FUNZIONI AMMINISTRATIVE DI UN'AZIENDA: IMPORTANZA ED ESEMPI - DUDAS - 2026

Le funzioni amministrative sono quei compiti o attività che ogni manager dovrebbe utilizzare per ottenere risultati eccezionali nel breve e lungo termine in un'azienda. Queste funzioni sono di natura universale, quindi ogni manager può implementarle nel proprio lavoro.

Gli amministratori, in generale, partecipano a un insieme comune di funzioni per raggiungere gli obiettivi dell'azienda. Queste funzioni amministrative furono descritte da Henri Fayol nel suo libro "Amministrazione industriale e generale" nel 1916.

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L'amministrazione, nota anche come amministrazione aziendale, è la gestione di un ufficio, azienda o organizzazione. Implica l'organizzazione efficiente di persone, informazioni e altre risorse per il raggiungimento degli obiettivi dell'azienda.

Le informazioni sono fondamentali per le operazioni aziendali e le persone sono le risorse che utilizzano le informazioni per aggiungere valore a un'azienda. Ciò significa che le aziende avranno difficoltà se non dispongono di un qualche tipo di gestione amministrativa.

Processo amministrativo

Quando il processo amministrativo è implementato in modo sistematico, si generano risultati favorevoli nella gestione delle aziende. Questo processo considera che l'amministrazione è quella che esegue determinate attività chiamate funzioni amministrative: pianificazione, organizzazione, coordinamento, direzione e controllo.

È valutato come un processo perché un'organizzazione non può essere eseguita se non è stata stabilita una pianificazione, non può essere coordinata se non è stata pianificata e organizzata in precedenza, e così via, finché non può essere controllata se non è stata pianificata, attività organizzate, coordinate e dirette.

Le 5 funzioni amministrative in un'azienda

Queste funzioni hanno lo scopo di indicare in quali ambiti verrà svolto il lavoro e dove verranno applicati gli sforzi, oltre a risolvere il problema di come svolgere i compiti in ciascuna di queste aree per raggiungere gli obiettivi predefiniti.

Queste funzioni comprendono parti vitali della struttura di un'azienda, aiutando l'organizzazione a gestire le risorse e le persone in modo efficiente.

Pianificazione

Significa poter decidere in anticipo cosa fare, quando e come farlo, oltre a chi deve farlo. Mappa il percorso da dove si trova l'azienda a dove vuole essere.

La funzione di pianificazione implica la definizione degli obiettivi e la loro organizzazione in ordine logico. Inoltre, imposta le strategie da seguire per raggiungerli. La direzione partecipa sia alla pianificazione a breve che a quella a lungo termine.

Nella progettazione l'unità deve governare e deve essere precisa, oltre che essere flessibile e continuativa in un certo modo. Le esperienze precedenti devono essere prese in considerazione, al fine di evitare eventuali problemi presentati in precedenza.

Organizzazione

Implica l'identificazione delle responsabilità da svolgere, il raggruppamento delle responsabilità in dipartimenti o divisioni e la definizione dei rapporti organizzativi.

Lo scopo è realizzare sforzi coordinati tra tutti gli elementi dell'organizzazione. L'organizzazione deve tener conto della delega di autorità e responsabilità e dell'ambito di controllo all'interno delle unità di supervisione.

Una buona organizzazione del lavoro è essenziale, perché in questo modo è possibile ordinare le attività da svolgere in modo che la struttura aziendale sia solida.

Coordinazione

Si riferisce al collegamento delle procedure con i compiti svolti in azienda al fine di integrarli e aiutare nel lavoro di ciascuno dei lavoratori.

Il suo obiettivo è consolidare tutto ciò che viene fatto per raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi generali proposti dall'azienda.

Indirizzo

È guidare le persone in un modo che consenta di raggiungere gli obiettivi dell'azienda. Ciò implica un'adeguata allocazione delle risorse e fornire un supporto efficace.

La leadership richiede abilità interpersonali eccezionali e la capacità di motivare le persone. Occorre trovare il giusto equilibrio tra un'enfasi sulle esigenze di personale e un'enfasi sulla produzione economica.

Deve essere eseguito da un manager, in modo che i dipendenti possano intraprendere le azioni stabilite e raggiungere gli obiettivi pianificati.

Controllo

È la funzione che valuta la qualità in tutte le aree e rileva deviazioni potenziali o effettive nel piano dell'organizzazione.

