PRINCIPI DI CONTROLLO DI UN'AZIENDA: PRINCIPI ED ESEMPI - DUDAS - 2026

I principi di controllo di un'azienda sono le norme che richiedono l'esistenza di procedure e processi stabiliti nei sistemi contabili per aiutare i manager a vigilare e regolare le attività aziendali, garantendo così la tutela dei beni aziendali.

L'obiettivo dei principi di controllo è garantire che il sistema contabile funzioni correttamente e che gli eventi aziendali siano accuratamente registrati. Ovviamente, i manager non possono supervisionare tutti i dipendenti, quindi c'è la possibilità che si verifichino alcuni errori o frodi.

Per identificare e stabilire controlli efficaci, la direzione deve valutare continuamente il rischio, monitorare l'attuazione del controllo e modificare i controlli secondo necessità.

Avere una funzione aziendale così essenziale fornisce una ragionevole sicurezza riducendo la probabilità di errori e salvaguardando le risorse dell'organizzazione. Per la sua importanza, le aziende devono considerare i principi fondamentali del controllo.

Principali principi di controllo

Ambiente di controllo

Lo stile manageriale e le aspettative dei senior manager, in particolare le loro politiche di controllo, determinano l'ambiente di controllo.

In un ambiente di controllo vi è una supervisione aggiuntiva svolta da un comitato di gestione, che garantisce l'integrità amministrativa, i valori etici, una struttura organizzativa ben definita e dipendenti competenti e affidabili, attribuzione di autorità e responsabilità.

Attività di controllo

Sono politiche e procedure specifiche che la direzione utilizza per raggiungere i propri obiettivi. Questi includono quanto segue:

Separazione dei compiti

Richiede che a persone diverse venga assegnata la responsabilità di svolgere compiti diversi nelle attività correlate, in particolare quelle che riguardano l'autorizzazione, la custodia o la tenuta dei registri.

Richiedendo a persone diverse di svolgere queste funzioni, viene creato un sistema di controllo equilibrato.

Approvazione di transazioni e attività

Aiuta a garantire che tutte le attività aziendali siano conformi alle politiche e alle linee guida stabilite.

Richiedere a determinati manager di approvare determinati tipi di transazioni aggiunge un ulteriore impegno alle registrazioni contabili, mostrando che le transazioni sono state analizzate e approvate dall'autorità competente.

Standardizzazione dei documenti

Comprende la creazione di fatture e altri documenti di facile utilizzo e sufficientemente informativi, l'uso di documenti pre-numerati e consecutivi e la preparazione tempestiva dei documenti.

La standardizzazione semplifica la revisione dei vecchi record cercando la fonte di eventuali discrepanze nel sistema. La mancanza di standardizzazione può far sì che alcuni elementi vengano trascurati o interpretati erroneamente in tale revisione.

Controlli fisici e di accesso su risorse e record

Si tratta di controlli elettronici o meccanici (casseforti, carte d'identità, recinzioni, registratori di cassa, videocamere, serrature) o controlli informatici, relativi a privilegi di accesso o procedure di backup e ripristino stabilite.

La tecnologia può generalmente andare dove le persone non possono e puoi essere al lavoro 24 ore al giorno senza la necessità di una retribuzione aggiuntiva.

Il controllo dell'accesso a un sistema di contabilità tramite password, serrature e registri di accesso elettronici mantiene gli utenti non autorizzati fuori dal sistema, oltre a fornire un modo per controllare l'utilizzo del sistema per identificare le fonti di errore.

Recensioni indipendenti

Le aziende dovrebbero riesaminare periodicamente i propri sistemi di controllo. Questo dovrebbe essere fatto da qualcuno che non ha svolto nessuno dei lavori da verificare.

Queste revisioni aiutano a garantire l'affidabilità delle informazioni contabili e l'efficienza delle operazioni.

Assegnazione di responsabilità

L'azienda deve stabilire chiaramente le responsabilità. Assegnare responsabilità specifiche alle persone garantisce che comprendano il loro ruolo nel mantenere il controllo.

