GESTIONE AMMINISTRATIVA: FUNZIONI E PROCESSI - DUDAS - 2024

La gestione amministrativa è l'insieme di forme, azioni e meccanismi che consentono di utilizzare risorse umane e materiali finanziari di un'azienda per il raggiungimento dell'obiettivo. Si basa su quattro principi fondamentali; l'ordine è il primo, secondo ogni lavoratore deve occupare la posizione per la quale è formato.

La mancanza di ordine porta a un lavoro meno efficiente e ad un uso scorretto delle risorse. Il secondo principio è la disciplina; all'interno della gestione amministrativa, la disciplina è un aspetto importante, poiché le regole e i regolamenti devono essere osservati e rispettati da tutti.

Il terzo principio è l'unità di comando. Il dipendente deve sapere a chi riferisce il suo lavoro e da chi riceverà gli ordini, per evitare messaggi errati che danneggino la qualità del lavoro. Infine, incoraggiare e valorizzare l'iniziativa nel personale è fondamentale per motivare; Ciò avrà un impatto positivo sull'ambiente di lavoro e sul raggiungimento degli obiettivi.

La gestione amministrativa è fondamentale per l'organizzazione, in quanto costituisce la base su cui verranno svolti i compiti propri del gruppo, costituendo anche una rete finalizzata al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Caratteristiche

Performance dei processi di gestione

I processi di gestione devono essere eseguiti correttamente in modo che si svolga un'efficace prestazione in ciascuna delle funzioni amministrative.

Questi devono includere pianificazione, organizzazione, direzione e controllo, che ruotano tutti sulla base del raggiungimento degli obiettivi.

Reclutamento

Si riferisce alla selezione, formazione, collocamento e remunerazione del personale. Il raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione dipende dalla capacità di disporre del personale appropriato, per il quale deve essere mantenuto l'interesse a soddisfare le esigenze dei dipendenti e, allo stesso tempo, essere fedeli all'organizzazione.

Salvaguardia dei beni

I beni di un'organizzazione devono essere protetti contro l'uso improprio, la perdita o il danno causato da furto, incendio o qualsiasi altro mezzo.

Per questo motivo è necessario mantenere una registrazione adeguata per ogni tipologia di bene, ritenendo il personale responsabile del suo corretto utilizzo e salvaguardia.

Relazioni pubbliche

Una delle funzioni importanti della gestione amministrativa è la creazione e il mantenimento di varie linee di comunicazione tra l'organizzazione e il suo pubblico correlato (clienti, azionisti, dipendenti, fornitori, consumatori).

Stabilisci sequenze di lavoro

Per un'esecuzione stabile e ininterrotta del lavoro amministrativo, dovrebbero essere sviluppati sistemi e procedure di routine definiti. Ciò è motivato dalla natura dell'interdipendenza e dell'interrelazione tra i compiti specifici di ciascun dipartimento.

Acquisto di immobilizzazioni

In ogni reparto è necessario disporre di immobilizzazioni adeguate per avere una resa efficiente ed economica del lavoro ivi svolto. Pertanto, una procedura standard deve essere seguita nella selezione e nell'acquisto di ogni tipo di cespite richiesto.

Un aspetto importante è effettuare una rilevazione e valutazione della reale necessità del bene, evitando così spese inutili che incidono sulle finanze dell'azienda.

Design e controllo della forma

Poiché il lavoro amministrativo ha caratteristiche particolari, i moduli utilizzati devono essere progettati in modo da fornire le informazioni richieste in modo adeguato.

È compito dell'amministrazione progettare questi moduli e cercare di standardizzarne l'utilizzo, al fine di ridurre i costi.

Acquisto di cancelleria e forniture per ufficio

Questi articoli devono coprire le esigenze degli utenti, poiché influenzeranno l'esecuzione sistematica e rapida del lavoro che viene svolto.