Ciò garantisce prestazioni di alta qualità e risultati soddisfacenti, mantenendo al contempo un controllo ordinato e senza problemi dell'ambiente, comprese le informazioni per misurare la gestione delle prestazioni e l'implementazione di azioni correttive.

Ispeziona e valuta che le attività da svolgere in azienda siano svolte correttamente. Inoltre, è necessario essere consapevoli di correggere gli errori generati, nonché di eventuali scostamenti dagli obiettivi.

Importanza

Mantenere le finanze in salute

Se non controlli la spesa, riduci gli sprechi e hai fiducia nei tuoi dati, è impossibile mantenere sane le tue finanze. Se tutte le aree dell'azienda sono organizzate, incluso il dipartimento finanziario, è molto più facile gestire il flusso di cassa.

È molto utile stabilire la frequenza e i metodi per mantenere questo controllo. Le informazioni dovrebbero anche essere centralizzate per evitare duplicazioni ed errori quando vengono inviate ad altri luoghi.

Questo è il motivo per cui è necessario sostituire più fogli di calcolo con un unico sistema affidabile che viene aggiornato da un numero limitato di persone.

Aumentare la produttività

Puoi identificare quali team svolgono meglio determinate attività e lasciare che si concentrino sui punti di forza. Identificare gli errori nel processo e correggerli si tradurrà in una metodologia più efficiente che farà perdere meno tempo e anche meno risorse.

Identificando e correggendo gli errori, è possibile produrre di più in meno tempo e utilizzare meno risorse nel processo, garantendo risultati migliori.

Aiuta a raggiungere gli obiettivi

La gestione amministrativa consente di ottenere i risultati richiesti. Questo perché punta sull'implementazione di processi più efficaci che certificano il raggiungimento degli obiettivi.

Genera soddisfazione del cliente

I processi più efficienti si riflettono nella qualità e nelle scadenze, con il risultato che i clienti soddisfano le loro esigenze. Il rapporto con i clienti può essere più stretto, aiutando a comprendere meglio le loro esigenze, al fine di offrire prodotti e servizi che li soddisfino.

Promuovi decisioni basate sui dati

Le decisioni vengono prese in base ai risultati. Cioè, se tutto ciò che sta accadendo viene monitorato, verrà registrato nei dati. Sulla base di questi dati, è possibile prendere decisioni più precise, analizzando scenari passati e attuali, per pianificare il futuro.

Esempi

Funzione commerciale

È la funzione che collega l'azienda con l'ambiente esterno. Si occupa di tutte le attività necessarie affinché i beni e servizi prodotti raggiungano la clientela.

Attraverso un'analisi di mercato, cerca di stabilire quale prodotto o servizio è necessario produrre, a quali persone si desidera rivolgersi, come verrà promosso, dove verrà commercializzato, quale sarà il suo prezzo, ecc.

Questa attività cercherà di far sentire il cliente soddisfatto del prodotto o servizio fornito e non di qualsiasi altro che le altre società hanno immesso sul mercato.

Contabilità

Mantiene il controllo delle risorse di cui dispongono le aziende, al fine di gestirle in modo efficiente. Innanzitutto, è necessario stabilire il processo contabile, eseguendo le fasi di automazione, valutazione e registrazione.

Inoltre, riferisce attraverso il bilancio sulle operazioni eseguite dalla società. Deve mostrare quali sono le risorse e quanto è l'ammontare dei debiti, dei prodotti, delle spese e dei beni, facendo anche una valutazione dell'andamento dell'azienda.

Le informazioni fornite dalla contabilità di un'azienda sono essenziali per poter prendere le decisioni sia dei proprietari che dei dirigenti.

Finanza

Pianificare le risorse economiche in modo tale che la sua applicazione avvenga nel modo più ottimale possibile. Inoltre, indaga le fonti di finanziamento per attrarre risorse quando l'azienda le richiede.

Cerca di ridurre l'incertezza sull'investimento, al fine di ottenere la massima redditività di un'azienda o l'utile per azione.

Igiene

È definita come l'attività applicata per tutelare l'integrità fisica dei dipendenti e prevenire futuri incidenti. Controlla e previene i rischi ambientali per l'uomo in azienda, che potrebbero causare malattie.

È responsabile della riduzione al minimo dei rischi esistenti per i lavoratori e per le squadre di lavoro nelle loro relazioni reciproche.

Riferimenti

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5. Sabino Ayala Villegas (2006). Il processo amministrativo e le sue funzioni di base. Tratto da: gestiopolis.com.
6. Il mio Abcm (2020). Scopri l'importanza della gestione amministrativa per il business. Tratto da: myabcm.com.