ORGANIZZAZIONE AMMINISTRATIVA: PRINCIPI E TIPOLOGIE - DUDAS - 2025

L' organizzazione amministrativa è il processo di pianificazione, controllo, direzione e organizzazione delle risorse proprie di un'impresa, al fine di raggiungere gli obiettivi della stessa. È responsabile del coordinamento dei diversi reparti, insieme ai dipendenti che lavorano in ciascuno di essi.

L'obiettivo è quello di poter lavorare in team e consolidare gli obiettivi prefissati dall'organizzazione. L'organizzazione amministrativa consente un utilizzo ottimale delle risorse attraverso una pianificazione e un controllo meticolosi sul posto di lavoro. Per questo, è necessario prendere decisioni e risolvere i problemi che sorgono durante questo processo.

Una delle risorse in cui ha un'azione diretta è l'umano. L'intenzione principale è creare un ambiente sereno e positivo, collegando ogni dipendente con il proprio lavoro e con l'azienda.

L'organizzazione deve lavorare a stretto contatto con il personale, valorizzando e incoraggiando il loro lavoro. In questo modo, darà loro un senso di sicurezza e unità che si tradurrà in un lavoro comune per il raggiungimento degli obiettivi dell'azienda.

Principi di organizzazione amministrativa

Relativo agli obiettivi

Un'azienda deve avere i suoi scopi in modo chiaro e preciso. Lì si rifletterà l'ambito del gruppo, che definirà le diverse strategie e azioni che saranno programmate ed eseguite.

Tutte le azioni stabilite in azienda devono essere correlate agli obiettivi e alle finalità dell'organizzazione, indipendentemente dall'area di appartenenza. Ciò ridurrà lo spreco di lavoro orientato verso un nord diverso da quello richiesto.

Specializzazione

Il lavoro che deve essere svolto dal personale deve essere limitato a un campo d'azione specifico. Per raggiungere l'efficienza è necessario suddividere il compito da svolgere in attività ben definite, poiché più queste sono specifiche, maggiore è l'efficacia dell'individuo nel farlo.

Gerarchia

Un'organizzazione amministrativa è composta da più organi, ecco perché è imperativo ordinarli, prendendo come criterio una serie di rapporti di supremazia e subordinazione. L'intenzione è che la persona al vertice sia quella che esercita il controllo sui subordinati.

In questo ordine gerarchico, il corpo superiore può dirigere, ispezionare e ordinare coloro che sono al di sotto di esso. Tuttavia, il potere non è assoluto; ha i suoi limiti legali.

Parità tra autorità e responsabilità

All'interno dell'organizzazione è importante delegare le responsabilità alle persone ritenute in grado di svolgere il compito. Questo deve essere accompagnato da un grado di autorità, aspetto essenziale per l'adempimento dell'incarico assegnato.

Unità di comando

Ogni funzione all'interno dell'organizzazione amministrativa deve essere assegnata a un dipartimento, che deve avere un unico responsabile. Questo deve essere chiaramente definito, al fine di evitare situazioni ambigue per quanto riguarda la leadership.

Diffusione

Le funzioni di ciascuna posizione che ha responsabilità e autorità devono essere pubblicate, nonché fornite (per iscritto) a tutte quelle persone in azienda che sono ad essa collegate.

Ampiezza o ambito di controllo

Un boss deve avere un numero massimo di subordinati. Ogni addebito ha caratteristiche specifiche e in base a queste caratteristiche verrà calcolato tale importo.

Questo limite - in termini di subordinati al comando - è stabilito per non sovraccaricare il manager e consentirgli di svolgere le sue funzioni in modo efficiente.

Coordinazione

Ogni unità che compone l'organizzazione ha una sua funzione specifica, ma tutte devono essere sincronizzate verso il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

L'idea è che non siano entità isolate o antagoniste, ma che lavorino armoniosamente tra loro. In questo modo, tutte le parti funzioneranno in modo efficiente e tempestivo.

Continuità

Una volta che un'organizzazione amministrativa è stata strutturata e stabilita, la struttura deve essere mantenuta, apportando i miglioramenti necessari ricevendo gli adeguamenti necessari, tenendo conto delle modifiche dei mezzi interni ed esterni legati all'azienda.

Tipi di organizzazione amministrativa

Organizzazione lineare

È una forma dove c'è una gerarchia di autorità: c'è un capo con i rispettivi subordinati. La sua organizzazione è semplice e piramidale, dove le linee di autorità e responsabilità sono dirette e uniche.

La comunicazione segue rigorosamente le linee formali dell'organigramma. Quando si sale nell'organizzazione si ha una visione globale e centralizzata dell'azienda.

Man mano che scendi, c'è una visione più specifica di ogni ruolo. L'autorità ha centralizzato il processo decisionale e il controllo sull'organizzazione.

Organizzazione funzionale

In questa organizzazione, le persone impegnate in un'attività comune sono raggruppate in dipartimenti. Le attività sono raggruppate per funzione, essendo uno dei modi più semplici per dividere le aree di lavoro.

L'autorità è funzionale, non c'è solo un capo superiore ma diversi, ognuno nella sua specialità. La comunicazione tra ciascuno dei livelli è diretta e senza intermediari.

Le decisioni sono delegate a ciascuna delle posizioni funzionali, ciascuna posizione fornisce all'organizzazione un servizio di consulenza nella sua specialità.

Organizzazione a matrice

Si basa sulla creazione di team, composti da dipendenti di diverse aree che hanno come obiettivo comune un progetto. Una volta terminato, l'organizzazione smette di funzionare come tale.

Le risorse umane e materiali sono assegnate temporaneamente a progetti diversi, per i quali i dipendenti hanno due capi: uno per la posizione e l'altro per il progetto.

Per realizzare il progetto, diversi esperti si incontrano in un team di lavoro, quindi la gerarchia è ridotta, con un maggior grado di flessibilità e autonomia. Poiché sono coinvolti diversi dipartimenti, la comunicazione è diretta tra di loro.

Organizzazione in comitati

Il comitato è composto da un gruppo di persone con autorità di linea e di personale, che hanno il compito di studiare una specifica situazione. Ci sono formali o informali:

Formale

La loro autorità è delimitata, così come i loro compiti, poiché sono integrati nell'organizzazione formale dell'azienda. Sono generalmente di natura permanente.

Informale

Si formano quando si vuole svolgere uno studio particolare. Sono organizzati da una persona che desidera uno studio o una decisione su un problema, per un breve periodo di tempo.

Organizzazione del trifoglio

Il suo obiettivo è quello di concentrare i propri sforzi su proposte e funzioni chiave, lasciando lo svolgimento di attività complementari a professionisti esterni.

Questa organizzazione è attualmente in voga, poiché i manager stanno riducendo i costi operativi assumendo società esterne per svolgere determinati lavori.

Riferimenti

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