PROCESSO AMMINISTRATIVO: CONCETTO, IMPORTANZA, FASI, ESEMPI - DUDAS - 2025

Il processo amministrativo è la procedura di gestione, pianificazione e analisi svolta al fine di raggiungere tutti gli obiettivi di un'organizzazione. È un modo di vedere e quindi controllare i processi che sono presenti in un'azienda, cercando di formalizzare e stabilire modi migliori di fare il lavoro.

Cioè, si riferisce all'allineamento dei diversi processi con gli obiettivi strategici di un'azienda, alla creazione di sistemi di misurazione per questi processi e alla formazione e organizzazione dei manager per gestire i processi in modo efficace.

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Pertanto, il processo amministrativo implica il modo in cui i processi di un'azienda vengono studiati, identificati, modificati e monitorati per garantire che funzionino senza intoppi e possano essere migliorati nel tempo.

È una metodologia efficace per garantire che i processi siano efficienti ed efficaci, poiché ciò si tradurrà in un'organizzazione migliore e più redditizia. In effetti, significa una serie di attività o operazioni che vengono svolte per raggiungere un obiettivo specifico. È un modo sistematico di fare le cose.

Ad esempio, in una fabbrica c'è un processo di produzione. Allo stesso modo, nel processo amministrativo, le risorse e gli sforzi umani sono utilizzati in modo ordinato per raggiungere obiettivi specifici. Questo processo suggerisce i ruoli che i manager dovrebbero svolgere.

Concetto di processo amministrativo

Il processo amministrativo può essere definito come l'organizzazione e il coordinamento delle attività di un'azienda per il raggiungimento degli obiettivi stabiliti. È incorporato come fattore di produzione, insieme a materiali, macchine e denaro.

Implica la partecipazione e il collegamento delle funzioni di generazione delle politiche, pianificazione, organizzazione, direzione e controllo delle risorse per raggiungere gli obiettivi di tali politiche.

Nel mondo degli affari competitivo e complesso di oggi questo concetto ha acquisito particolare importanza. Pertanto, una gestione efficiente di questo processo è assolutamente essenziale per la sopravvivenza di un'unità aziendale.

Gestione aziendale generale

Il processo amministrativo è ampiamente utilizzato in qualsiasi azienda o entità. È l'elemento che dà vita al business. Si prevede che un'unità aziendale venga gestita in modo efficiente. Questo è esattamente ciò che viene fatto nella gestione.

È essenziale per condurre gli affari in modo ordinato. È una funzione vitale relativa a tutti gli aspetti del lavoro di un'azienda.

Il concetto di processo amministrativo è generale e copre tutti gli aspetti dell'attività. In altre parole, è un processo dinamico che cerca di utilizzare al meglio le varie risorse disponibili per raggiungere obiettivi ben definiti.

Le risorse sono persone, materiali, denaro, macchine, metodi e mercati. Il risultato appare sotto forma di raggiungimento dell'obiettivo. È l'effetto finale della gestione degli input, disponibile attraverso un efficiente processo amministrativo.

caratteristiche

Miglioramento

Il processo amministrativo non dovrebbe essere un esercizio una tantum. Dovrebbe comportare una valutazione continua dei processi e includere azioni per migliorarne il flusso totale. Tutto ciò comporta un ciclo continuo di valutazione e miglioramento dell'organizzazione.

I processi esistenti vengono modificati

Invece di creare processi assolutamente nuovi o "perfetti", i processi esistenti dovrebbero essere migliorati per evitare di rovinare i guadagni ottenuti.

Processo continuo

È un processo continuo ed è eseguito da diversi manager che lavorano a diversi livelli. È un processo diverso, in cui i manager pianificano, organizzano, dirigono, coordinano e controllano gli sforzi umani per raggiungere obiettivi ben definiti.

Importanza del processo amministrativo A cosa serve?

Direzione, coordinamento e controllo

Molte persone lavorano insieme nel mondo degli affari e hanno bisogno di una guida adeguata per aumentare la loro efficienza. Se non sono guidati, le persone lavoreranno secondo i loro desideri e non sarà possibile un lavoro ordinato dell'azienda.

Pertanto, il processo amministrativo è necessario per pianificare le attività aziendali, guidare i dipendenti nella giusta direzione e infine coordinare i loro sforzi per ottenere i risultati più favorevoli.

Ordinato raggiungimento degli obiettivi aziendali

È necessario un processo amministrativo efficiente per raggiungere gli obiettivi aziendali in modo ordinato e tempestivo.

Uso ottimale delle risorse

Facilita l'uso ottimale delle risorse umane e fisiche disponibili, che porta al progresso e alla prosperità di un'azienda. Anche gli sprechi di ogni tipo vengono eliminati o ridotti al minimo.

