BUDGET A BASE ZERO: CARATTERISTICHE E COME FARLO - DUDAS - 2026

Il budget a base zero è un metodo o processo di budget in cui tutte le spese devono essere giustificate per ogni nuovo periodo. Il processo di budgeting a base zero parte da "base zero", analizzando ogni funzione all'interno di un'organizzazione per determinarne le esigenze e i costi.

Vengono quindi creati i budget, assegnando i fondi in base all'efficienza e al necessario per il periodo successivo senza utilizzare il budget dell'anno precedente, indipendentemente dal fatto che ogni budget sia superiore o inferiore a quello precedente.

Il budget a base zero consente di implementare obiettivi strategici di alto livello nel processo di budgeting collegandoli a specifiche aree funzionali dell'organizzazione, dove i costi possono essere prima raggruppati e poi misurati rispetto ai risultati precedenti e alle aspettative attuali.

Il budget a base zero può aiutare a ridurre i costi evitando aumenti o diminuzioni del budget complessivo rispetto a un periodo precedente. Tuttavia, è un processo lento che richiede molto più tempo rispetto al tradizionale budget basato sui costi.

caratteristiche

In passato, le aziende consideravano solo alcune cose specifiche e presumevano che tutto fosse già a posto e non avevano bisogno di ricontrollare. Tuttavia, il budget a base zero deve approvare tutto ciò che verrà preventivato.

Poiché questo tipo di budget richiede l'approvazione per il budget, significa che i budget vengono partiti da zero, con una nuova decisione ogni anno su tutto ciò che viene fatto.

In sostanza, la direzione deve iniziare da zero e esaminare ogni operazione e attività per determinare se vale la pena spendere i soldi dell'azienda. La direzione deve anche fissare obiettivi di spesa completamente nuovi.

È costoso, complesso e richiede tempo, poiché il budget viene ricostruito ogni anno. Un budget tradizionale è più semplice e veloce, poiché richiede solo la giustificazione di modifiche incrementali.

Il budget a base zero richiede una giustificazione delle spese ricorrenti e vecchie, oltre alle nuove spese. Ha lo scopo di dare ai manager la responsabilità di giustificare le loro spese. Mira anche a generare valore per un'organizzazione, ottimizzando i costi e non solo il reddito.

Come farlo?

A volte i budget e le spese dell'azienda sono così fuori controllo che l'intera struttura dei costi dell'azienda deve essere rivista. In questo caso, non ha senso guardare al budget dell'anno precedente.

L'intero budget deve essere completamente rifatto di nuovo. Questo tipo di cambiamento drastico è noto come budget a base zero. A differenza del preventivo tradizionale, nessun articolo viene automaticamente incluso nel preventivo successivo.

Nessuna attività è considerata intoccabile. Tutte le spese vengono analizzate e devono essere giustificate per rimanere nel budget.

Nella definizione del budget a base zero, la task force rivede ogni piano e ogni spesa all'inizio di ogni ciclo di budget. Devi giustificare ogni linea di budget per ricevere i fondi.

Il team di lavoro può applicare un budget a base zero a qualsiasi tipo di costo: spese in conto capitale, spese operative, vendite, costi generali e amministrativi, costi di marketing, costi variabili o il costo della merce venduta.

Passi da seguire

I passaggi da seguire nel processo di budgeting a base zero si riferiscono all'analisi di dettaglio di ciascuna attività per tutte le aree dell'azienda:

- Identificazione di un'attività.

- Trovare modi e mezzi diversi per svolgere l'attività.

- Valutare queste soluzioni e valutare anche diverse fonti alternative di fondi.

- Stabilire numeri e priorità preventivati.

Vantaggi e svantaggi

Quando ha successo, il budget a base zero produce risparmi radicali e libera le aziende da metodologie e dipartimenti chiusi. In caso di insuccesso, i costi per un'organizzazione possono essere considerevoli.

Vantaggio

Precisione

Questo tipo di budget aiuta le aziende a controllare tutti i reparti per assicurarsi che ricevano la giusta quantità di denaro. Il budget risultante è ben giustificato e allineato alla strategia aziendale.

Efficienza

Aiuta a considerare i bisogni reali concentrandosi strettamente sui numeri attuali, piuttosto che tenendo conto dei budget precedenti. Migliora l'efficienza operativa attraverso una rigorosa analisi dei presupposti.

Riduzione dei rifiuti

È possibile eliminare le spese ridondanti riesaminando le spese potenzialmente non necessarie. Aiuta a ridurre i costi, evitando aumenti automatici del budget.

Coordinamento e comunicazione

Consente una migliore comunicazione all'interno dei reparti coinvolgendo i dipendenti nel processo decisionale e nell'assegnazione delle priorità al budget. Catalizza una collaborazione più ampia in tutta l'organizzazione.

svantaggi

Burocrazia

La creazione di un budget a base zero all'interno di un'azienda può richiedere enormi quantità di tempo, impegno e analisi che richiederanno personale aggiuntivo.

Ciò potrebbe rendere il processo controproducente nel taglio dei costi. Può essere un costo proibitivo per le organizzazioni con fondi limitati.

Corruzione

Utilizzando un budget a base zero, i manager potrebbero provare a distorcere i numeri per trasformare le spese in attività vitali. Quindi, possono creare un "bisogno" per se stessi.

Ciò indurrebbe le aziende a continuare a sprecare denaro per cose di cui non hanno realmente bisogno.

Giustificazioni intangibili

Questo tipo di budget richiede ai dipartimenti di giustificare il proprio budget, il che può essere difficile a molti livelli. Dipartimenti come pubblicità e marketing devono tenere conto delle spese che possono o non possono utilizzare l'anno prossimo a causa delle fluttuazioni del mercato.

Ciò potrebbe comportare un profitto in futuro perché una certa quantità di denaro non può essere giustificata. È rischioso quando i potenziali risparmi sono incerti.

Tempo di gestione

Il budget a base zero richiede un costo aggiuntivo di tempo e formazione per i manager.

Ciò significa trovare ogni anno tempo aggiuntivo per il budget, per apportare modifiche e per ricevere una formazione adeguata per capire come impostare il budget a base zero.

Tempo di risposta più lento

A causa della quantità di tempo e di formazione necessari per eseguire il budget a base zero, è meno probabile che i manager effettuino una revisione in risposta a un mercato in evoluzione.

Ciò significa che una società impiegherà più tempo per trasferire denaro ai dipartimenti che ne hanno più bisogno in un dato momento. Il budget a base zero potrebbe lasciare un vuoto in un'azienda perché questo strumento potrebbe non reagire alle improvvise esigenze del reparto.

Riferimenti

1. Investopedia (2018). Budget a base zero - ZBB. Tratto da: investopedia.com.
2. Wikipedia, l'enciclopedia libera (2018). Budget a base zero. Tratto da: en.wikipedia.org.
3. Il mio corso di contabilità (2018). Cos'è il budget a base zero (ZBB)? Tratto da: myaccountingcourse.com.
4. Steven Bragg (2017). Budget a base zero. Strumenti contabili. Tratto da: accountingtools.com.
5. Efinance Management (2018). Budget basato su zero. Tratto da: efinancemanagement.com.