PROCESSO CONTABILE: CARATTERISTICHE, FASI E IMPORTANZA - VOCABOLARIO CULTURALE - 2025

Il processo contabile è il ciclo che intercorre tra il verificarsi, la registrazione e l'elaborazione delle operazioni finanziarie effettuate in un'azienda.

Cioè, è una sequenza di attività che porta a una registrazione dettagliata di come vengono ricevuti, addebitati e pagati beni e servizi in un'organizzazione.

Questo record viene registrato nei libri contabili o nei quaderni. È un processo che avviene in più fasi e viene costantemente riavviato. Compila le informazioni finanziarie che vengono quindi presentate sotto forma di rapporti chiamati rendiconti finanziari.

Ma il ciclo non finisce fino alla presentazione di quei rendiconti finanziari, ma ricomincia da lì. La frequenza delle relazioni finanziarie dipende dalla natura o dalle dimensioni dell'azienda. Tuttavia, è normale che siano trimestrali, semestrali e annuali.

Fasi del processo contabile

Tra le fasi del processo contabile ci sono:

Identificazione e analisi della transazione

Il tipo di operazione che si sta effettuando viene definito utilizzando i documenti di origine: fatture, ordini di acquisto, contratti, ecc.

Questi documenti di origine dovrebbero essere originali, poiché servono da supporto per le transazioni registrate.

Tali transazioni devono essere analizzate prima di essere caricate nel sistema per determinare il conto a cui appartengono e l'effettivo importo da registrare.

Vengono registrate solo le transazioni contabili che appartengono alla società.

Identifica gli account

Nel database contabile o nel sistema contabile utilizzato da un'azienda, è presente un elenco di conti o concetti in cui verranno incluse le voci.

È importante che questi conti siano adeguatamente dettagliati e sufficientemente specifici da riflettere chiaramente la natura della transazione.

A questo punto si decide quali saranno i conti in cui verrà registrata la transazione.

Record della transazione

La transazione o la registrazione a giornale viene annotata nel momento in cui si verifica, risultando in ordine cronologico.

Per effettuare queste annotazioni viene generalmente utilizzato il sistema di contabilità in partita doppia, in cui si riflettono i conti addebitati e i conti accreditati.

Esistono libri speciali in cui vengono registrate le transazioni ripetute con una certa frequenza.

Post pubblicazione

I movimenti o le transazioni vengono registrati nei singoli conti contabili, con gli addebiti a sinistra e gli accrediti a destra.

Ogni account è dettagliato nel libro mastro.

Registrazione dei saldi

È il saldo preliminare di tutti i conti; vengono calcolati i saldi e vengono sommati i saldi in dare e in avere.

Se il risultato alla fine di queste due colonne è lo stesso, il saldo è corretto.

Entrata di profitti e perdite

È l'ingresso della totalizzazione dei profitti e delle perdite dell'azienda.

Preparazione del bilancio di verifica

Dopo aver determinato i saldi dei conti che si riflettono nella contabilità generale, si procede alla verifica dell'accuratezza dei record.

Con questo documento, è possibile trasferire gli effetti delle rettifiche prima di registrarli nei conti.

Analisi di aggiustamento

In questo momento le rettifiche vengono annotate nella rivista, sulla base dei dati raccolti nel bilancio di verifica.

Una volta completato questo passaggio, queste rettifiche vengono trasferite alla contabilità generale. In questo modo, i conti mostreranno saldi corretti e aggiornati.

Presentazione del bilancio

Gli importi dei vari conti registrati vengono aggregati e presentati in bilancio.

Cioè, le informazioni nel foglio di lavoro (o bilancio di verifica) vengono raggruppate e vengono preparate: lo stato patrimoniale generale, il conto economico, il rendiconto finanziario, ecc.

Chiusura contabile

In questa fase vengono intraprese azioni per chiudere il ciclo contabile in un dato esercizio.

Tra le operazioni che vengono eseguite in questa fase ci sono:

• Contabilizzazione delle variazioni delle scorte
• Accantonamento contabile
• Contabilizzazione di accantonamenti e perdite di valore
• Contabilizzazione dell'ammortamento

Alla chiusura, l'anno fiscale termina sui libri contabili per servire da supporto per l'anno fiscale successivo. In questa fase, le registrazioni prima nota vengono registrate per chiudere i conti capitali temporanei.

Queste informazioni vengono quindi trasferite alla contabilità generale, dove l'utile e la perdita netta vanno al conto capitale. È il record della fine dell'anno fiscale, in cui tutti i conti (creditori e debitori) devono avere un saldo nullo.

