste domande fondamentali, come la missione deve essere ridefinita? Gli obiettivi strategici sono allineati alla missione? Chi sono i clienti?

Un'azienda può scoprire di operare in base a presupposti discutibili, in particolare in termini di esigenze e desideri dei propri clienti. Solo dopo che l'organizzazione ha riconsiderato cosa dovrebbe fare, decide come fare meglio.

Concentrati sui processi

Nell'ambito della valutazione di base della missione e degli obiettivi, la reingegnerizzazione si concentra sui processi, i passaggi e le procedure dell'organizzazione che governano il modo in cui le risorse vengono utilizzate per creare prodotti e servizi che soddisfano le esigenze dei clienti. o mercati particolari.

La reengineering identifica, analizza e riprogetta i processi aziendali principali di un'organizzazione con l'obiettivo di ottenere notevoli miglioramenti nelle misure di prestazioni critiche come costi, qualità, servizio e velocità.

La tecnologia dell'informazione è vista come un fattore abilitante per creare nuove forme di organizzazione e collaborazione, piuttosto che supportare le funzioni aziendali esistenti.

La reingegnerizzazione dei processi deriva la sua esistenza da diverse discipline e si possono identificare quattro aree principali soggette a cambiamento: organizzazione, tecnologia, strategia e persone. Una vista del processo viene utilizzata come quadro comune per considerare queste aree.

tipi

Esistono tre diversi tipi di reingegnerizzazione dei processi che qualsiasi azienda può avviare:

Reengineering per il miglioramento dei costi

Questo tipo di reingegnerizzazione può portare un'azienda a riduzioni straordinarie dei costi dei processi non critici, modificandoli radicalmente o addirittura eliminandoli del tutto.

Va ben oltre ciò che si può ottenere con i consueti sforzi per ridurre i costi.

Reingegnerizzazione per essere più competitivi

Con lo sforzo di questo tipo di reengineering, cerca di approfondire i principali processi prodotti nell'azienda.

Questo è destinato a diventare il migliore della sua categoria, a livello mondiale, raggiungendo un'equivalenza competitiva con le aziende che in passato hanno stabilito le regole e stabilito gli standard del settore.

Reengineering per un punto di innovazione radicale

Questo tipo di reingegnerizzazione cerca di individuare e attuare punti radicali di innovazione, cambiare le regole esistenti e stabilire una nuova definizione di best in class per tutte le aziende che stanno cercando di diventarlo.

Modelli

Modello ADKAR

Il modello si concentra sull'elemento del cambiamento nelle persone, in particolare su come garantire che i dipendenti coinvolti sostengano e credano nel cambiamento.

Dopo aver fatto ciò, il modello passa a guardare alla dimensione aziendale, concentrandosi sull'identificazione della necessità di cambiamento, degli obiettivi che devono essere raggiunti, di come questi obiettivi saranno raggiunti e della scala temporale in cui sarà completato.

Sia la dimensione aziendale che quella personale devono essere curate diligentemente per implementare una strategia di cambiamento di successo. Ci sono cinque passaggi chiave per garantire il supporto dei dipendenti.

Consapevolezza

I dipendenti devono essere consapevoli di quale cambiamento sta avvenendo e perché è necessario. Se i dipendenti non sono consapevoli di queste cose, possono perdere la motivazione e la direzione all'interno della strategia.

La direzione svolge un ruolo cruciale nel garantire che i dipendenti siano pienamente consapevoli di ogni elemento del processo di cambiamento.

Desiderio

Il supporto per la strategia di cambiamento dovrebbe venire naturalmente dai dipendenti. Piuttosto che imporre il cambiamento ai dipendenti, includerli nella visione e nello sviluppo del progetto garantirà il loro supporto per il risultato finale.

Conoscenza

La reingegnerizzazione porterà probabilmente un cambiamento nella routine e nelle competenze dei dipendenti, nonché un cambiamento generale nell'organizzazione.

Per questo motivo, i dipendenti devono essere pienamente supportati per acquisire e sviluppare queste competenze.

Abilità

Questa conoscenza deve essere sviluppata, ma può accadere solo se gli individui hanno le capacità necessarie.

Rinforzo

Il processo di cambiamento e le ricompense per gli individui che cambiano i loro metodi dovrebbero essere rafforzati dopo che il cambiamento è avvenuto. Ciò garantisce che i dipendenti resistano alla tentazione di ricadere nelle vecchie abitudini.

Ponti modello di transizione

Il principale punto di forza del modello è che si concentra sulla transizione, non sul cambiamento. La differenza tra questi è sottile, ma importante.

Il cambiamento è qualcosa che accade alle persone, anche se non sono d'accordo con esso. D'altra parte, la transizione è ciò che accade nella mente delle persone mentre attraversano il cambiamento.