Pertanto, è importante garantire la standardizzazione, la selezione e l'acquisto di questi input, nonché la loro distribuzione ad altri dipartimenti, se necessario.

Processi di gestione amministrativa

Pianificazione

La pianificazione è la pietra angolare di questo processo, poiché da essa deriveranno le azioni successive da seguire. Per eseguire un processo efficiente è necessario considerare quanto segue:

- Avere obiettivi chiari.

- Studiare l'ambiente in cui verrà svolto il lavoro.

- Identificare e assegnare i compiti che aiuteranno a raggiungere gli obiettivi.

- Realizzare un piano completo dei risultati, in cui vengono evidenziati gli elementi creativi che aiutano a svolgere il lavoro in modo efficace.

- Determinare le politiche, i metodi e le procedure necessarie per l'esecuzione del lavoro.

- Creare sistemi di allerta che consentono di anticipare le azioni contro problemi futuri.

- Aggiornare costantemente i piani, considerando i risultati dei controlli esercitati sugli stessi.

Organizzazione

Per avere successo, tutte le risorse umane, finanziarie e materiali correlate al lavoro da svolgere devono essere coordinate.

Ciò comporta la definizione di una serie di regole e assegnazioni di compiti che devono essere rigorosamente seguite dalle persone coinvolte. Alcune di queste attività sono:

- Dividere il lavoro considerando le unità operative.

- Attività di gruppo per lavoro.

- Strutturare le unità operative con criteri di gestibilità e affinità del lavoro.

- Selezionare personale che abbia le competenze richieste per un determinato lavoro.

- Stabilire aggiustamenti nelle attività svolte, sulla base di ciò che mostrano i risultati del controllo.

Direzione o esecuzione

Per rispettare le strategie pianificate e organizzate, è necessario intraprendere le azioni che avviano e dare loro continuità.

Tra queste misure vi sono quelle di indirizzare l'attività e promuovere lo sviluppo del dipendente nelle questioni lavorative e personali, affinché questa motivazione si traduca nell'efficace raggiungimento dell'obiettivo. Queste strategie possono essere:

- Guidare e incoraggiare il gruppo a raggiungere l'obiettivo.

- Stabilire una comunicazione diretta, aperta e trasparente con ciascuno dei soggetti coinvolti, direttamente o indirettamente, sul lavoro.

- Sviluppa il potenziale di ogni membro.

- Creare incentivi per i dipendenti che si distinguono in determinati criteri prestabiliti, come la creatività, la velocità di completamento, tra gli altri.

- Stabilire meccanismi per la valutazione costante del processo di esecuzione, al fine di rettificare le azioni se necessario.

Controllo

È importante attuare strategie per verificare che quanto pianificato, organizzato ed eseguito stia procedendo in modo soddisfacente ed efficace verso il raggiungimento dell'obiettivo.

Ciò consentirà di prendere decisioni per sostituire le attività o riorientare il processo, consentendone l'ottimizzazione. Queste potrebbero essere alcune delle azioni da seguire:

- Stabilire confronti dei risultati con i piani generali dell'azienda.

- Valutare il prodotto del lavoro, sulla base dei suoi standard di prestazione.

- Rendere pubblici i mezzi da utilizzare nelle misurazioni.

- Comunicare i suggerimenti al personale responsabile, al fine di correggere le azioni necessarie.

Riferimenti

1. Money Matters (2018). Funzioni di gestione amministrativa dell'ufficio moderno. Apprendimento dell'account. Tratto da: accountlearning.com.
2. La mia guida MBA (2018). Funzioni amministrative o gestionali di un ufficio. Tratto da: mymbaguide.com.
3. Managers-Net (2018). Gestione amministrativa. Tratto da: managers-net.com.
4. ABCM (2018). Scopri l'importanza della gestione amministrativa per il business. Tratto da: myabcm.com.
5. Van Vliet (2011). Cinque funzioni di gestione (Fayol). Toolshero. Tratto da: toolshero.com.