Bilancio di verifica post-chiusura

È un passo dopo la chiusura dei conti nominali. È una procedura che garantisce il bilanciamento della contabilità generale per l'inizio del periodo contabile successivo.

È uno stato patrimoniale che ha attività, passività e capitale.

Bilancio finale

Il bilancio finale è il processo coinvolto nel portare i conti alla contabilità generale. I conti di credito vengono inseriti nella colonna delle attività e i conti di imposta nella colonna delle passività.

Questo sarà il saldo che sarà preso in considerazione per fare il bilancio iniziale per l'esercizio successivo.

Importanza del processo contabile

Il processo contabile è l'unico modo affidabile per determinare la redditività di un'azienda. Solo seguendo questi passaggi sarai in grado di vedere i dettagli della redditività dell'investimento che si sta facendo in una determinata attività.

Allo stesso modo, è ciò che consentirà di avere dati per prendere decisioni corrette sull'operatività dell'azienda, come ad esempio quali elementi necessitano di un apporto di capitale o quali dovrebbero essere scartati.

D'altra parte, ha anche vantaggi legali, perché ti consente di mantenere informazioni aggiornate che potrebbero essere richieste da enti governativi.

Il processo contabile e la sua automazione

Nel corso degli anni, la maggior parte delle attività in un'azienda è stata influenzata dall'automazione in modi diversi. Nel caso della contabilità non accade qualcosa di molto diverso.

Quando l'informatica divenne un'attività popolare, intorno al 1981, i sistemi di informazione contabile furono integrati nei database.

In base alle dimensioni e alla natura dell'azienda, i suoi leader decidono il livello di sistematizzazione che useranno nella loro contabilità.

Alcuni dei vantaggi dell'automazione del processo contabile sono:

Semplicità

La maggior parte dei software sul mercato è progettata in modo che il team contabile possa adattarsi facilmente e rapidamente al sistema.

Inoltre, includono metodi rapidi per correggere i probabili errori che possono essere commessi.

Velocità

È uno dei vantaggi più evidenti di un sistema automatizzato perché consente di individuare voci, conti o qualsiasi altro dato contabile, in pochi secondi.

Ciò comporta anche un onere di praticità, poiché elimina la necessità di trasportare libri mastri o cartelle.

Facilità di supervisione

L'automazione della contabilità consente di avere, quando richiesto, il quadro finanziario dell'azienda.

Allo stesso modo, il comportamento di ogni conto può essere verificato e confrontato in qualsiasi momento dell'anno finanziario.

Backup

Avere il sistema di contabilità automatizzato ti consente di avere copie di tutte le informazioni più rapidamente e facilmente di quanto significherebbe averle manuali.

Come tutto, anche questa automazione comporta alcuni rischi, tra i quali possiamo citare:

Virus informatici

I virus informatici rappresentano un rischio per qualsiasi dispositivo o sistema elettronico.

I sistemi di contabilità sono anche suscettibili di essere penetrati da un virus, il che rende obbligatorio proteggerli con forti misure di sicurezza.

Questo fatto ribadisce l'enorme vantaggio di avere backup e copie di backup.

Furto di informazioni

Il furto di informazioni attraverso le azioni degli hacker è un altro rischio naturale di questi sistemi.

Software per sistemi contabili

Alcuni strumenti informatici per svolgere il processo contabile possono essere:

Del sole

È un pacchetto con applicazioni per la tenuta della contabilità: tesoreria, buste paga, dichiarazioni dei redditi, ecc.

Loggro

Si tratta di un software realizzato dalla società PSL che permette l'amministrazione della contabilità, inventari, vendite, clienti, fornitori e la loro fatturazione, tutto questo supportato in cloud.

Quindi puoi avere accesso alle informazioni da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Contalux

È un software che permette di passare le informazioni dei libri su un foglio Excel.

Secop

È un software che consente un controllo meticoloso delle scorte, rendendolo utile per le aziende con magazzini.

Consente inoltre la registrazione di vendite e acquisti.

Alvendi

È un software molto simile a Secop, anche se con un'interfaccia più semplice.

Moyex

È un software che ti permette di controllare gli ordini con un alto livello di dettaglio.

Esistono software più specifici come Prestacob, che permette di fare prestiti, o Factool, per registrare, stampare e consultare le fatture emesse da un'azienda.

Come si è visto, è un processo chiave all'interno della gestione aziendale che si è evoluto nel tempo e può essere sofisticato e complesso come richiesto dalle dimensioni e dalla natura dell'organizzazione.

Il processo contabile è un modo per garantire il corretto funzionamento di un'azienda e le sue fasi e modalità sono adattate all'organizzazione.

Riferimenti

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