- Qual è il rimborso in contanti piccoli?
- Rimborso
- Controlli
- Documenti
- Formato di rimborso
- Buono di esborso
- Esempi
- Riferimenti
Il rimborso di piccola cassa è il rimborso che viene effettuato ad un fondo fisso assegnato ad un dipartimento dell'azienda, per l'importo dei pagamenti effettuati con tale mezzo, secondo quanto indicato nelle fatture e ricevute presentate, al fine di completare il nuovamente l'importo iniziale in contanti.
Le aziende generalmente mantengono piccole quantità di denaro in loco per soddisfare piccoli pagamenti vari, come le spese per cibo e forniture per ufficio.
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Potrebbero esserci più sedi di piccoli contanti in un'azienda più grande, probabilmente una per edificio o anche una per reparto. Un sistema di contabilità separato viene utilizzato per tenere traccia delle transazioni di piccoli contanti.
Tali pagamenti sono generalmente gestiti attraverso un piccolo sistema di anticipo contante, per il quale viene assegnato un importo di "denaro fluttuante". Questa è la quantità massima di denaro che può essere trattenuta in qualsiasi momento.
Il metodo preferito per effettuare un rimborso è tramite assegno, richiesto tramite una richiesta di controllo debitamente autorizzata e documentata.
Qual è il rimborso in contanti piccoli?
Per stabilire un fondo di piccola cassa, viene creato un assegno per l'importo del fondo assegnato a quella particolare piccola cassa.
La voce iniziale del giornale di registrazione della piccola cassa è un addebito sul conto della piccola cassa e un credito sul conto in contanti o in banca.
Il depositario emette quindi importi diversi dal fondo di piccola cassa in cambio di ricevute relative a qualunque sia la spesa.
A questo punto non è presente alcuna registrazione nel diario. Invece, il saldo di cassa nel fondo di cassa piccola diminuisce mentre il numero di entrate aumenta.
Il contante rimanente più le entrate totali devono sempre essere pari all'importo iniziale dei fondi nella casella inferiore. Tuttavia, il furto o gli errori di registrazione possono comportare una variazione dell'importo del finanziamento iniziale.
Rimborso
Quando il saldo di cassa nel fondo di piccola liquidità scende a un livello sufficientemente basso, il custode della piccola liquidità richiede al cassiere il rimborso in contanti.
Questo acquisisce la cifra di un totale delle entrate che si sono accumulate. Il cassiere scrive un nuovo assegno per l'intero valore delle ricevute e scambia questo assegno con le ricevute.
La registrazione a giornale di piccola cassa è un addebito sul conto di piccola cassa e un credito sul conto in contanti o in banca.
Il custode della piccola cassa inserisce il denaro nel cassetto della piccola cassa, che ora dovrebbe contenere l'importo originale stanziato per il fondo.
Il cassiere crea una voce di diario per registrare le ricevute di piccoli contanti. Si tratta di un accredito sul conto di piccola cassa e di addebito su diversi conti spese diversi, a seconda di ciò che è stato acquistato con il denaro.
Controlli
Devono essere stabiliti forti controlli interni per gli incassi o gli esborsi in contanti per prevenire una cattiva gestione dei fondi e salvaguardarsi dalle perdite.
- La scatola più piccola deve essere conservata in un luogo sicuro. Ad esempio, in una cassa.
- Il cassiere deve essere responsabile del mantenimento delle fatture corrispondenti ai pagamenti effettuati tramite contanti.
- I conteggi di cassa a sorpresa devono essere eseguiti di volta in volta per garantire l'accuratezza del saldo di cassa indicato sul registratore di cassa.
- La quantità di denaro contante nella piccola cassa non dovrebbe essere troppo alta.
Documenti
Ogni azienda definisce i format da utilizzare e la procedura da seguire per la richiesta di rimborso, ma essenzialmente il processo consiste nel riunire tutti i pagamenti effettuati con il fondo del box inferiore ed i rispettivi supporti.
È importante che ogni pagamento, anche minimo, sia supportato dalla rispettiva fattura o, se applicabile, dal documento equivalente, in cui la società o la persona a cui è stato effettuato il pagamento possa essere chiaramente identificata, per questioni pertinenti come la gestione di tasse e contabilità.
Formato di rimborso
Il depositario responsabile della gestione della piccola cassa deve compilare un voucher denominato "Rimborso di piccola cassa", che elenca le spese sostenute in un determinato periodo, al fine di ricevere il rimborso del denaro consumato.
Il dipendente deve presentare tutte le ricevute di spesa originali allegate a un modulo di rimborso in contanti piccoli compilato:
La somma totale di tutte le fatture e ricevute nel formato di rimborso e il contante disponibile rimanente nella piccola cassa deve essere uguale all'importo del fondo anticipato originale.
Il formato del rimborso di piccola cassa totalizzato, con la somma di tutti i singoli pagamenti, viene inviato al controller per la revisione e l'autorizzazione finale.
Buono di esborso
Per rimborsare il valore delle spese perpetrate in base alle ricevute e alle fatture di piccola cassa, che sono elencate nel documento "rimborso di piccola cassa", viene generata una prova di pagamento o di spesa, come di seguito riportato .
Tutti questi documenti coinvolti devono essere allegati alla registrazione contabile del giustificativo di giornale.
Il modulo di rimborso e gli originali di tutta la documentazione vengono inviati al reparto contabilità fornitori per l'elaborazione.
La prova di liberazione è fatta a nome del custode della piccola cassa, in modo che l'assegno possa essere emesso a suo nome per l'importo richiesto. L'assegno di rimborso può essere incassato privatamente dal custode.
Esempi
La società ABC decide di allocare $ 100 in contanti come fondo di cassa minore al suo dipartimento operativo, in modo che possa elaborare direttamente le sue spese a basso costo.
Pertanto, il 1 ° marzo viene consegnato il denaro di $ 100. L'allocazione iniziale di piccola cassa sarà registrata nella contabilità come segue:
Durante il mese di marzo, il dipartimento operativo ha effettuato i seguenti pagamenti minori tramite la piccola cassa:
- 3 gennaio: acquisto di tè per $ 10.
- 15 gennaio: acquisto di cancelleria per $ 50.
- 27 gennaio: pagamento all'idraulico per $ 20.
Questi pagamenti effettuati con la piccola cassa verranno registrati nella contabilità come segue:
La piccola cassa dovrà essere rimborsata il 31 marzo. Poiché la spesa totale per il mese era di $ 80, questo sarà l'importo da rimborsare:
Pertanto, a partire dal 1 aprile, la casella inferiore riporterà nuovamente i $ 100 inizialmente assegnati.
Riferimenti
- Fordham University (2019). Fondi di anticipi e rimborsi di piccola cassa. Tratto da: fordham.edu.
- Stanford University (2019). Procedura: rimborsare un dipendente con denaro contante. Tratto da: web.stanford.edu.
- Contabilità semplificata (2019). Contabilità per piccoli contanti. Tratto da: accounting-simplified.com.
- Steven Bragg (2019). Contabilità di cassa piccola. Strumenti contabili. Tratto da: accountingtools.com.
- Gerencie (2017). Rimborso di piccoli contanti. Tratto da: gerencie.com.