UNITÀ DI CORRISPONDENZA: FUNZIONI, STRUTTURA, IMPORTANZA - VOCABOLARIO CULTURALE - 2026

L' unità di corrispondenza è una stazione di lavoro che riceve, classifica, registra e distribuisce centralmente comunicazioni e documenti interni ed esterni per tutti i membri di un'organizzazione tra le diverse divisioni. Il suo obiettivo è garantire che vengano consegnati al destinatario in modo efficiente, rapido e nelle migliori condizioni.

Enti o società private e pubbliche implementano questo programma di gestione dei documenti per semplificare i processi di controllo della corrispondenza. È un processo che si integra nelle dinamiche organizzative e consente il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

L'unità di corrispondenza garantisce la consegna efficiente e rapida delle informazioni all'interno di un'azienda. Fonte: pixabay.com

Dai vecchi archivi all'era digitale, il metodo organizzativo di questo dipartimento ha lo scopo di consentire un facile accesso alle informazioni documentarie di interesse e salvaguardare i registri di controllo, i file, i manuali delle procedure e tutta la storia del azienda in formato fisico e / o digitale.

Attualmente esistono software sviluppati per accelerare la gestione dei documenti, che ha avuto un impatto positivo sull'ambiente ambientale, poiché la cartella fisica tende a scomparire e si evita il consumo di carta.

Allo stesso modo, la consegna o la ricezione della corrispondenza tramite intranet ed extranet è resa più dinamica e rapida.

Caratteristiche

L'unità corrispondenza ha specifiche funzioni destinate a documentare, organizzare e distribuire in modo efficiente la corrispondenza contenente le informazioni inerenti all'attività o al servizio prestato, nonché tutta la documentazione vitale a supporto dell'attività amministrativa ed organizzativa.

Le funzioni specifiche dell'unità di corrispondenza includono quanto segue:

- Controllare l'entrata e l'uscita dei documenti.

- Distribuire le comunicazioni alle aree corrispondenti.

- Elaborare la corrispondenza e le comunicazioni generate internamente ed esternamente.

- Scansione di documenti.

- Ordinare, classificare e descrivere i documenti del fondo documentario aziendale.

- Preservare e controllare la produzione di documentari.

- Assegnare numeri consecutivi alla corrispondenza prodotta o ricevuta (archiviazione).

- Selezionare i documenti e le comunicazioni da conservare e trasferirli nell'archivio centrale.

Struttura

L'unità di corrispondenza è organizzata in base alle dimensioni e alle caratteristiche dell'azienda o dell'ente. In genere dipende da una sede che è divisa in due sottounità: una per l'ingresso e una per l'uscita.

Ciascuna subunità ha funzioni specifiche volte all'amministrazione e al controllo di tutto ciò che ha a che fare con la corrispondenza sia interna che esterna. Questi tipi di unità sono strutturati come segue:

Comando

Definisce le norme e le politiche che razionalizzano, standardizzano e regolano la produzione dei documenti, le modalità di distribuzione, l'invio e la ricezione della corrispondenza e gli incarichi dei membri del dipartimento. Vale a dire, in modo coordinato, uniscono il processo di gestione dei documenti e degli archivi e la sua efficiente sistematizzazione.

Subunità corrispondente

È incaricata di implementare le modalità di distribuzione e controllo nell'area della gestione documentale sulla base delle politiche e dei regolamenti stabiliti dalla società. Questo è diviso in:

Corrispondenza in entrata

Sono i documenti che arrivano e vengono diretti ai diversi dipartimenti dell'istituzione. I documenti vengono ricevuti in quest'area. Prima di sigillare l'accettazione della ricevuta, è necessario verificare che:

- Sono effettivamente destinati all'ente o all'azienda.

- La questione è inerente all'ente o azienda.

- Sono debitamente sigillati e firmati.

- Gli eventuali allegati sono completi. In caso contrario, il reclamo deve essere presentato immediatamente all'emittente per iscritto o verbalmente.

- Il timbro della subunità è apposto con la data e l'ora di ricezione.

Controllo e consegna

Quindi, i documenti vengono classificati posizionando il simbolo corrispondente al reparto dove devono essere inviati. La registrazione viene effettuata in base ai principali dati di controllo, quali data di ricezione, reparto a cui è destinata, numero di controllo registrazione e dati del mittente originale.

Dopo questa fase di documentazione e classificazione, viene effettuata la distribuzione, che consiste nell'invio della corrispondenza a ciascun dipartimento o agenzia. Detto reparto procederà all'apposizione del timbro di avviso di ricevimento e accordo.

Nel caso in cui si accerti che un documento non è indirizzato all'ente o non è di sua competenza, sarà restituito al mittente di provenienza con debita spiegazione.

Corrispondenza in uscita

Quest'area è incaricata di ricevere la corrispondenza e i documenti da ciascuno dei dipartimenti dell'azienda o dell'istituzione e di organizzarli in base alla loro destinazione. Effettuerà l'invio attraverso i canali pertinenti una volta convalidato quanto segue:

- I documenti devono essere scritti su carta istituzionale.

- I documenti devono essere firmati (sia l'originale che la copia).

- Allegare allegati.

- I dettagli del destinatario e dell'indirizzo devono essere corretti.

- Il check-out e il check-out devono apparire con data e codice.

Dopo aver esaminato e approvato i dati e le caratteristiche stabilite per la spedizione, si procede alla concessione della prova di ricevimento.

Quest'area si assume la responsabilità della spedizione e della consegna alle destinazioni dopo averle classificate in base al percorso (per posta, personalmente o direttamente, attraverso uno scambio, tra gli altri).

Le buste verranno etichettate e i documenti in esse contenuti saranno identificati nei controlli di consegna o fatture a seconda del mezzo con cui vengono spediti. È necessario restituire una copia dei documenti timbrata e firmata come prova di ricevimento.

Infine, sono archiviati in ordine alfabetico, numerico, tematico o cronologico per effettuare il check-out e stabilire il controllo.

Importanza

L'unità di corrispondenza è un'area sensibile e altamente riservata. Da ciò dipende che i rapporti e le comunicazioni all'interno e all'esterno dell'istituzione si svolgano in modo efficace e tempestivo.

L'importanza dell'unità di corrispondenza risiede nel fatto che è l'unità che deve garantire la conservazione, custodia e conservazione dei documenti che costituiscono la memoria dell'ente o dell'azienda.

L'obiettivo principale è fornire un accesso tempestivo alle informazioni scritte che vengono gestite all'interno dell'entità.

Riferimenti

1. "Unità di corrispondenza" presso l'Università di Santiago de Cali. Estratto l'8 luglio 2019 dall'Università di Santiago de Cali: usc.edu.co
2. Gutiérrez, E. "4 passaggi per formare e organizzare correttamente i registri della tua azienda" in Non sono documenti. Estratto l'8 luglio 2019 da No papers: nosonpapeles.com
3. Escobar, C. "Organizzazione dei documenti" in Attività. Estratto l'8 luglio 2019 da Attività: blogspot.com
4. "Regolamenti interni per l'archiviazione e la corrispondenza" nei Vigili del fuoco nazionali della Colombia. Estratto l'8 luglio 2019 dai vigili del fuoco nazionali della Colombia: firefighters.mininterior.gov.co
5. "Le unità di corrispondenza e archivio nel settore pubblico federale" Monterrey Institute of Technology and Higher Studies. Estratto il 9 luglio 2019 dal Monterrey Institute of Technology and Higher Studies: itesm.mx