Il cambiamento può avvenire molto rapidamente, mentre la transizione di solito avviene più lentamente.

Il modello evidenzia tre fasi di transizione che le persone attraversano quando sperimentano il cambiamento. Questi sono:

- Risoluzione, smarrimento e licenziamento.

- Zona neutra.

- Nuovo inizio.

Bridges dice che le persone attraversano ogni fase al proprio ritmo. Ad esempio, coloro che sono a proprio agio con il cambiamento probabilmente avanzeranno rapidamente alla terza fase, mentre altri rimarranno nella prima o nella seconda fase.

fasi

La riprogettazione dei processi aziendali non è un compito facile. A meno che ciascuna fase non venga completata con successo, i tentativi di modifica potrebbero non riuscire.

Identifica e comunica la necessità di cambiamento

Occorre un'indagine. Quali processi potrebbero non funzionare? La concorrenza è migliore o peggiore dell'azienda per certi aspetti?

Dopo che tutte le informazioni sono disponibili, dovrebbe essere sviluppato un piano molto completo, con la partecipazione dei leader dei diversi dipartimenti.

La direzione dovrà svolgere il ruolo di venditore. Dovrai trasmettere la grande visione del cambiamento e mostrare come influenzerà positivamente anche i dipendenti meno qualificati.

Assembla un team di esperti

Come per qualsiasi altro progetto, la reingegnerizzazione dei processi richiede un team di persone altamente qualificate e motivate che eseguiranno i passaggi necessari. Nella maggior parte dei casi, il team è composto da:

Capo direttore

Quando si tratta di fare un cambiamento importante, è necessaria la supervisione di qualcuno che possa prendere le decisioni e che contattare direttamente.

COO

Sarà necessario qualcuno che conosca le complicazioni del processo. Lì, il responsabile delle operazioni interviene, avendo lavorato con i processi e potendo contribuire con la sua vasta conoscenza.

Esperti di reengineering

Saranno necessari gli ingegneri giusti. I processi di reengineering possono richiedere competenze in diversi campi, dall'IT alla produzione.

Trova processi inefficienti e definisci gli indicatori chiave di prestazione (KPI)

È necessario definire i KPI corretti. I KPI in genere variano a seconda del processo da ottimizzare.

Quindi i processi devono essere seguiti individualmente. Il modo più semplice per farlo è mappare i processi aziendali.

È molto più facile se hai tutto per iscritto passo dopo passo. È qui che il manager operativo torna utile, poiché semplifica la definizione e l'analisi dei processi.

Il modo più semplice per lavorare con i processi è attraverso i diagrammi di flusso. Prendi carta e matita e annota i processi passo dopo passo.

Se hai una maggiore conoscenza della tecnologia, l'utilizzo di software per l'analisi di processo può rendere tutto molto più semplice.

Riprogettare i processi e confrontare i KPI

A questo punto non c'è molto da aggiungere. Quello che ora deve essere fatto è continuare a mettere in pratica le teorie e vedere come vengono mantenuti i KPI.

Se i KPI mostrano che la nuova soluzione funziona meglio, puoi iniziare a scalare la soluzione lentamente, mettendola in azione all'interno di un numero sempre maggiore di processi aziendali.

Esempi

Ford Motors

Negli anni '80, l'industria automobilistica americana stava attraversando una recessione. Cercando di ridurre i costi, Ford ha deciso di analizzare a fondo i processi aziendali di alcuni dei suoi reparti, cercando di individuare processi inefficienti.

Hanno notato che più di 500 persone lavoravano nel reparto contabilità. A titolo di confronto, circa 100 persone hanno lavorato nello stesso reparto presso la sua concorrente Mazda.

Nonostante il fatto che Ford fosse un'azienda più grande, fissò un obiettivo misurabile che era quello di ridurre il numero di dipendenti in quel reparto a sole 200 persone.

Hanno lanciato un'iniziativa di reingegnerizzazione del processo per scoprire perché il dipartimento aveva così tanti dipendenti. Hanno analizzato il sistema attuale e hanno scoperto che funzionava come segue:

- Quando l'ufficio acquisti ha scritto un ordine d'acquisto, ne ha inviato una copia all'ufficio contabilità fornitori.

- Quindi, il reparto controllo materiali ha ricevuto la merce e ha inviato una copia del documento relativo alla contabilità fornitori.

- Allo stesso tempo, il fornitore ha inviato una ricevuta per la merce consegnata alla contabilità fornitori.

Processo totalmente nuovo

L'impiegato addetto alla contabilità fornitori doveva abbinare i tre ordini e, abbinandoli, emetteva il pagamento manualmente. Questo processo richiedeva molta manodopera nel dipartimento.

Invece di apportare piccole modifiche, Ford ha sviluppato un processo completamente nuovo. La tecnologia dell'informazione ha svolto un ruolo importante in questo nuovo processo.