Forza competitiva

Si sviluppa la forza competitiva. Ciò consente all'azienda di sviluppare ed espandere i propri asset e profitti.

Motivazione dei dipendenti

In modo che abbiano più interesse e iniziativa nel lavoro assegnato e per contribuire ad aumentare la produttività e la redditività dell'azienda.

Anche per coordinare i propri sforzi al fine di raggiungere velocemente gli obiettivi aziendali, sviluppando lo spirito di lavoro di squadra.

Gestione efficace

La società ottiene i benefici in termini di sviluppo industriale, giustizia per i diversi gruppi sociali, soddisfazione dei consumatori e benessere.

Assicura un uso efficace dei gestori

L'impiego efficace dei manager assicura che i benefici della loro esperienza, capacità e maturità siano a disposizione dell'azienda.

Assicura un funzionamento senza problemi

Garantisce un funzionamento ordinato e continuo di un'azienda per un lungo periodo. Aumenta anche l'efficienza, la produttività e la redditività di un'azienda.

Costruisci un'organizzazione forte

Garantisce lo sviluppo di una solida organizzazione, in grado di affrontare qualsiasi situazione, favorevole o sfavorevole, con disinvoltura e sicurezza.

Fasi del processo amministrativo

Pianificazione

Implica la determinazione di una linea d'azione per raggiungere i risultati o gli obiettivi desiderati. Tutte le altre funzioni di gestione sono correlate e dipendenti da questa fase.

Agisce come uno strumento per risolvere i problemi. Aiuta a visualizzare i problemi futuri e mantiene la gestione concentrata sulle possibili soluzioni.

Organizzazione

Significa raccogliere risorse e utilizzarle in modo appropriato per raggiungere gli obiettivi. È sia un processo che una struttura.

Rappresenta la definizione dei modi e dei mezzi per eseguire un piano aziendale. Inoltre, fornisce un'adeguata struttura amministrativa, facilitando l'esecuzione del piano.

Coinvolge diversi aspetti, come la dipartimentalizzazione, l'ambito del controllo, la delega di autorità, l'instaurazione del rapporto capo-subordinato e la fornitura di meccanismi per coordinare le diverse attività dell'azienda.

Indirizzo

Questa fase è abbastanza completa, poiché implica dirigere e sollevare il morale dei subordinati. Coinvolge anche la comunicazione, la guida e la motivazione.

Cerca di guidare e istruire le persone a svolgere il lavoro nel modo giusto. La leadership è responsabilità dei manager a tutti i livelli.

Un piano chiaro e un'organizzazione forte gettano le basi, ma un manager deve guidare il suo staff per raggiungere gli obiettivi.

Coordinazione

L'integrazione delle attività di diversi dipartimenti è essenziale per il funzionamento ordinato di un'organizzazione.

Il manager deve coordinare il lavoro di cui è responsabile. È l'essenza della gestione e fornisce una chiara direzione alle attività degli individui.

Evita anche sprechi e deriva, fornendo unità di azione nell'organizzazione.

Controllo

È necessario evitare azioni sbagliate negli individui. Il controllo coinvolge tre aspetti generali:

- Stabilire standard di prestazione.

- Misurare i lavori in corso e interpretare i risultati raggiunti.

- Adottare azioni correttive, se necessario.

I piani aziendali non forniscono automaticamente risultati positivi. I manager devono esercitare un controllo efficace per ottenere il successo del piano aziendale. Il controllo è un'attività continuativa di natura di vigilanza.

Esempi di fasi

- In una compagnia

Le aziende hanno obiettivi da raggiungere e traguardi da raggiungere. Potrebbe essere la consegna di prodotti agli utenti finali o la fornitura di servizi per garantire la soddisfazione del cliente.

Potrebbe essere la trasformazione delle materie prime in pezzi, che vengono successivamente assemblati per creare un prodotto finale. Può anche essere la registrazione corretta di tutte le transazioni finanziarie dell'azienda.

Il raggiungimento di questi obiettivi richiede l'esecuzione di una serie di compiti e attività. Questo insieme di attività o compiti, logicamente correlati e che seguono un flusso logico, sono chiamati processi amministrativi.

Le operazioni quotidiane delle aziende, indipendentemente dalla loro natura, struttura e persino dal settore di appartenenza, sono fondamentalmente costituite da processi amministrativi.

La produzione in quanto tale è considerata un processo amministrativo, ma è molto ampia se si considera anche come include altri processi amministrativi, come l'assemblaggio del prodotto e la garanzia della qualità.

La finanza è altrettanto ampia e coinvolge processi minori ma vitali come la fatturazione e il budget.

- In infermieristica

Il processo amministrativo è molto frenetico, coinvolge più ruoli lavorativi e la collaborazione di diversi team di lavoro.

