QUAL È IL CICLO DI VITA DEI DOCUMENTI? - VOCABOLARIO CULTURALE - 2026

Il ciclo di vita dei documenti consiste in una successione di fasi attraverso le quali un file passa per tutta la sua vita utile. Queste fasi vanno dalla creazione di un documento, attraverso tutti i suoi usi e modifiche, fino al momento della sua distruzione o archiviazione permanente.

Il concetto di ciclo di vita dei documenti è stato creato negli Stati Uniti dopo la seconda guerra mondiale. Ciò era dovuto alla necessità di trovare un modo appropriato per gestire un gran numero di file accumulati.

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Ogni disciplina affronta il ciclo di vita dei documenti in modo diverso, tenendo conto del suo focus e della natura dell'archivio. Ad esempio, il ciclo di vita di un documento legale può avere fasi diverse da quelle di un documento accademico.

In ogni caso, variano le considerazioni su quanto a lungo deve essere conservato un documento, come dovrebbe essere conservato o quale dovrebbe essere il suo corretto utilizzo. Allo stesso modo, esistono anche diversi approcci alle fasi del suo ciclo di vita.

Ad esempio, potrebbero esserci documenti di nessun valore per un'azienda o un ente governativo a causa della loro età. Tuttavia, questi stessi archivi possono avere un alto valore storico per un museo.

Un'altra differenza fondamentale è quella che esiste tra documenti analogici e digitali. Sebbene l'importanza risieda nel contenuto dei documenti, l'esistenza di file digitali implica particolarità nella loro gestione e nelle fasi del loro ciclo di vita.

Le tre età dei documenti

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Nel 1972 lo storico Carlos Wyffels propose la teoria delle Tre Età. Secondo questo, i documenti sono oggetti che hanno un processo vitale durante il quale i loro usi si trasformano.

In generale, i documenti vengono utilizzati intensamente subito dopo la creazione e per un periodo di tempo specificato. Tuttavia, nel tempo questo utilizzo si riduce fino al momento in cui cessa completamente, sia perché archiviati che distrutti.

Secondo Wyffels, questo ciclo attraversato da tutti i documenti è diviso in tre età: l'età amministrativa o attiva, l'età intermedia o semi-attiva e l'età inattiva o storica.

Età amministrativa o attiva (file di gestione)

Si riferisce al periodo attivo di un documento. Inizia nel momento della sua creazione e attraversa diverse fasi in cui viene frequentemente consultato, trasferito e condiviso.

Ad esempio, l'età amministrativa di una bolletta inizia quando viene generata. Quindi continua a muoverti per un periodo di tempo limitato, mentre consegnato o inviato via email da un postino, al momento del controllo e al momento del pagamento.

L'età intermedia o semi-attiva (file centrale)

È quel periodo in cui il documento ha perso l'utilità per cui era stato creato. Pertanto, non è così attivo in uso come nell'era amministrativa. Tuttavia, è conservato e può essere consultato raramente.

Ad esempio, l'età intermedia di una bolletta inizia quando, dopo averla pagata, viene archiviata in una cartella. È molto probabile che non verrà mai più consultato, tuttavia viene conservato in archivio in caso di dubbi.

La vita semi-attiva dei documenti può essere variabile a seconda del tipo di documento e del contesto. Un documento legale, ad esempio, può avere una vita attiva più lunga di una bolletta.

L'età inattiva o storica (archivio storico)

Si riferisce al periodo finale degli archivi. Tuttavia, non tutti i file hanno la stessa destinazione. A seconda della loro natura, possono essere resi storici o distrutti.

Gli archivi storici sono quelli che hanno un valore culturale o di ricerca. Pertanto, durante questa fase, si cercano metodi di conservazione per preservarli il più completamente possibile.

Fasi del ciclo di vita dei documenti

La teoria delle tre età stabilisce in modo generale le fasi fondamentali che attraversano tutti i documenti. Tuttavia, ci sono anche altre fasi più specifiche che definiscono l'utilità e la gestione dei documenti.

Le fasi che attraversa un documento dipendono dal suo valore, dal suo utilizzo e dal suo contesto. In base a queste caratteristiche si determina quali fasi deve attraversare e quali sono le disposizioni tecnico amministrative per ognuna di esse.

Queste sono alcune delle fasi principali che un documento attraversa durante la sua vita utile:

1-Creazione: consiste nella creazione del documento, in formato cartaceo o digitale.

2-Archiviazione: a seconda del formato in cui il documento è stato creato, viene archiviato fisicamente o digitalmente. In alcuni casi viene considerata anche la fase di digitalizzazione, quando fa parte del processo.

3-Categorizzazione: si riferisce all'organizzazione, classificazione o indicizzazione dei documenti secondo i parametri stabiliti in ciascun contesto.

4-Trasferimento: si riferisce all'invio e / o alla consegna di un documento in base alle sue caratteristiche. Attualmente questo può riferirsi a una consegna tramite posta fisica o una consegna tramite e-mail, a seconda dei casi.

5-Distribuzione: questa fase si riferisce a documenti che sono di uso pubblico o necessità, quindi dopo essere stati creati devono essere divulgati a un determinato gruppo di persone.

6-Uso collaborativo: attualmente, i file possono essere organizzati per l'uso condiviso e la modifica. Questa fase è di aspetto recente ed è considerata esclusivamente per i documenti digitali.

7-Consultazione: si riferisce a quella fase in cui i documenti sono predisposti con l'intenzione di poterli consultare. Durante questo processo, le disposizioni di sicurezza e / o accessibilità sono molto importanti, a seconda del pubblico che dovrebbe accedere alle informazioni.

8-Archiviazione o distruzione: questa è la fase finale del ciclo di vita di tutti i documenti. Corrisponde al momento in cui si decide se ha un valore storico sufficiente per essere conservato o, al contrario, viene distrutto.

Si intende

1. Darmouth College. (SF). Il ciclo di vita del documento: definizioni, tecnologie di supporto e applicazioni. Estratto da: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Ciclo di vita dei documenti: Teoria delle 3 età. Estratto da: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Che cos'è un ciclo di vita della gestione elettronica dei documenti? Recupero da: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Ciclo di vita del documento. Estratto da: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Ciclo di vita dei documenti - Il sistema archivistico spagnolo. Estratto da: normadat.es.