Se qualsiasi responsabilità viene trascurata, un sistema di monitoraggio efficace renderà chiaro chi non sta eseguendo un compito assegnato.

Esempi

Tutti questi controlli soddisfano gli obiettivi del principio di controllo. Dopo che i controlli sono in atto, i manager non devono monitorare l'attività di ogni dipendente. Possono rivedere periodicamente i controlli per assicurarsi che funzionino correttamente e concentrarsi sulla gestione dell'attività.

Separazione dei compiti

È un buon controllo per garantire che le funzioni di tenuta dei registri siano separate dall'effettiva gestione del contante.

Per questo motivo, il cassiere è incaricato di ritirare il contante dai clienti, con la possibilità di depositarlo in banca, e l'ufficio contabilità è incaricato di registrare tali incassi e di effettuare riconciliazioni bancarie.

In questo modo, una sola persona non può prendere i soldi del cliente e appropriarsene indebitamente, coprendosi poi con una contabilità fraudolenta.

Se due persone fanno questi lavori, l'unico modo in cui la frode può funzionare è se ogni persona è in complicità con l'altra. Ovviamente, è molto meno probabile che due dipendenti complici di un solo dipendente rubino.

Approvazioni

Richiedere l'approvazione per poter effettuare pagamenti di grandi spese può impedire a dipendenti senza scrupoli di effettuare transazioni fraudolente di grandi dimensioni con i fondi dell'azienda.

Un listino prezzi ufficiale serve come approvazione per il personale di vendita a vendere a questi prezzi. Inoltre, potrebbe esserci un controllo che consente al responsabile delle vendite di autorizzare modifiche ragionevoli al listino prezzi.

Turnover e ferie del personale

Il turnover obbligatorio dei dipendenti o il periodo di ferie viene implementato per rilevare schemi fraudolenti in cui è necessario disporre di un sistema regolare per mantenerlo.

Se il contabile cambia responsabilità ogni due mesi, una persona non sarà in grado di gestire un sistema canaglia in modo coerente.

Audit fisici

Gli audit fisici includono il conteggio manuale del contante e di qualsiasi altro bene fisico registrato nel sistema contabile, come gli inventari.

Il conteggio fisico può rivelare discrepanze nascoste nei saldi dei conti aggirando completamente i record elettronici. Il conteggio del contante nei punti vendita può essere effettuato quotidianamente o anche più volte al giorno.

Progetti più grandi, come l'inventario fisico, devono essere eseguiti meno frequentemente, forse annualmente o trimestralmente.

Riconciliazioni contabili periodiche

Garantiscono che i saldi del sistema contabile coincidano con i saldi dei conti di altri enti, quali banche, fornitori e clienti.

Le differenze riscontrate tra questi tipi di conti complementari possono rivelare discrepanze nei conti propri o che gli errori hanno origine nelle altre entità.

Controlli automatizzati

Sono probabilmente i controlli interni più comuni perché non solo proteggono l'azienda, ma ne aumentano l'efficienza.

Gli orologi automatici sono un buon esempio. I dipendenti vengono controllati da questi orologi quando arrivano e poi controllati alla fine del loro turno.

L'orologio automatico elimina la possibilità che i dipendenti imbrogliano con il loro orario di lavoro.

Riferimenti

1. MyAccountingCourse (2018). Quali sono i principi di controllo interno? Tratto da: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Qual è il principio di controllo? Tratto da: myaccountingcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). Quali sono i sette principi del controllo interno? Bizfluent. Tratto da: bizfluent.com.
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5. CliffsNotes (2016). Controllo interno. Tratto da: cliffsnotes.com.
6. Amministratore (2015). 17 Principi di controllo interno. Difensore etico. Tratto da: ethicaladvocate.com.
7. David Ingram (2018). Quali sono le sette procedure di controllo interno nella contabilità? Small Business-Chron. Tratto da: smallbusiness.chron.com.