PROTOCOLLO AZIENDALE: CARATTERISTICHE, A COSA SERVE, ESEMPI - DUDAS - 2026

Il protocollo aziendale è un insieme di standard sociali e formali adottati da un'azienda per la sua conformità. La sua funzione è quella di fissare standard di condotta e limiti che governano le azioni di tutti i membri dell'azienda.

Questo organo normativo, normalmente inserito in un manuale o documento, regola generalmente i comportamenti interni ed esterni dell'azienda. È un codice di condotta stabilito nella cultura organizzativa dell'azienda.

Attraverso il protocollo aziendale si stabiliscono le regole di convivenza tra i diversi livelli lavorativi dell'azienda ei criteri di comunicazione che devono prevalere al di fuori di essa.

I protocolli aziendali raccolgono le regole e le fasi che devono essere seguite per la pianificazione, lo sviluppo e il controllo delle azioni svolte da un'azienda. Questi standard possono includere regole stabilite dallo stato.

Un esempio di protocollo aziendale è il modo in cui una segretaria risponde a una telefonata in modo amichevole. Inoltre, il trattamento rispettoso dell'autista di una compagnia di trasporti mentre accompagna un passeggero all'aeroporto.

Caratteristiche del protocollo aziendale

Prima di citare le caratteristiche del protocollo aziendale, è opportuno indicare chiaramente l'origine del termine per meglio specificarne il contenuto.

Protocollo deriva dal latino "protos", che significa "ciò che viene prima di qualcosa", e "kollos" che si riferisce all'azione di aderire o attaccare qualcosa.

Il dizionario dell'Accademia Reale di Lingua Spagnola in uno dei suoi significati, lo definisce come un "insieme di regole stabilite per standard o consuetudine per cerimonie e atti ufficiali o solenni".

Un protocollo è una descrizione degli standard di comportamento che devono essere seguiti in un'azienda o istituzione. Descrive le linee guida di condotta e le procedure per eseguire un'azione o in una determinata situazione.

Il protocollo aziendale deve trasmettere ai clienti l'essenza dell'azienda, motivo per cui fa parte della sua filosofia e immagine. Esistono diversi tipi di protocollo: aziendale, religioso, ufficiale, sportivo, sociale, ecc.

Le caratteristiche di un buon protocollo aziendale sono

1- Non è regolato dalla legge, ma è rigorosamente applicato all'interno dell'azienda dai suoi membri.

2- È pratico , perché regola le situazioni comuni che si verificano in azienda. In questo modo si evita che sia un documento banale senza rispetto del lavoro.

3- È accessibile a tutti i membri dell'organizzazione, perché stabilisce linee guida comportamentali per ogni situazione lavorativa.

4- È comprensibile, perché deve essere scritto in un linguaggio chiaro affinché tutti i dipendenti dell'azienda si assimilino e si conformino senza scuse.

5- È flessibile , in linea di principio perché le regole stabilite devono essere adeguate ad ogni situazione aziendale, anche in tempi di crisi. Ma anche perché possono variare nel tempo e adattarsi ai cambiamenti.

A cosa serve il protocollo aziendale?

Stabilisci degli standard di condotta

L'impostazione delle linee guida di comportamento all'interno di un'azienda in un manuale di protocollo serve a regolare la condotta dei suoi membri e crea una cultura organizzativa.

Senza un protocollo, i rapporti di lavoro e la comunicazione tra azienda e clienti sarebbero nel caos totale. Non ci sarebbe rispetto per le gerarchie e l'assenza di un codice di comportamento comporterebbe una costante mancanza di rispetto e confronti interni.

L'ordine gerarchico senza un protocollo aziendale non potrebbe essere rispettato, alterando la struttura organizzativa dell'azienda.

Guida per attività sociali

Dal punto di vista del galateo, il protocollo è necessario anche per l'organizzazione e la realizzazione di attività sociali rilevanti per l'azienda.