Pianificazione

Si dovrebbero tenere riunioni con i medici per aiutare a stabilire politiche infermieristiche, creare misure di sicurezza e svolgere programmi di formazione per il personale.

Organizzazione

La presenza di team diversificati semplifica il lavoro e fa risparmiare molto tempo. Le squadre possono essere personale di supporto, infermieri, medici, pronto soccorso, ecc.

Gli sforzi di collaborazione di queste squadre influenzano il corretto funzionamento dell'intera infermeria.

Indirizzo

I membri del personale devono essere incoraggiati a fare cambiamenti positivi nell'assistenza infermieristica. L'incoraggiamento può essere dato sotto forma di ricompense, incentivi o anche una valutazione verbale.

Coordinazione

Devi prenderti cura del corretto funzionamento dell'ospedale e anche assicurarti che tutte le richieste ricevano risposta.

È un lavoro in cui il multitasking è un requisito. È importante che ci sia un impegno dei dipendenti.

Controllo

Il processo amministrativo garantisce che i responsabili di ciascuna funzione presentino periodicamente i propri rapporti.

Ciò aiuta a mantenere i budget, a discutere gli errori commessi ai pazienti e ad agire contro tali errori.

- Giusto

Gli studi legali hanno procedure molto chiare. Queste procedure includono i flussi di lavoro dei servizi offerti, nonché una metodologia per rivederli periodicamente, al fine di trovare opportunità di miglioramento.

Con processi amministrativi consolidati, una corretta gestione e una mente aperta all'automazione, la pratica legale può essere eseguita in modo efficiente.

Dai documenti dei clienti ai processi interni e contabili, è fondamentale disporre di un qualche tipo di sistema per gestire la documentazione.

Un buon sistema sarà sicuro, aggiornato, facile da navigare e altamente accessibile. I dipendenti devono essere in grado di accedere a tutto ciò che riguarda il loro lavoro, indipendentemente da dove o quando ne hanno bisogno.

È meglio creare un processo che verifichi l'accuratezza dei documenti completati o assicuri che i dipendenti dispongano di tutta la documentazione necessaria prima di comparire in tribunale.

Applica i criteri

È importante garantire che i dipendenti aderiscano alle politiche stabilite. È fondamentale avere un approccio coerente a tutto per presentare un fronte unito sia internamente che esternamente.

- Nell'istruzione

Si riferisce alla determinazione degli obiettivi accademici, all'organizzazione degli sforzi, alle politiche interne ed esterne, nonché alla creazione e applicazione di regolamenti adeguati per studenti e personale docente, tecnico e amministrativo.

Questo al fine di stabilire le condizioni educative per sviluppare una gestione efficiente, nonché un appropriato processo di insegnamento-apprendimento. Per raggiungere questo scopo, sono necessarie le seguenti attività:

- Verificare che il processo di insegnamento-apprendimento si sviluppi accoppiando la pratica con la teoria, e considerando anche l'ambiente in cui si trova la scuola e lo studente risiede.

- Valutare l'implementazione di procedure e metodi che consentono di raggiungere gli obiettivi.

- Adotta le strategie più convenienti per ottimizzare l'uso dei programmi di studio per ogni grado.

- Stabilire procedure per valutare il lavoro di insegnanti e studenti.

Organizzazione

Coloro che costituiscono la comunità educativa devono conoscere le loro attribuzioni e funzioni, oltre ad agire in conformità con esse.

Gli orari di lavoro e le commissioni devono essere assegnati in modo che ciascuno dei membri del personale dell'unità amministrativa svolga le funzioni previste.

- Nel marketing / marketing

Condurre ricerche di mercato

Se un prodotto è nuovo, è probabile che l'azienda non sia a conoscenza delle prospettive future del prodotto.

Né saprai quale prodotto ha bisogno il mercato, quale sarà l'aumento previsto del fatturato del nuovo prodotto, ecc. Queste domande trovano risposta da ricerche di mercato.

Sviluppa una strategia

Segmentazione, targeting e posizionamento fanno parte della strategia di marketing. Tuttavia, sono anche coinvolti nella decisione della struttura di marketing e nella corretta strategia di posizionamento.

Prepara un piano di marketing

Viene elaborato un piano per analizzare dove si trova l'azienda e anche dove vuole arrivare in un dato periodo di tempo.

Il venditore deve essere in grado di consultare il piano in qualsiasi momento per analizzare se è sulla strada giusta o meno.

Controllo

Una volta che un prodotto è sul mercato, i clienti possono dare più idee per migliorarlo.

Queste idee vengono prese in considerazione dal reparto marketing, che conduce ricerche di mercato per trovare la validità delle idee.

Riferimenti

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