Hanno sviluppato un database a cui è stata inviata una notifica quando il reparto acquisti aveva effettuato un ordine.

Quando i materiali sono stati consegnati, un impiegato del magazzino li ha inseriti nel computer. In questo modo poteva verificare immediatamente se i materiali consegnati erano in ordine, in modo che venissero pagati automaticamente in seguito.

In questo modo, gli addetti alla contabilità fornitori dal cercare di abbinare gli ordini sono stati completamente eliminati, riducendo il numero di impiegati del 75%.

Taco bell

Taco Bell ha ricostruito la propria attività, concentrandosi maggiormente sull'aspetto del servizio e centralizzando la propria area di produzione.

Con la creazione del programma K-Minus, carne, mais, fagioli, lattuga, formaggio e pomodori per i loro ristoranti venivano ora preparati al di fuori del ristorante. Nei ristoranti, questi ingredienti preparati venivano assemblati solo su richiesta del cliente.

Alcuni dei successi di questo nuovo modo di lavorare sono stati una maggiore motivazione dei dipendenti, un migliore controllo della qualità, meno incidenti, maggiori risparmi e più tempo da dedicare al servizio clienti.

Vantaggi e svantaggi

-Vantaggio

Riduci i costi e i tempi di ciclo

La reingegnerizzazione dei processi riduce i costi e i tempi di ciclo eliminando le attività improduttive e i dipendenti che le svolgono.

La riorganizzazione del team riduce la necessità di diversi livelli di gestione, accelera i flussi di informazioni, elimina gli errori e le rilavorazioni causati da più trasferimenti.

Migliora la qualità

La reingegnerizzazione dei processi migliora la qualità riducendo la frammentazione del lavoro e stabilendo una chiara proprietà dei processi.

I lavoratori si assumono la responsabilità della loro produzione e possono misurare le loro prestazioni sulla base di un rapido feedback.

Aumentare la produttività

L'obiettivo della reingegnerizzazione dei processi è modernizzare i processi obsoleti e spesso produce risultati che fanno risparmiare tempo. Ad esempio, l'organizzazione potrebbe scoprire che un determinato processo può essere eseguito da due dipendenti invece di quattro.

Orientamento alla clientela

Passando da orientato al compito a orientato al processo, l'attenzione è sul cliente. Ciò ha il vantaggio che tutti i processi irrilevanti vengono rapidamente alla ribalta, dopo di che possono essere facilmente rimossi o modificati.

Migliora la posizione competitiva

In genere, le modifiche apportate da un'organizzazione sono evidenti solo gradualmente. Tuttavia, per rimanere competitivi e soddisfare le esigenze dei clienti, è necessario agire in modo appropriato.

Con la reingegnerizzazione del processo, i cambiamenti radicali vengono implementati in un periodo di tempo relativamente breve.

-Svantaggi

Adattamento del personale

Alcuni lavoratori potrebbero non adattarsi ai cambiamenti ei nuovi manager potrebbero sentirsi sopraffatti. Altri lavoratori diventeranno obsoleti se il loro ruolo principale viene rimosso come parte della revisione del processo.

Se un dipendente il lunedì mattina sente che l'intera descrizione del suo lavoro è stata modificata, ciò potrebbe sembrare angosciante.

Ecco perché è molto importante che le modifiche implementate siano ben comunicate al dipendente.

Richiede investimento

La riprogettazione dei processi richiede in genere investimenti, in particolare nella tecnologia. Metodi obsoleti, come eseguire un'attività manualmente, devono essere sostituiti da programmi per computer.

I programmi migliorano l'efficienza e riducono gli errori, ma l'azienda deve investire in software e formazione, un'opzione costosa per le aziende che cercano di tagliare le spese immediatamente.

Riferimenti

1. Wikipedia, l'enciclopedia libera (2019). Reingegnerizzazione dei processi aziendali. Tratto da: en.wikipedia.org.
2. Sonia Pearson (2019). Business Process Reengineering (BPR): definizione, passaggi, esempi. Tallyfy. Tratto da: tallyfy.com.
3. Janse (2018). Business Process Reengineering (BPR). ToolsHero: Tratto da: toolshero.com.
4. Katayoun Atefi (1997). Modelli formali di reingegnerizzazione dei processi aziendali per la progettazione e la convalida del progetto. Tratto da: eil.utoronto.ca.
5. Clever ISM (2019). Rendi la tua azienda più competitiva con il Business Process Reengineering (BPR). Tratto da: cleverism.com.
6. Organizzazione aziendale (2017). Tipi di reengineering. Tratto da: organizacionempresa.xyz.
7. Gerghi aziendali (2019). Reengineering dei processi aziendali. Tratto da: businessjargons.com.
8. Anna Assad (2017). Gli svantaggi e i vantaggi del BPR. Bizfluent. Tratto da: bizfluent.com.