Il protocollo contribuisce a consolidare il prestigio dell'azienda tra i suoi dipendenti e con quelli ad essa collegati: clienti, azionisti, fornitori, autorità, ecc.

Stabilire l'immagine aziendale

Fa parte dell'immagine aziendale dell'azienda, perché guida e canalizza le azioni positive dei membri dell'azienda. L'immagine di un'azienda non dipende solo dal prodotto o servizio di per sé che fornisce; ma della totalità degli elementi che ruotano attorno a questo.

Il protocollo è utile e necessario per le aziende perché contribuisce a migliorare le relazioni umane e rafforza la loro immagine aziendale. Quando è esteso a tutte le aree dell'organizzazione, aiuta a raggiungere un ambiente di lavoro sano e armonioso.

Crea la cultura aziendale

Crea anche cultura aziendale e del lavoro educando lavoratori e manager sulla necessità di integrarsi e collaborare con gli obiettivi organizzativi. Aiuta anche a guidare le relazioni dei rappresentanti dell'azienda con i loro collaboratori e clienti.

Esempi di protocollo aziendale

Il protocollo aziendale copre le procedure stabilite nell'organizzazione aziendale per organizzare eventi: riunioni, visite, conferenze, trattative, atti formali, ecc.

Ma coinvolge anche il modo di comunicare (comunicazione interna) tra i membri dell'organizzazione e con i clienti e le parti correlate (comunicazione esterna). Questo include tutto, dal modo in cui rispondi a una telefonata, al modo in cui indossi l'uniforme o il modo in cui ti vesti.

Allo stesso modo, include / comprende lo stile di scrittura di una lettera o e-mail e tutti gli elementi necessari per rafforzare l'immagine aziendale dell'azienda.

Un esempio di protocollo aziendale è la ricezione di una telefonata. Nel modo di rispondere, salutare e presentarsi, c'è una cultura aziendale implicita. È quindi un elemento strettamente correlato all'immagine aziendale o del marchio.

Protocollo in telefonata

- Buongiorno signor / signora

- Sono Judith, come posso aiutarti / servirti?

- Rivedrò il tuo caso, per favore non ritirarti.

- Grazie per aver chiamato, siamo al tuo servizio.

- Buona giornata Mr / Mrs

Protocollo in presentazione, saluto e addio

• Alzati quando saluti.
• Stringi delicatamente la mano e sorridi.
• Evita baci e abbracci espansivi.
• Guarda la persona negli occhi quando parli.
• Evita il tuteo e l'uso di termini colloquiali.
• Sii cordiale e amichevole nei tuoi rapporti.
• Prova a chiamare la persona per nome se lo conosci.
• Evita l'eccessiva sicurezza.
• Evita di parlare in modo eccessivo di te stesso e della tua vita personale.

Protocollo di abbigliamento

• Non indossare indumenti inappropriati o indumenti che attirano troppa attenzione.
• Indossa abiti che ti aiutino a completare la tua personalità.
• Indossa abiti di taglia adeguata.
• Indossa una cravatta / giacca / gonna / camicetta.
• Gli uomini devono radersi correttamente e prendersi cura del proprio aspetto fisico.
• Le donne si truccano correttamente.
• Tenere mani e unghie pulite e ben curate.
• Usa profumi o lozioni discreti.

Riferimenti

1. Martínez, Julián Mesa: Manuale del protocollo aziendale: contenuti e fasi di preparazione. Estratto il 14 febbraio 2018 da blog.grupo-pya.com
2. Cos'è il protocollo ea cosa serve in azienda? Consultato su gestiopolis.com
3. Perché il protocollo è importante nelle aziende? Consultato su gadebs.es
4. Protocollo. Accademia reale spagnola. Dizionario usuale. Consultato su dle.rae.es
5. Il protocollo aziendale. Consultato su cevents.es
6. L'importanza del protocollo aziendale. Consultato da telesup.edu.pe