GLI 11 PRINCIPI FONDAMENTALI DEL CONTROLLO AMMINISTRATIVO - DUDAS - 2026

I principi del controllo amministrativo sono le regole generali da seguire nel processo di analisi se le azioni vengono svolte come pianificato e di adottare le misure correttive necessarie per confermare la pianificazione.

Gestire significa cercare di utilizzare al meglio le risorse disponibili per raggiungere l'obiettivo aziendale. Pertanto, l'amministrazione comprende tutte le operazioni dell'azienda.

I controlli amministrativi sono l'insieme delle procedure necessarie per l'efficienza amministrativa ed economica. In quanto parte integrante del sistema di controllo interno di un'organizzazione, il suo obiettivo è garantire la piena e tempestiva attuazione delle politiche e dei piani della direzione.

Alcuni esempi di controlli amministrativi includono modifiche procedurali, formazione dei dipendenti e installazione di segnali di avvertimento.

I principi di base del controllo amministrativo possono essere raggruppati in undici categorie, che ne riflettono lo scopo e la natura, la struttura e il processo. Questi principi di controllo amministrativo sono descritti di seguito.

Principi fondamentali del controllo amministrativo

Principio di garanzia degli obiettivi

L'obiettivo fondamentale del controllo amministrativo è il raggiungimento degli obiettivi. Questo viene fatto rilevando i difetti nei piani.

Deviazioni potenziali o effettive dai piani devono essere sufficientemente rilevate per consentire un'azione correttiva efficace.

Principio di efficienza dei controlli

Un sistema di controllo amministrativo deve rilevare ed evidenziare le cause degli scostamenti dai piani con i minimi costi possibili.

Il principio di efficienza è particolarmente importante nel controllo, perché le tecniche tendono ad essere costose e macchinose.

Un manager può essere così assorbito dal controllo da spendere più del necessario per rilevare una deviazione. I controlli che interferiscono gravemente con l'autorità dei subordinati o con la motivazione di coloro che eseguono i piani sono inefficienti.

Principio di responsabilità del controllo

La principale responsabilità per l'esercizio del controllo è del dirigente preposto all'esecuzione dei piani. La sua responsabilità non può essere abrogata o annullata senza modificare la struttura dell'organizzazione.

La responsabilità del controllo deve essere affidata a persone specifiche in ogni fase dell'operazione.

Questo semplice principio chiarisce il ruolo raramente compreso dei controller e delle unità di controllo.

Queste agenzie agiscono come un servizio che fornisce informazioni di controllo. Tuttavia, non possono esercitare il controllo a meno che non siano loro conferiti autorità e responsabilità gestionali per le cose controllate.

Principio di prevenzione

Il controllo, come la pianificazione, deve essere lungimirante e preventivo. Questo principio è stato spesso trascurato, soprattutto perché il controllo si è basato maggiormente su dati statistici e contabili, piuttosto che su previsioni e proiezioni.

Sebbene le previsioni non siano accurate, sono migliori dei record storici. Idealmente, un sistema di controllo dovrebbe fornire un feedback immediato per correggere le deviazioni dalle prestazioni desiderate non appena si verificano.

Se ciò non è possibile, il controllo dovrebbe essere basato su previsioni, in modo da anticipare gli scostamenti nel tempo. Si dovrebbe prestare maggiore attenzione alla prevenzione delle carenze che a porvi rimedio dopo che si sono verificate.

Ad esempio, le previsioni di cassa aiutano a mantenere in salute le aziende anticipando e prevenendo le carenze di liquidità.

Principio di controllo diretto

La stragrande maggioranza dei controlli in uso oggi si basa sul fatto che gli esseri umani commettono errori. Sono spesso usati come controlli indiretti per rilevare errori, spesso dopo il fatto.

Ove possibile, dovrebbero essere utilizzati controlli diretti volti a prevenire gli errori. Migliorare la qualità dei manager può ridurre al minimo la necessità di controlli indiretti. I manager di alta qualità commettono pochissimi errori e svolgono tutte le loro funzioni al meglio.

Principio di riflessione dei piani

Il controllo è il compito di garantire che i piani siano eseguiti in modo efficace. Pertanto, le tecniche di controllo devono riflettere la natura specifica e la struttura dei piani.

Più chiari e completi sono i piani dell'organizzazione e più controlli progettati per riflettere questi piani, più efficaci saranno i controlli nel soddisfare le esigenze.

Ad esempio, il controllo dei costi deve essere basato sui costi pianificati di un tipo definito e specifico.

Pri ncipio Pyramid

I dati di feedback devono essere prima riportati nella parte inferiore della piramide; cioè ai supervisori e anche al personale operativo ai livelli più bassi.

Ciò darà ai dipendenti l'opportunità di controllare le proprie situazioni, oltre a velocizzare le azioni correttive.

Principio di idoneità organizzativa

Un sistema di controllo amministrativo è conforme all'area dell'autorità amministrativa e dovrebbe riflettere la struttura dell'organizzazione.

Quando il sistema di controllo amministrativo è adattato alla struttura dell'organizzazione, determina la responsabilità dell'azione e facilita la correzione della deviazione dei piani.

Allo stesso modo, le informazioni per valutare le prestazioni rispetto ai piani devono essere adattate alla posizione del manager che le utilizzerà. In altre parole, tutte le cifre e le relazioni utilizzate a fini di controllo devono essere in termini di organizzazione.

Principio di individualità dei controlli

I controlli diventano efficaci quando sono coerenti con la posizione, la responsabilità operativa, la competenza e le esigenze della persona interessata.

L'ambito e le informazioni dettagliate richieste variano a seconda del livello e della funzione di gestione.

Allo stesso modo, diversi manager preferiscono diverse forme e unità di reporting delle informazioni. Pertanto, i controlli devono soddisfare i requisiti individuali di ciascun manager.

Principio di controllo dei punti critici

Tutte le operazioni hanno determinati punti vulnerabili o critici. Sono questi che causano la maggior parte dei problemi e portano a grandi deviazioni.

Un manager, mentre esercita il controllo, deve concentrarsi sui fattori critici per valutare le prestazioni.

Sarebbe inutile e antieconomico per un manager verificare ogni dettaglio delle prestazioni. Pertanto, è necessario concentrare la propria attenzione sui punti critici delle prestazioni.

Principio di azione

Il controllo risulta essere una perdita di tempo se non vengono intraprese azioni correttive. Le azioni correttive possono includere ripensamento dei piani, riorganizzazione, sostituzione o formazione di un subordinato, motivazione del personale, ecc.

Il controllo è giustificato solo quando le deviazioni indicate dai piani vengono corrette attraverso una corretta pianificazione, organizzazione, personale e direzione.

Riferimenti

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