Una politica di spesa è un formato che ha la funzione di servire come prova fisica di un deflusso di denaro da una società o impresa. Viene utilizzato in contabilità con lo scopo di descrivere in dettaglio il movimento ed è solitamente accompagnato da altri voucher per l'operazione.
La contabilità è una disciplina che mira a controllare tutte le transazioni che avvengono in un'azienda o attività all'ingresso o all'uscita di denaro.
Ciò significa che ogni volta che si effettua una spesa, si paga un investimento, stipendi o altri tipi di spese, o al contrario si ricevono fondi per pagamenti dei clienti e altre entrate, il dipartimento amministrativo dell'azienda deve lasciare queste operazioni registrate nel vostro sistema contabile.
Così come una persona deve pagare per quello che compra, un'azienda deve fare lo stesso, anche se in modo leggermente più complesso, e per questo utilizza sistemi di contabilità.
Per ogni tipologia di operazione esiste un format di registrazione specifico e le exit policy, come spiegato in apertura, servono come prova dei pagamenti effettuati.
Detti pagamenti vengono emessi ai diversi fornitori di beni e servizi dell'azienda. Ad esempio, ogni azienda richiede servizi di base come elettricità, connessione Internet, acqua, ecc.
Devi anche acquistare forniture per poter svolgere il tuo lavoro: cancelleria, forniture per ufficio, veicoli, ecc. E, nel caso delle aziende manifatturiere, devono acquistare le materie prime per realizzare i loro prodotti.
Sono molti i pagamenti che un'azienda deve effettuare per realizzare il proprio obiettivo e ognuno di essi deve essere registrato. Inoltre, ogni pagamento o prelievo di denaro deve essere autorizzato dal / i dipartimento / i corrispondente / i.
Caratteristiche di una politica di spesa
Le informazioni che dovrebbero essere incluse in una tipica politica di uscita sono le seguenti:
- Copia dell'assegno o bonifico elettronico con cui viene effettuato il pagamento.
- Il concetto di pagamento, ovvero quale servizio, ingresso, tassa, ecc., Viene annullato.
- Firma di approvazione del pagamento da parte della funzione preposta.
- Data in cui è stato effettuato il pagamento.
- Importo o importo totale del pagamento.
- Identificazione del fornitore.
- La firma del fornitore o della persona che ha ricevuto il pagamento.
È necessario allegare alla politica di discarico da altre prove quali:
- La fattura del fornitore (o il suo equivalente in caso di pagamenti di tasse, pagamenti di stipendi e altri che non hanno una fattura per loro natura)
- L'ordine di acquisto, che è un altro formato in cui viene effettuata la richiesta al fornitore per le forniture o gli articoli richiesti. Ad esempio, se un'azienda ha bisogno di fogli di carta, emette un ordine di acquisto al proprio fornitore di articoli di cancelleria, richiedendo un numero specifico di risme o pacchi di fogli.
Inserendo questi documenti, è più facile giustificare le spese e trovare informazioni utili in caso di eventuali errori nella consegna degli articoli acquistati o qualsiasi altro inconveniente successivo.
Inoltre, è conveniente mantenere i documenti correlati in un unico pacchetto, come un modo efficiente per organizzare i file contabili per facilitare la consultazione futura nonché il suo controllo dovuto.
Esempio
Di seguito è riportato un esempio di una politica di spesa o di una politica di assegno, come viene anche chiamata in alcuni casi:
Concetti correlati
I campi situati sotto le caselle "concetto di pagamento" e "ricevuto da" sono riempiti con le informazioni corrispondenti secondo ciascuna delle seguenti definizioni:
uno.
Sono codici numerici che identificano il tipo di movimento e la sua classificazione. Ad esempio, ci sono conti associati a vendite, costi di produzione, banche, ecc. I conti attivi e passivi sono generalmente classificati.
Due.
Sono conti dettagliati, cioè più specifici e dettagliati. Un esempio potrebbe essere:
Conto: 110 - Banche
Conto secondario 1: 110.1 - Banca X
Conto secondario 2: 110.2 - Banca Y
3.
Si riferisce al nome dell'account in quanto tale piuttosto che al suo codice. Nell'esempio sopra, sarebbe "banche".
Quattro.
È l'importo dettagliato corrispondente a ciascuno dei sottoconti inclusi nella polizza. Se è presente un solo subaccount, non è necessario specificare questo valore.
5.
Ogni conto contabile è rappresentato in forma scritta come una "T", cioè come una tabella con due colonne, in cui il nome del conto e l'importo corrispondente sono inseriti in una o nell'altra colonna (destra o sinistra).
La colonna a sinistra è identificata come "Debito" e la colonna a destra è etichettata "Credito".
Come sopra. Ci sono conti attivi e passivi.
I beni sono fondamentalmente i beni dell'azienda, tutto ciò che può essere considerato di sua proprietà. Le passività sono i debiti.
I conti attivi aumentano di valore degli importi scritti nella colonna "Debito" e diminuiscono di "Credito". L'opposto accade con i conti di passività.
6.
È anche chiamato "Balance". È il risultato della sottrazione del valore del debito meno il credito.
Relativamente alle caselle “Eseguito da”, “Revisionato da” e Autorizzato da ”, sono posti i nomi o le firme dei soggetti coinvolti nell'emissione e approvazione della polizza. Questo può variare in base ai criteri di ciascuna azienda.
Le caselle "Ausiliario e" Giornale "indicano i nomi delle persone che hanno passato le informazioni ai Libri Ausiliari e Giornale, che sono altri tipi di record che fanno parte dell'intero sistema contabile.
Il numero di polizza è un modo per identificare il documento in modo che sia correlato alle polizze precedenti, ovvero si tratta di numeri consecutivi. Ogni azienda può creare una propria nomenclatura riguardo a questo aspetto.
Attualmente sono presenti sistemi di contabilità informatizzata che facilitano la registrazione delle operazioni effettuate dalle società.
È importante che rispettino i requisiti stabiliti dalle autorità fiscali di ciascun paese.
Riferimenti
- Qual è il debito in contabilità? Estratto da: reviso.com
- Qual è il credito nella contabilità? Estratto da: reviso.com
- Il must e il have. Estratto da: economia.ws
- Molina, V. (2002). Contabilità per non contabili. Messico, Edizioni Fiscali ISEF
- Cosa è attivo e passivo. Estratto da: significados.com/activo-y-pasivo
- Quali sono le politiche contabili nella contabilità elettronica. Recupero da: clickbalance.com
- Cos'è un buono? Estratto da: accountingtools.com
- Qual è la differenza tra una fattura e un buono? Estratto da: accountingtools.com